[iPad only] Work on iPad only!

[dieg]

Na, dann. WebDAV bei der Synology an und los gehts

 

[paul.mbp]

Moin.



Ich gehöre ja auch zu denen, die ihre Unterlagen schon seit Jahren volletändig digitalisieren, daher einfach mal mein Input zu dieser Stempelsache: ICH halte nicht so viel davon. Hintergrund: Ich habe früher auch nicht alle Unterlagen im Original behalten, musste dann aber immer wieder mal feststellen, dass es "doof" ist, wenn einem dann gerade mal doch ein relevantes Dokument als Original fehlt.
Statt also erst abzuwägen, ob ich mal etwas doch noch als Original gebrauchen könnte oder nicht, wird alles gescannt und auch alles abgeheftet - die paar Blätter mehr machen es meist auch nicht mehr aus.
Außerdem hefte ich in Ordnern weiterhin sortiert und nicht einfach chronologisch ab. Das hat zwei Gründe:
1. Es erleichtert den Zugriff, wenn man mal "kurz" ein Original braucht, da ich nicht erst "irgendwo" suchen muss, was nun die Zählernummer war, unter der das Dokument abgelegt ist.
2. Ich habe eine sehr umfangreiche Nachlass- und Notfallmappe. In der sind auch detaillierte Hinweise zu meinem Dokumentehandling. Da es aber im Fall der Fälle auch um einen zeitlichen Aspekte geht, will ich den betreffenden Personen da nichts aufbürden, was sie in der Situation noch unnötig behindert und auch für meine bessere Hälfte finden sich zB Versicherungsunterlagen, gerade in einem Moment, in dem man emotional daneben ist, nun mal leichter in den gleichnahmigen Ordnern, als in "Ordner 12, Abschnitt 2013, Januar, Dokument 23" und das dazu agehörige ergänzende Dokument mit Erweiterungen steckt in "Ordner 15, Abschnitt 2016, März, Dokument 124". Ich habe zwar Kopien der wichtigsten Unterlagen auch direkt in der Notfallmappe, aber da wirklich nur das was aus meiner Sicht und Erfahrung wirklich essentiell ist, alles weitere in den Ordnern bzw beim Anwalt bzw Gericht.

OK, dann nutzt Du bei Deinen Dokumenten "Hosenträger & Gürtel" und legst neben der Scan-Datei auch noch jedes Original ab. Kann man machen, aber warum digitalisierst Du zusätzlich zur Papierablage?

Ich sehe in der Digitalisierung die Möglichkeit zur Befreiung von unnötigem Ballast. Also von Papier und Ordner die für die Tonne sind. Wenn man das konsequent macht bleiben in einem Privathaushalt auch keine 15 Ordner übrig. Und ob man die verbleibenden 3 bis 5 Ordner (oder lass es 7 sein) tatsächlich thematisch ordnet, also bei jedem Dokument quasi einem potentiellen Suchvorgang vorgreift und jedes Dokument sortiert, oder ob man diese einfach chronologisch ablegt und nur im Bedarfsfall "Odner 3 Dokument 24" tatsächlich hervorkramt… für beides könnte man ja mal den Aufwand abschätzen.

Ich bin jemand der sich schon immer schwer getan hat mit der Unterscheidung ob eine Rechnung für die Gebäudeversicherung nun in den Ordner für Rechnungen, in den Ordner fürs Haus oder in den Ordner für Versicherungen gehört. Digital hab ichs in allen 3 Kategorien, als Papier im "Ordner 4 Dokument 86"

 

[Sauron]

Im Zweifel hilft ein Paginierstempel.

 

[paul.mbp]

Im Zweifel hilft ein Paginierstempel.

yepp… genau darum ging es (#799)

 

[Sequoia]

Ich digitalisiere seit ca. 10 Jahren all meine Rechnungen usw.

Seit ich Apple nutze, sortiete ich sie nicht mal mehr in Ordner auf der Festplatte (in der Cloud). Dank OCR und Spotlight ist ein aussagekräftiger Dateiname das A & O.

Seit Dienstag habe ich nun das 12.9 2. Gen und versuche nun auch komplett auf iOS zu springen. Bisher klappt es erstaunlich gut! Das Einzige, wo es noch harkt: save.tv meine Seriensammlung, die ich so aufs NAS Lade, und via iTunes auf 3 Apple TV verteile.
Da komme ich wohl nie um einen Mac rum

 

[Ipadpro]

Guten Morgen zusammen,

Schande über mein Haupt, ich habe bis dato noch nie ein iPad als mein Eigen bezeichnen können.
Durch den Arbeitgeber war ich an Lenovo gebunden und hatte soweit im privaten keinen Bedarf.

Jetzt habe ich mir die 40 Seiten nun durchgelegen, diverse Videos und Blogs mir angesehen und möchte für das Büro und im privaten den iPad Pro 10,5er mir anschaffen. Ob es iPad only wird, werde ich sehen, aber erstmals starten und dann mal sehen. Habe noch ein MBA zu Hause, den ich recht wenig in letzter Zeit nutze. Jedoch um keinen Gedankenfehler zu machen, oder falls ich doch etwas falsch gelesen haben sollte, möchte ich kurz meine Vorstellung von meinem Workflow schildern.

Grundsätzlich: Soweit ich es verstanden habe, könnte ich für die gesamte Verwaltung von meinen PDF'S PDF Expert nutzen. D.h. die das wäre meine PDF Zentrale. Diese könnte ich entweder auf der Cloud oder auf einer HDD regelmäßig sichern - korrekt?

Geschäftlich: Das wird kein großes Thema sein, da wir in meiner neuen Firma OneNote nutzen, kann ich einfach das auf dem iPad nutzen. Hauptziel ist hierbei die Notizen synchron zu haben und diese einfach zu durchsuchen. In meinem Beruf habe ich diverse Meetings pro Tag und da kommen schon einige Notizen zusammen. Für die PDF's dachte ich an PDF Expert, um diese auch digital unterzeichnen zu können. Handschriftliche Notizen würde ich über Goodnotes abwickeln.

Privat: Hierbei sieht die Situation etwas komplexer aus. Backup durch TimeMaschine führe ich auf eine HDD monatlich durch. Ich möchte theoretisch alle Dokumente von der Versicherung, Kaufverträge, Abrechnungen und Quittungen etc. einscannen. Die Idee mit dem Stempel, ob das Original vorhanden ist, finde ich super. Genau das möchte ich. Also für wie oben erwähnt, PDF' scannen mit einer App oder am Scanner. Ich würde mir die Dokumente immer auf den Freitag sammeln und dann einscannen. Und die Zentrale Datenbank/Verwaltung läuft über PDF Expert. Das gilt auch für die Skripte an der Uni - ja, mit +30 habe ich mich an der Uni eingeschrieben, um berufsbegleitend den Master zu machen, da müssen viele PDFs bearbeitet werden.

In den nächsten Monaten soll noch ein NAS Server aufgebaut werden, deshalb würde ich derzeit die Daten auf der Cloud speichern, aber wie gesagt regelmäßige Backups mache ich ja bereits. Musik habe ich keine, Applemusik sei dank. Dafür umso mehr Bilder, da muss ich mal im anderem Bereich nachsehen, wie ich diese am besten verwalte.

Gedankenfehler, oder easygoing?

Genau das ist auch meine Vorstellung und mein Ziel.

Es gibt aber noch Dinge die gelöst werden müssen.
Ich kürze sehr oft Videos und muss auch jeden Monat eine DVD brennen. Ja ich würde gern anders aber es gehört zu meinen Aufgaben.
1. der Upload zu OneDrive von 1,4GB bricht auf dem Tablet immer ab, das funktioniert nicht zuverlässig. (Ich brauche das Video in einem geteilten Ordner)
2. ich muss mal schauen ob es einen DVD online Service gibt oder ich jemand anderes finde der mir meine Videos auf DVD brennen kann.

 

[Sauron]

wo es noch harkt

Ist es ein großer Garten?

 

[Sequoia]

Ist es ein großer Garten?

Ja genau. 1.198qm. Da harkt gerade mein iPad, deswegen muss ich am Mac sitzen.
Aber es hakt noch, wegen der Serien

 

[SomeUser]

Moin!

OK, dann nutzt Du bei Deinen Dokumenten "Hosenträger & Gürtel" und legst neben der Scan-Datei auch noch jedes Original ab. Kann man machen, aber warum digitalisierst Du zusätzlich zur Papierablage?

Weil ich beruflich viel unterwegs bin, letztes Jahr z.B. in etwa 6-7 Monate im Hotel, weltweit. Da möchte ich die Gelegenheit haben, auch privates abarbeiten zu können und da ist für mich der permanente Zugriff auf alle Unterlagen einfach hilfreich. Gleiches gilt für den Austausch mit z.B. meinem Steuerberater oder Rechtsanwalt; da ich mich nicht in eigener Angelegenheit vertrete, werden auch da entsprechend Dokumente digital ausgetauscht.

Ich sehe in der Digitalisierung die Möglichkeit zur Befreiung von unnötigem Ballast. Also von Papier und Ordner die für die Tonne sind. Wenn man das konsequent macht bleiben in einem Privathaushalt auch keine 15 Ordner übrig. Und ob man die verbleibenden 3 bis 5 Ordner (oder lass es 7 sein) tatsächlich thematisch ordnet, also bei jedem Dokument quasi einem potentiellen Suchvorgang vorgreift und jedes Dokument sortiert, oder ob man diese einfach chronologisch ablegt und nur im Bedarfsfall "Odner 3 Dokument 24" tatsächlich hervorkramt… für beides könnte man ja mal den Aufwand abschätzen.

Ich bin vielleicht berufsbedingt "Papierordnern" sehr nahe (Jurist, Wirtschaftsprüfer, StB) - für mich stellt es tatsächlich keine "Erleichterung" dar, wenn ich mal ein paar Blätter wegschmeißen könnte, im Gegenteil, es würde mich eher unruhig machen, dass ich evtl. etwas im Original weggeschmissen habe, was ich evtl. doch noch mal bräuchte.
Das war letztlich auch einer der Gründe, warum ich damals auch angefangen habe die Unterlagen zu digitalisieren: Selbst wenn mal ein Original abhanden kommen sollte, wollte ich einfach von *allem* zumindest noch eine digitale Version haben, da ich es nervig fand, nicht alles immer digital griffbereit zu haben - deswegen auch kein Unterschied bei mir hinsichtlich der Frage *ob* etwas eingescannt wird oder *ob* etwas im Original erhalten bleibt: Es gibt immer ein "ja" als Antwort.

Ich bin jemand der sich schon immer schwer getan hat mit der Unterscheidung ob eine Rechnung für die Gebäudeversicherung nun in den Ordner für Rechnungen, in den Ordner fürs Haus oder in den Ordner für Versicherungen gehört. Digital hab ichs in allen 3 Kategorien, als Papier im "Ordner 4 Dokument 86"

Das ist ja ein Problem, was sich letztlich bei jeder Form der Ablage stellt. Ich habe dafür in den Ordnern, z.B. unter "Auto/Porsche" einen Abschnitt "Rechnungen", hier ist aber nur ein Hinweis eingeheftet, dass alle Rechnungen in meinen Rechnungsordnern abgelegt sind. Versicherungen ordne ich dem "Objekt" zu, d.h. Unterlagen zu Kfz-Versicherungen sind mit bei dem jeweiligen Auto in einem Register abgeheftet, Unterlagen zum Haus entsprechend usw. Digital verfahre ich genau so, d.h. die Unterlagen sind quasi spiegelbildlich abgelegt.

Ich glaube aber auch, dass es letztlich nicht "das eine" System gibt, sondern jeder für sich entscheiden muss, was für sich selbst das beste System ist. Ich finde solche Unterhaltungen sehr inspirierend und hier und da kann man noch guten Input für sich mitnehmen und das ein oder andere ausprobieren, aber der eine findet eben die Datei-System-Tags toll, der nächste eine chronologische Ablage, der andere wieder eine systematische Ablage, einer will die Unterlagen überhaupt nur als Backup haben, der nächste damit arbeiten und daher unbedingt OCR nutzen, ... Und am Ende haben wir uns ja bisher nur am Rande auch über die verschiedenstensten Ablagemöglichkeiten unterlagen, denn da geht es ja auch von bis: Einfach in Ordner ablegen oder eine "richtige" EDM-Lösung? Manche nutzen hier ja auch Evernote für die dauerhafte Unterlagen"archivierung".

Ich finde daher nur den Input wichtig, dass man es auf verschiedene Arten angehen kann und alles sicher Vor- und Nachteile hat, die man für sich abwegen muss - im Zweifelfall ist einem hier jeder Aufwand zu hoch und man schmeißt alles weg, was man gelesen hat - ohne es zu kopieren/scannen/archivieren. Auch diese Fälle kenne ich.

 

[Sequoia]

Und was lernen wir daraus?
Dass Juristen / Wirtschaftsprüfer / Steuerberater definitiv zu viel verdienen

Mir, als Privatmann (Angestellter) stellt sich die Frage, welche Dokumente im Original (ausgenommen natürlich Urkunden [Haus, Stammbaum-Urkunden, KFZ Briefe, ...] vorhanden sein müssen?

 

[Joh1]

Mir, als Privatmann (Angestellter) stellt sich die Frage, welche Dokumente im Original

Ich stelle mal die Behauptung auf so gut wie gar nichts.

 

[SomeUser]

Moin!

Und was lernen wir daraus?
Dass Juristen / Wirtschaftsprüfer / Steuerberater definitiv zu viel verdienen

Mir, als Privatmann (Angestellter) stellt sich die Frage, welche Dokumente im Original (ausgenommen natürlich Urkunden [Haus, Stammbaum-Urkunden, KFZ Briefe, ...] vorhanden sein müssen?

Wieso? Aber ergänzend: Es ist, was die beruflichen Examen betrifft, auch einer der härtesten Wege, die man gehen kann, das darf man nicht vergessen.

Zu der anderen Frage: für verschiedene Unterlagen gibt es gesetzliche Fristen. Für viele Sachen reicht regelmäßig das, was einem der gesunde Menschenverstand so sagt tatsächlich aus. D.h.: Die meisten Rechnungen etc. braucht es vielleicht noch im Folgejahr bzw. bis zum Ablauf des Gewährleistungs- oder Garantiezeitraums, vielleicht auch bis zum Verkauf (z.B. sinnvoll bei Reparaturrechnungen von Autos). Versicherungs-, Immobilien- und ähnliche Unterlagen (Zeugnisse, Steuer- oder Rentenbescheide, ...) dauerhaft.
Aber, was ich oben schon schrieb: Mich selbst nervt diese Unterscheidung - und ob ich nun im Keller nachher vier oder zehn Ordner nach ein paar Jahren stehen habe, ist mir ziemlich egal - daher: alles.
Ich habe es vor ein paar Jahren bei einem Bekannten erlebt, wo den Rentenversicherungsträgern durch den Arbeitgeber keine korrekten Meldungen zugegangen sind. Folge: Sie wollten für diesen Zeitraum keine Ansammlung von Rentenpunkten anerkennen. Nach rd. 10-20 Jahren noch mal die Unterlagen zusammen zu suchen, war für den Bekannten nicht lustig - und viele hätten sie wahrscheinlich schon entsorgt, da "ja mittlerweile uninteressant" - bei vielen Unterlagen zeigt sich aber evtl. erst viel später, dass man sie doch noch mal braucht, gerade wenn es um Nachweise zu Erwerbseinkommen etc. geht.
Aber auch hier gilt: Selbst digital ohne anerkanntes Archivierungsverfahren ist besser als gar nichts.

 

[staettler]

hab ichs in allen 3 Kategorien, als Papier im "Ordner 4 Dokument 86"

Legst du es in Devonthink dann dreimal ab, oder arbeitest du mit verweisen?

 

[paul.mbp]

Das Dokument existiert nur einmal in Devonthink, bekommt aber 3 Tags über die ich es aufrufen kann

 

[Mitglied 129448]

Du kannst das NAS per VPN aus allen Netzen erreichbar machen und mit einem Standardprotokoll (eben z.B. WebDAV) arbeiten. Wenn du dann weg von NAS willst, ist das kein Problem, da es WebDAV-Speicher bei vielen Anbietern gibt, z.B. bei der Telekom auch für Nicht-Kunden kostenlos.

So war das mit dem Zugriff in anderen Netzen nicht gemeint! Ich wollte damit sagen, dass ich die Synology Apps auch aus dem Grund nicht verwenden möchte, weil ich damit eben nur auf Synology Geräte zugreifen kann und nicht auf Freigaben anderer NAS-Systeme oder Freigaben "normaler" Server wenn ich mal in einem anderen Netz als dem eigenen bin.

Sei es drum... ich habe mir mal das von Dir vorgeschlagene Documents angesehen und es macht wirklich einen sehr guten Eindruck. Das Einzige was mir bisher aufgefallen ist und was mir nicht so sehr gefällt ist...
1. Man kann nicht synchronisieren wenn die App im Hintergrund läuft oder das iPad gesperrt wird. In beiden Fällen bricht die Übertragung ab.
2. Man kann bei den zu synchronisierenden Ordnern nicht wählen ob man lediglich uni- oder bidirektional synchronisieren möchte.
Aber bei beiden handelt es sich eher um Kleinigkeiten und sprechen auch nicht ich gegen eine weitere Verwendung.

Vielen Dank noch mal für Deine Hilfe!

 

[Purchaser]

So, iPad heute abgeholt und kann kaum abwarten loszulegen... DT finde super spannend! Jedoch würde ich es eher in Kombi mit einer NAS nutzen, um nicht meine Daten in die Cloud laden zu müssen... wie gesagt, vorübergehend schon - aber selbstverständlich mit einer Verschlüsselung...
Ich schaue mir die Tage mal an was DT für Studenten kostet hehe

Zu der Aufbewahrung - ich werde auch nur die Unterlagen, wie die von der Wohnung, Zeugnisse oder KFZ behalten. Alles andere kann digitalisiert werden... Gehaltsabrechnungen, Rechnungen, Kontoauszüge usw muss ich nicht sammeln

 

[paul.mbp]

Keine Sorge! Devonthink verschlüsselt Deine Daten.

Eine starke AES-256-Bit-Verschlüsselung garantiert, dass Ihre privaten Daten privat bleiben. Unsere Synchronisierung verschlüsselt alle Daten, die sie über das lokale Netzwerk schickt und auf Dropbox oder einen WevDAV-Server sichert. Weder der Dienstleister noch wir können ohne Ihre Erlaubnis Ihre Daten lesen.

http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink/devonthink-synchronisierung.html

 

[Purchaser]

Keine Sorge! Devonthink verschlüsselt Deine Daten.



http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink/devonthink-synchronisierung.html

Ja, dann perfekt... hast mich mit DT nun auch angesteckt. Ich hoffe von der Bedienung her ist es auch so simple wie Hazel.... das wäre nämlich die Alternative. Schönes Wochenende

 

[ottomane]

So war das mit dem Zugriff in anderen Netzen nicht gemeint! Ich wollte damit sagen, dass ich die Synology Apps auch aus dem Grund nicht verwenden möchte, weil ich damit eben nur auf Synology Geräte zugreifen kann und nicht auf Freigaben anderer NAS-Systeme oder Freigaben "normaler" Server wenn ich mal in einem anderen Netz als dem eigenen bin.

Sei es drum... ich habe mir mal das von Dir vorgeschlagene Documents angesehen und es macht wirklich einen sehr guten Eindruck. Das Einzige was mir bisher aufgefallen ist und was mir nicht so sehr gefällt ist...
1. Man kann nicht synchronisieren wenn die App im Hintergrund läuft oder das iPad gesperrt wird. In beiden Fällen bricht die Übertragung ab.
2. Man kann bei den zu synchronisierenden Ordnern nicht wählen ob man lediglich uni- oder bidirektional synchronisieren möchte.
Aber bei beiden handelt es sich eher um Kleinigkeiten und sprechen auch nicht ich gegen eine weitere Verwendung.

Vielen Dank noch mal für Deine Hilfe!

Der Sync im Hintergrund funktioniert mit keiner App, die ich kenne. Möglicherweise liegt dies an iOS.

 

[Vfb69]

Hallo,
ich überlege auch, Devonthink mal zu probieren. Eine Frage hätte ich aber noch. Kann man dies auch ohne das zugehörige Programm auf dem Mac benutzen?
In der Beschreibung der App steht, dass es eine Erweiterung des Desktop-Programmes ist.
Da ich keinen Mac besitze, wäre das Programm in dem Fall doch nicht das richtige für mich.