[iPad only] Das iPad als mobiles Büro - mein workflow

Dieses Thema im Forum "iPad" wurde erstellt von paul.mbp, 25.06.17.

  1. paul.mbp

    paul.mbp Zehendlieber

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    iPad als mobiles Büro

    Mein organisatorischer Teil der Arbeit besteht üblicherweise aus jeder Menge eMails, einigen Dokumenten und vielen Meetings. Daraus ergeben sich im Laufe des Tages wiederum Aufgaben, Termine, Notizen sowie neue Dokumente und neue eMails.

    Die Arbeit besteht also hauptsächlich aus Informationsverarbeitung und Informationsveredelung. Eingehende Mails benötigen Antworten, Gedanken müssen erfasst und verarbeitet werden, Termine und Aufgaben sind zu koordinieren.

    Dabei spielt das iPad die ganz zentrale Rolle.

    All meine Gedanken, Ideen und Notizen erfasse ich im iPad. Dabei nutze ich 3 Kanäle:
    - auf der Tastatur getippten Text
    - per Dictation gesprochenen Text
    - per Pencil geschriebenen Text

    Zusätzlich werden Dateien und Dokumente im iPad erfasst, das sind:
    - eMails und deren Anhänge
    - Dateien aus Datenbanken oder Downloads
    - "oldschool" Papierdokumente

    Die aus diesen Informationen resultierenden Aufgaben und Termine sowie die erfassten Dokumente werden im iPad verwaltet und stehen mir jederzeit zur Verfügung.

    Alles was ich weiß packe ich ins iPad, alles was ich wissen muss zeigt mir das iPad zum richtigen Zeitpunkt.

    IMG_0025.jpg
     
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  2. paul.mbp

    paul.mbp Zehendlieber

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    Wie sieht das nun aber im Detail aus?

    Mit welchen Apps wird gearbeitet?


    7 Apps arbeiten in meinem System zusammen:
    - ZoomNotes für die Erfassung handschriftlicher Informationen
    - Drafts für die Erfassung von diktiertem oder getipptem Text
    - Airmail als eMail App
    - Devonthink als Datenbank zur Verwaltung sämtlicher Dokumente
    - Fantastical als Kalender App
    - 2do als ToDo / Aufgabenverwaltung
    - iThoughts als MindMap für Brainstorming und Aufgabenplanung

    IMG_0024.jpg

    Dieser Workflow hat sich über die letzten Monate entwickelt ist täglich im Einsatz und wird permanent verfeinert. Eigentlich gehört noch eine achte App zum System: LaunchCenterPro
    Diese App nutze ich als "intelligenten Homescreen" um per url-scheme vordefinierte Funktionen innerhalb der verwendeten Apps zu starten. Doch das ist dann das Setting für Fortgeschrittene ;) Bleiben wir zunächst bei obigem System

    Wie man leicht erkennen kann bin ich grosser Freund der Automatisierung von Funktionen, sei es durch "Aktionen/Actions" die manche Apps anbieten, oder durch das sogenannte url-scheme bzw. x-callback-url also die Verlinkung von Informationen.

    Was macht man damit?

    Man kann zum Beispiel ein pdf welches man zum Korrekturlesen oder Annotieren bearbeiten soll im Kalender verlinken so das man den Abgabetermin nicht verpasst. Nach Erinnerung durch den Kalender muss man das Dokument nicht suchen sondern man klickt einfach auf den Link im Kalendereintrag und kommt direkt zum Dokument.
    Für den Workflow kommen daher nur Apps zum Einsatz die das url-scheme unterstützen.

    Drafts:
    Mein Eingangskorb für alles Getippte (wie auch dieser Artikel) und alles Gesprochene. Die Diktierfunktion nutze ich sehr gerne auf der Apple Watch. Immer wenn mir etwas einfällt was idealerweise nicht vergessen werden soll, starte ich drafts auf der watch und kann dann per Diktierfunktion Notizen erfassen. Im Gegensatz zu Siri ist die Diktierfunktion auch sehr geduldig und lässt Sprechpausen zu ;)

    Sämtlicher erfasster Text, egal ob getippt oder eingesprochen kann mit sehr vielfältigen Aktionen weiterverarbeitet werden. Egal ob daraus ein pdf, ein Beitrag in Apfeltalk, eine Aufgabe, ein Kalendereintrag werden soll. Drafts unterstützt dies direkt mit Aktionen.
    Daher ist Drafts auch ideal als Eingangsbox für alles was man schnell notieren möchte. Man kann es einfach erfassen und später problemlos weiterverarbeiten.

    ZoomNotes:
    Diese App für handschriftliche Notizen kam erst vor kurzem hinzu, denn ZoomNotes ist derzeit die einzige App ihrer Gattung die url-scheme unterstützt. Von den Funktionen her ist diese NotizApp so ziemlich das umfangreichste was man im AppStore finden kann. Das ist Klasse, aber bei der Gestaltung des Userinterfaces leider ein Nachteil.

    Will man die App nutzen, muss man sich zunächst für einige Stunden einarbeiten, erst dann erkennt und versteht man alle Möglichkeiten. Weiss man dann welche der vielen Funktionen man nutzen möchte lässt sich sogar das Userinterface der App selbst anpassen. Bei mir kommt ein selbsterstellter "minimal" workspace zum Einsatz. Dieser enthält nur die notwendigsten Tools und ist entsprechend übersichtlich.

    Airmail:
    Diese eMail App ist ähnlich wie drafts mit ganz vielen Aktionen ausgestattet die das Weiterverarbeiten von eMails stark vereinfachen. Ich kann Mails direkt in meine Todo App (2do) übergeben um eine Aufgabe zu erstellen. Diese Aufgabe enthält dann einen Link (url-scheme) zur ursprünglichen eMail. Wird die Aufgabe fällig klickt man auf den Link und schon ist man in der betreffenden Mail in Airmail.

    Devonthink:
    Diese App ist mein digitales Archiv für alle Dokumente. Hier speichere ich Rechnungen, Angebote, Verträge… eigentlich alle Unterlagen die in Dateiform vorliegen sind in Devonthink.
    Grosser Vorteil der App gegenüber Evernote und ähnlichen Diensten: die Daten sind hoch verschlüsselt und somit unlesbar für neugierige Dritte.

    Fantastical:
    Die KalenderApp meiner Wahl da sie eine übersichtliche Wochenansicht bietet und weil (das ist mir sehr wichtig) in der Kalenderansicht auch die Aufgaben angezeigt werden! Das erleichtert die Tages- und Wochenplanung ungemein.

    2do:
    2do ist die Aufgabenverwaltung schlechthin… viel gelobt und gern genutzt :) Übrigens, besonders das "gern genutzt" ist bei einer ToDo App sehr wichtig. Denn so eine ToDo App ist im täglichen Leben häufig der Überbringer der "schlechten Nachricht" : hey, hier ist noch eine Aufgabe die Du erledigen musst… und noch eine Aufgabe…

    Wenn man dann zur Aufgabenverwaltung eine App nutzt bei der man sich nicht wohlfühlt, so summiert sich das negativ und man nutzt die App nur noch ungern. Dabei soll die App bei der Aufgabenverwaltung helfen und nicht frustrieren, fühlt man sich bei der Nutzung der App wohl ist das schon mal die halbe Miete.

    iThoughts:
    Diese App kam im Laufe des letzten Jahres hinzu nachdem das buzzword "visual thinking" durch einige Büros unserer Firma geisterte. OK, offen für Neues habe ich mir die App für Mindmaps dann mal angeschaut und konnt zunächst garnix damit anfangen. Bis mir ein Kollege das Prinzip der Nutzung einer Mindmap erklärte und mich für dieses Tool begeisterte. Mindmaps nutze ich fürs brainstorming, für "wilde Notizen" die später sortiert werden und für meine Aufgabenverwaltung. Hä? Das macht doch 2do?

    Ist schon richtig, bei mir kommen beide Tools als ToDoApp zum Einsatz: iThoughts und 2do

    Und zwar mit klarer Aufgabenteilung:
    - alle ToDos mit einem definierten Termin (Start oder Fälligkeit) befinden sich in 2do
    - alle Aufgaben ohne Termin werden in ithoughts verwaltet

    Denn wenn eine Aufgabe noch keinen Termin hat, so ist diese noch nicht konkret fällig sondern befindet sich in der Planungsphase. Für Planungen eignet sich meiner Meinung nach eine visuelle Mindmap wesentlich besser als eine trockene Liste offener Aufgaben.

    Nun wisst Ihr welche Apps in dem System zusammenarbeiten, doch wie funktioniert das genau?
     
    #2 paul.mbp, 25.06.17
    Zuletzt bearbeitet: 25.06.17
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  3. paul.mbp

    paul.mbp Zehendlieber

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    Wie arbeiten diese Apps zusammen?

    Das möchte ich anhand von Beispielen erläutern, dazu zunächst noch einmal das Schema

    IMG_0024.jpg

    handschriftliche Notizen:

    Während eines Meetings mit dem Pencil Notizen zu machen wird wesentlich besser akzeptiert als auf einer Tastatur in einen Laptop zu klimpern. Auch merkt man sich das handgeschriebene besser, und… ich doodle gerne ;) Mit kleinen Hervorhebungen, Rahmen oder farblichen Markierungen prägt sich der Text nochmal besser ein.

    Also wird bei mir möglichst viel per Handschrift erfasst und in Notizbüchern innerhalb von ZoomNotes abgelegt. Resultiert aus einer der erfassten Notizen eine Aufgabe oder ein Termin so kann ich die Notiz oder eine bestimmte Seite innerhalb der Notiz per url-scheme verlinken. Das heisst im Kalendereintrag oder in der Aufgabe kann ich einen Link hinterlegen der mich dann bei Fälligkeit per klick direkt zur Notiz bringt.

    gesprochene / getippte Notizen:
    Diese erfasse ich per Sprache über die Apple Watch oder tippe sie am iPad/iPhone direkt in drafts. Besonders für die Schnellerfassung nutze ich dies sehr gern, denn man kann zunächst erst einmal alles in die App "hineinwerfen" und hinterher entscheiden was damit gemacht wird. Ist es ein Termin? Ist es eine Aufgabe? Wann ist diese fällig?

    Darüber macht man sich Gedanken wenn man die Zeit dazu hat, in drafts wird zunächst schnell erfasst.
    Aus drafts heraus verschiebe ich zu planende Aufgaben in iThoughts und fällige Aufgaben mit Termin kommen in 2do. Für beides habe ich Aktionen definiert die mir die Erstellung der Einträge sehr einfach machen.

    eMails empfange ich in Airmail und verschiebe diese mit den entsprechenden Aktionen direkt in ithoughts oder 2do. Die Aufgabe in 2do enthält dann das url-scheme von Airmail, so das ich jederzeit zurück zur ursprünglichen Mail springen kann ohne diese suchen zu müssen. Das ist immer dann gut wenn man später auf diese Mail antworten will / Rückfragen hat. Statt solch eine Mail "offen" im Posteingang liegen zu lassen (manche verwalten tatsächlich so ihre Aufgaben) kann man "inbox zero" pflegen und die Mail verschieben.

    Arbeitet man später an einer der erstellten Aufgaben und stellt fest das einem noch eine Information fehlt klickt man auf das url-scheme, Airmail öffnet die ursprüngliche Mail und man kann seine Rückfrage an den Absender schicken.

    Per email erhält man auch gern mal Dokumente als Anhang (natürlich nur die aus vertrauenswürdigen Quellen) Oder man lädt sich Dokumente aus dem Intranet / Internet / aus Datenbanken. Alle Dokumente werden bei mir in Devonthink zentral verwaltet. Alle bedeutet das dort auch die Papierdokumente landen nachdem ich sie gescannt habe. Das geschieht mit einem kleinen feinen Scanner (iX 500 - tolles Teil). Hat man weniger Papier zu scannen kann man auch die App "Scanner Pro" nutzen. Diese arbeitet mit Devonthink zusammen.

    Habe ich nun ein Dokument in Devonthink welches ein ToDo erfordert, zum Beispiel eine Rechnung die per Mail oder Papier hereingeflattert kam, dann verlinke ich die url des Dokuments im Aufgabeneintrag in 2do. Später, zum Fälligkeitszeitpunkt der Rechnung erinnert mich 2do, ich klicke auf den Link, die Rechnung öffnet sich und ich bezahle…

    Das zunächst als kurze Beschreibung über welche Wege die Informationen in mein System hineinkommen. Nun dürft ihr mich gern mit Fragen löchern ;)
     
    #3 paul.mbp, 25.06.17
    Zuletzt bearbeitet: 25.06.17
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  4. Papa_Baer

    Papa_Baer Doppelter Melonenapfel

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    Super interessantes Thema. Klasse Artikel dem man sowohl inhaltlich als auch gedanklich sehr gut folgen kann.
     
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  5. lebemann

    lebemann Dithmarscher Paradiesapfel

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    Auch für mich sehr interessant und relevant, da mein altes iPad gerade Akku-technisch schwächelt und ich überlege, mit dem iPad Pro nebst Pencil, meinen mobilen Workflow stärker auf das iPad zu verlagern.
     
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  6. lebemann

    lebemann Dithmarscher Paradiesapfel

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    In diesem Zusammenhang würde mich einmal interessieren, welche iPad-Größe Du verwendest, auch wenn es nicht wirklich in diesen Thread gehört. Ich frage mich nämlich, ob es wegen mehr Platz auf dem Screen sinnvoll wäre, das größere Pad zu nehmen, gerade wenn mehrere Apps gleichzeitig laufen und interagieren.
     
  7. [Forumer]

    [Forumer] Jonagold

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    Hallo,
    Ein super Thema, anschaulich und gut beschrieben. Wirklich klasse gemacht.
     
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  8. CW1970

    CW1970 Alkmene

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    Ja, super
     
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  9. Sauron

    Sauron deaktivierter Benutzer

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    @paul.mbp

    Um wieviel einfacher wäre deine Arbeit, wenn du vorgegebene Standardprogramme nach Gusto austauschen könntest?
     
  10. Doesbaddel

    Doesbaddel Cripps Pink

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    Vielen Dank für die interessanten Ausführungen!
     
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  11. Erdqtreiber

    Erdqtreiber Idared

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    @Sauron: wie meinst du das ? Kannst du das näher erläutern?
     
  12. Sauron

    Sauron deaktivierter Benutzer

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    Nun, das Emailprogramm ist fest auf Mail eingestellt, gleiches gilt für andere Standardapps von Apple. Du kannst nicht konfigurieren, daß da lieber eine andere z.B. Mailapp eines anderen Herstellers verwendet wird.
     
  13. paul.mbp

    paul.mbp Zehendlieber

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    Die Wahl der "richtigen" Displaygrösse ist vermutlich eine Entscheidung nach persönlicher Vorliebe. Ich finde das A4 Format des 12.7 perfekt. Da ist genug Platz für die eigene Handschrift mit dem Pencil. Und im Splitview bleibt beiden angezeigten Apps ausreichend Platz. Meine persönliche Empfehlung: 12.7
     
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  14. lebemann

    lebemann Dithmarscher Paradiesapfel

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    Danke für Deine Antwort. Eine Einschätzung von jemandem, der offensichtlich wirklich produktiv mit dem iPad arbeitet, finde ich sehr hilfreich.
     
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  15. paul.mbp

    paul.mbp Zehendlieber

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    Nach dem Kauf der App Workflow könnte Apple theoretisch seine StandardApps funktionell erweitern und durch integrierte Verlinkungen ein ähnliches System wie oben ermöglichen.

    Aus einer Mail eine Aufgabe oder einen Kalendereintrag machen, aus dem iCloudDrive ein Dokument an Aufgaben und Termine anhängen, die NotizenApp und Siri etwas "aufbohren" und kurze Wege der Inter-App-Aktionen ermöglichen und schon wäre mit Bordmitteln ähnliches möglich.

    Derzeit geht dies und einiges andere nicht mit den Standardprogrammen, also nutze ich diese einfach nicht.
     
  16. ChrisW90

    ChrisW90 Kaiserapfel

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    Herzlichen Dank schonmal für deine super ausführliche Beschreibung. Ich werd mich morgen nochmal intensiver damit auseinander setzen und komme dann ggf. nochmal auf dich zurück!
     
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  17. Mac K.

    Mac K. Himbeerapfel von Holowaus

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    @paul.mbp mit welcher App hast du die Schemenbilder des Eingangspost erstellt?
     
  18. paul.mbp

    paul.mbp Zehendlieber

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    Die Grafiken habe ich mit Grafio 3 erstellt.
    Habe kurz die lite Version getestet und dann direkt die Vollversion gekauft.
     
  19. Mac K.

    Mac K. Himbeerapfel von Holowaus

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    Das sieht optisch sehr ansprechend aus und danke für den Tipp.
     
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  20. happy-koala

    happy-koala Schöner von Nordhausen

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    @paul.mbp

    auch von mir Respekt für die inhaltliche Darstellung Deines Workflows und ein Dankeschön für diesen Beitrag. Ich selbst finde für meine Arbeit so einige sehr interessante Ansätze bei Dir. Aus Haftungsgründen habe ich mich aber bisher noch nicht vollends von den von Dir so liebevoll genannten oldschool Papierdokumenten insbesondere im Termin und Fristenbereich verabschieden können, würde aber sehr gern das iPad in meinen eigenen Workflow mehr einbinden wollen. Darf ich fragen welche App von DevonThink Du genau im Einsatz bei Dir hast? Vielen Dank!

    happy Grüße