Milliardenkosten durch Bürokratie: Kann KI die Admin-Flut stoppen?

Unternehmen in Großbritannien und den USA verlieren laut neuen Daten von Fyxer jedes Jahr enorme Summen durch vermeidbare Verwaltungsaufgaben, pure Bürokratie. Künstliche Intelligenz könnte diese Belastung deutlich verringern – wird aber bisher nur begrenzt genutzt.

Vermeidbare Admin-Aufgaben kosten fast eine Billion US-Dollar

Fyxer beziffert die Verschwendung durch vermeidbare Verwaltungsarbeit in britischen und US-Unternehmen auf 954 Milliarden US-Dollar (rund 886 Milliarden Euro) pro Jahr. Das entspricht im Schnitt 5,6 Stunden pro Woche und Mitarbeiter:in, die sich mit geeigneten KI-Werkzeugen einsparen ließen. Besonders stark ins Gewicht fällt dabei der Umgang mit E-Mails. Laut Bericht erhalten Beschäftigte im Durchschnitt 29 Nachrichten pro Tag, die jeweils eine Antwort erfordern und damit Zeit und Aufmerksamkeit binden.

Die Folgen spüren viele direkt in ihrem Arbeitsalltag: Mehr als die Hälfte der Befragten (57 Prozent) arbeitet regelmäßig über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus. Besonders betroffen sind laut Erhebung Besserverdienende, die täglich im Schnitt 76 Minuten länger arbeiten, sowie die Generation der Millennials mit 72 Minuten täglicher Überstunden. Diese Mehrarbeit hängt eng mit der wachsenden Menge an Verwaltungsaufgaben zusammen, die nicht zum eigentlichen Kern der Tätigkeit gehören.

Mehr Arbeit, mehr Admin – aber wenig KI-Einsatz

Rund die Hälfte der befragten Beschäftigten in den USA und Großbritannien berichtet von einem erhöhten Arbeitspensum im vergangenen Jahr. Knapp ein Drittel (29 Prozent) dieses Zuwachses entfällt auf rein administrative Tätigkeiten. Fyxer-Chef Richard Hollingsworth sieht darin ein strukturelles Problem. Man habe stillschweigend akzeptiert, dass ein hoher Anteil vermeidbarer Verwaltungsarbeit als „Kosten des Geschäftsbetriebs“ gilt, schreibt er. In Wirklichkeit handle es sich jedoch um eine Krise.

Gleichzeitig nutzen viele Unternehmen und Mitarbeiter:innen die verfügbaren Werkzeuge noch nicht effektiv. Nur 41 Prozent der Befragten setzen regelmäßig auf KI. Zwei Drittel äußern zudem Zweifel, dass vorhandene Tools ausreichend oder wirksam seien. Darüber hinaus zeigen sich deutliche Unterschiede in der Nutzung: Besserverdienende und Männer greifen häufiger zu KI-Lösungen als andere Gruppen.

Unter denjenigen, die KI bereits einsetzen, ist die Bilanz überwiegend positiv. Drei Viertel von ihnen geben an, dass KI ihre Arbeit verbessert hat. In den Bereichen Wissenschaft, Technologie und Forschung liegt dieser Anteil sogar bei 90 Prozent. Dort scheint der Nutzen der Technologie besonders klar sichtbar zu sein.

KI als grundlegende Produktivitäts-Infrastruktur

Vor diesem Hintergrund positioniert Fyxer künstliche Intelligenz als „zentrale Produktivitätsinfrastruktur“. Unternehmen sollten aus Sicht des Berichts den Experimentierstatus verlassen und Werkzeuge einführen, die konkrete Alltagsprobleme der Beschäftigten lösen. Gleichzeitig liege es an den Firmen, Nutzungshürden abzubauen und die Verbreitung sinnvoller KI-Lösungen im gesamten Unternehmen zu fördern.

Viele Organisationen konzentrieren sich derzeit auf Umsatz- und Produktivitätskennzahlen, um den Erfolg von KI zu messen. Fyxer empfiehlt stattdessen, den Fokus auf geschlossene Defizite zu legen: entfernte Verwaltungsarbeit, eingesparte Zeit und Stunden, die wieder für sinnvolle Tätigkeiten zur Verfügung stehen. Nur wenn die tatsächliche Entlastung im Zentrum steht, lasse sich der Mehrwert von KI realistisch bewerten.

Für Hollingsworth ist die Richtung klar: Unternehmen müssten zunächst anerkennen, wie schwer die Last administrativer Aufgaben inzwischen wiegt. Erst dann könnten sie beginnen, diese Belastung systematisch von den Schultern der Beschäftigten zu nehmen.

Via: https://www.techradar.com

Bild Gemini KI

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