App zum digitalisieren von allem Papierkram?

[dreday1]

Kann mir jemand eine App für iOS+MacOS empfehlen mit der man quasi sein Leben digitalisieren kann? Also alles systematisch einscannen und strukturiert verwalten.

Seien es wichtige Briefe, Abfotografierte Notizen, Unterlagen für die nächste Steuererklärung.

 

[Wuchtbrumme]

das Thema ist nicht kinderleicht. Als erstes schlage ich dazu https://www.apfeltalk.de/community/threads/ipad-pro-einstieg-in-das-papierlose-buero.505664/ vor.

 

[YoshuaThree]

Seien es wichtige Briefe, Abfotografierte Notizen, Unterlagen für die nächste Steuererklärung.

Und da fängt es schon an. Einfach Ordner anlegen und die gescannten PDF dort ablegen ist dann unter Umständen nicht. Eventuell im Bereich "wichtige Briefe" - aber ganz sicher im Bereich "Unterlagen und Daten für die Steuer" muss eine rechtssichere Archivierung erfolgen!

Außer Du behältst die Original - aber dann macht eine Digitalisierung nicht mehr so viel Sinn.

Im Endeffekt braucht es einen Dokumenten Scanner (Duplex am besten).
Dann eine macOS App zum Scannen und OCR Texterkennung.
Beides ist recht einfach zu finden. Die Kosten halten sich in Grenzen.

Auf dem iPhone und iPad kannst Du die App "Office Lens" von Micrososft nehmen. Die fotografiert mit hervorragender Qualität Dokumente und Belege und lädt die gleich als lesbares PDF hoch.

Was schwieriger wird - eine Dokumenten Management System für den Mac zu finden, welches rechtssicher archiviert!


Hier mal so eine grobe Übersicht:

Caschys Blog

stadt-bremerhaven.de

 

[dreday1]

Good Notes 5?

 

[YoshuaThree]

Good Notes 5?

Was ist damit?

 

[MacAlzenau]

Außer Du behältst die Original - aber dann macht eine Digitalisierung nicht mehr so viel Sinn.

Sehe ich nicht so.
Es reicht ja, diese "wichtigen" Dokumente irgendwo im Keller einzulagern, aber die digitalen Versionen hat man jederzeit schnell zur Hand. Und bei Otto Normalverbraucher wird vermutlich nicht allzuviel rechtssicher digitalisiert oder auf Papier aufbewahrt werden müssen.
Und digital lässt sich auch leicht kopieren oder über SymLinks in verschiedenen Ordnern ablegen.
Also etwa die Unterlagen für die Steuer nach Thema geordnet ablegen, aber Links in einem jährlich wechselnden Ordner, wo man für die Steuererklärung alles sauber zusammengefasst hat.

 

[YoshuaThree]

Es reicht ja, diese "wichtigen" Dokumente irgendwo im Keller einzulagern, aber die digitalen Versionen hat man jederzeit schnell zur Hand.

Ja Du hast vor allem die digitale Suchmöglichkeit auf Deiner Seite. Da gebe ich Dir einerseits Recht.

Aber wenn Du am Ende dann das Original brauchst - musst Du diese wieder in den Ordnern suchen. Und da nutzt es aus eigener Erfahrung nichts, wenn die original Papiere einfach in einem Karton liegen. Also musst die Original auch wieder sinnvoll einordnen und ablegen. Fast doppelt verarbeitet. Sicher - kommt natürlich auf die Menge an Dokumente an.

Bei mir fällt im Jahr aber ziemlich viel an. Da ich mehr als ein Konto habe, einige Anlagen. Dann Hobbys mit viel Papierkram - Oldtimer, Pferd. Dazu halt Besitz. Dann Steuer. Einige Versicherungen. Und da sind extrem viele Verträge und Belege dabei - welche ich auf gewisse Zeit aufheben sollte um bei Problemen rechtssicherheit zu haben.

Wenn ich die scanne und archiviere und dann noch real sauber ablegen muss - dann kann ich mir auch ein Regal an die Wand stellen, sauber Ordner anlegen und habe früher auch ohne PC alles innerhalb weniger Minuten gefunden.

Ich will aber nichts mehr doppelt aufbewahren und archivieren. Ein Platz und bitte entsprechend digital. Und da kommst eben - je nach Anwendungsfall - nicht um eine rechtssichere Archivierung herum. Und das betrifft im privaten Bereich nicht nur die Steuer.


Aber vielleicht für den TE.
Wenn Du nur einige Dokumente hast die rechtssicher sein müssen - dann kannst einfach scannen und in einer Ordnerstruktur ablegen - und wichtige Original halt geordnet dann real ablegen. Wenn Du vor hast so ziemlich alles ein zu scannen - dann denk halt daran - nicht alles was Du einfach mal eben so einscannst und aufhebst wird dann im Fall der Fälle anerkannt!

Ich hatte mal den Fall in der Familie - da hat ein Familienmitglied den Einsendebeleg von GLS eingescannt und archiviert. Es kam zu einem Transportschaden mit wirtschaftlichen Totalverlust. Jedoch weigert sich GLS bis heute den hohen Wert des Apple iMac zu ersetzen - da kein original Einsendebeleg mehr vorhanden. Das sind halt so Sachen - da denkt man - das ja nix offizielles, da reicht das gescannte Dokument völlig aus. Trifft übrigens auch bei Emails zu.

 

[Günne1]

Was ist Rechtssicher abgelegt digital? Sorry für die dumme frage, scanne alles wichtige nur noch ein

 

[YoshuaThree]

Was ist Rechtssicher abgelegt digital? Sorry für die dumme frage, scanne alles wichtige nur noch ein

- Unveränderbarkeit
- Nicht mehr manipulierbar
- Ein Protokoll das nicht manipuliert gelöscht werden kann und alle Deine Schritte aufzeichnet
- Etc

Google einfach mal nach Rechtssicherheit und GoBD.

Wie gesagt. Wenn es dumm läuft und Du musst einen Nachweis bringen und hast nur ein 0815 abgespeichertes PDF kann es sein, dass dies nicht anerkannt wird. Ist aber auch logisch - jedes PDF kann man ja heute (zu eigenen Gunsten) manipulieren.

 

[Günne1]

Mhm. Bekomme viele Unterlagen nur noch als PDF. Und solche Dateien sind viel leichter zu „ändern“ als eingescannte.

 

[YoshuaThree]

Mhm. Bekomme viele Unterlagen nur noch als PDF. Und solche Dateien sind viel leichter zu „ändern“ als eingescannte.

Die PDFs die Du von uns bekommst sind aber sicher. Wenn Du eines unserer PDF manipulieren würdest hättest vor Gericht keine Chance. Weil wir den kompletten Weg zu Dir bis über die abgesendete Email mit dem PDF sicher nachweisen können.

Das Angebot das wir als PDF erstellen wird schon sicher archiviert und unter gesendete Objekte wird direkt über unsere Ausgangsserver der PDF Anhang nachweisbar sicher archiviert. Kannst also das PDF manipulieren wie Du willst.

Auch Verträge die Du so bekommst werden bei uns und bei vielen Konzernen bereits so archiviert um Manipulationen durch den Empfänger aus zu schließen.

Aber wie gesagt. Gibt einige Dokumente, welche auch Du eventuell rechtssicher ablegen musst. Weil sie ansonsten einfach nicht anerkannt werden. Ob und in welchem Umfang das zu trifft - kann ich von außen natürlich nicht beurteilen.

 

[Mitglied 235800]

Die Originale auf jeden Fall behalten Im Notfall braucht man genau diese. Zum schnellen finden sind digitalisierte Dokumente echt super. Eine vernünftige Dateiarchivierung ist natürlich Voraussetzung.

PS
Doppelseitiges Einscannen spart viel Speicherplatz.

 

[MACaerer]

Das sehe ich ein bisschen anders. Wenn man als Privatmann die papiernen Originale behält hat man kein digitales Archiv sondern lediglich eine digitale Kopien-Sammlung. Das ist nicht das Gleiche und dann kann man es eigentlich gleich sein lassen. In vielen Fällen will man digital archivieren, weil man einfach nicht den Platz hat für Dutzende von Ordnern mit Dokumenten. Und das Altpapier irgendwo in einem Keller vergilben und vergammeln zu lassen bringt einem in der Regel auch nicht weiter, weil man das originale Dokument dann eher nicht mehr finde, wenn man es wirklich mal brauchen sollte. Aufbewahren muss man allenfalls diverse Unterlagen und Rechnungen für die Steuer und die kann man dann aber auch entsorgen, wenn der Steuerbescheid rechtsgültig geworden ist.
Wenn man ausschließlich digital archiviert braucht man allerdings eine sichere BackUp-Strategie. Einmal pro Monat ein BackUp zu machen reicht dann wohl eher nicht. Tägliche BackUps mit regelmäßigem Tausch der BackUp-Medien sollten es schon sein. Auch muss man daran denken, dass Hardware irgendwann veraltet. Was hilft einem ein Datenträger mit Archiv-Daten, den man nicht mehr anschließen kann weil es die Schnittstelle oder das Laufwerk nicht mehr gibt?
Digitales Erfassen einer größeren Zahl von Dokumenten ist allerdings eine Heidenarbeit. Nur einscannen und den Scan dann ablegen reicht in der Regel nicht, bzw bringt nur eher mäßige Ergebnisse. Man muss quasi jeden Scan eines Dokuments nachbearbeiten und den Grauschleier bzw. Gilb sowie Flecken und sonstige Fehler entfernen und meistens auch den Kontrast erhöhen. Zumindest sollte man es so machen, wenn man es ernsthaft angehen will. Ich habe schon das vor Jahren für mich so durchgeführt, aber den Aufwand unterschätzt man gerne und man muss sich schon überlegen ob mn sich das in aller Konsequenz antun will.

 

[MacAlzenau]

Das sehe ich ein bisschen anders. Wenn man als Privatmann die papiernen Originale behält hat man kein digitales Archiv sondern lediglich eine digitale Kopien-Sammlung. Das ist nicht das Gleiche und dann kann man es eigentlich gleich sein lassen.

Nur perfekte Lösungen sind Lösungen?
1. Muß man nur einen Teil der eingescannten Dokumente irgendwann wieder in der Hand haben, die Kellerablage ist also deutlich übersichtlicher als ohne Scans.
2. Bietet Digitalisierung den Vorteil der schnellen Suche und der Verknüpfung mehrer dokumente.
3. Kann man auf digitale Dokumente verschiedene Ordnungssysteme anwenden bzw. sie mehrfach verschlagworten - bei Papier mühsam bzw. nur über Fotokopien möglich (die dann aber auch keine Originale sind)
4. Nicht zuletzt hat man im Falle eines Verlustes der Originale (etwa Feuer, Hochwasser) eine Kopie, die es erleichtert, Ansprüche geltend zu machen oder schneller neue Originale zu beschaffen.

 

[YoshuaThree]

Passt schon - aber dann digitalisiere ich eben gleich rechtssicher und mache mir einmal den Aufwand das so ein zu richten - und arbeite gleich richtig nur noch digital.

 

[Mitglied 235800]

Wenn ich selber digitalisiere ist es nicht rechtssicher. Wenn du das für mich machst ist es das aber?

Sorry, da stehe ich auf dem Schlauch.

 

[YoshuaThree]

Wenn ich selber digitalisiere ist es nicht rechtssicher. Wenn du das für mich machst ist es das aber?

Meinst Du mich ...?

Ne ne - jeder digitalisiert wenn er will für sich rechtssicher.

Ich meinte nur - ich für mich - wenn ich schon digitalisiere mache ich das für mich rechtssicher. Denn ich für mich halte nichts von der doppelten Arbeit.

 

[Mitglied 235800]

Ja, ich meinte dich.

Ich würde die Dokumente jetzt über meinen Scanner mittels mitgelieferter Software als PDF abspeichern.
Ist das jetzt auch rechtssicher?

Habe noch immer das Problem mit dem Schlauch.

 

[Mitglied 115348]

Selbstverständlich kann man seine Dokumente selber scannen und archivieren. Es sollte (bei Unternehmen „muss“) halt revisionssicher sein. Die Daten/Dokumente müssen sicher, vollständig, unverändert, fälschungssicher und recherchierbar archiviert werden.

 

[Mitglied 235800]

Ich wüsste jetzt aber nicht wie ich das nachweisen könnte.