Hallo,
papier
los wird so lange nicht funktionieren, wie Originalpapiere für Behörden, Gerichte oder sonstige Dritte zwingend erforderlich sind. Wobei in den allermeisten Fällen hier ja schon Telefaxe ausreichen.
Mein Ziel ist es daher vor allem, nicht nur papier
arm, sondern vor allem vollständig digital arbeiten zu können. Wichtig für meinen Arbeitsablauf ist es, die Unterlagen und Dokumente, die noch nicht von Anfang an (nur) digital vorliegen, digital verfügbar zu machen (i. d. R. scannen).
So bin ich stets unabhängig vom klassischen Büro mit den vier Wänden überall, wo ich mein MBP habe, vollständig arbeitsfähig und habe alle Unterlagen verfügbar. Außerdem lassen sich digitale Unterlagen viel leichter und schneller durchsuchen als Leitz-Ordner ...
Meine Hilfsmittel sind dabei:
- Alles, was
rausgeht, geht prioritär als E-Mail, hilfsweise als Fax heraus. Damit kann ich bestimmt über 98 % abdecken. Faxe verschicke ich über den
InterFAX-Dienst wie eine E-Mail, so dass ich hier nichts ausdrucken muss und sich der Vorgang nahtlos in den E-Mail-Client einfügt. Nur in Ausnahmefällen muss noch etwas ausgedruckt werden; mein Drucker läuft weniger als einmal in der Woche. Bei größeren Papieraussendungen erstelle ich nur die pdf-Datei; Druck, Falzung, Einkuvertierung und Versand übernimmt ein Dienstleister - bei mir bleibt alles digital.
- Alles, was
reingeht, kommt prioritär als E-Mail, hilfsweis als Fax herein. Faxe empfange ich ebenfalls über den
InterFAX-Dienst, so dass Faxe als E-Mail-Anhang (pdf) vorliegen und so sofort digital weiterbearbeitet werden können. Meine gesamte Eingangspost lasse ich zu einem Dienstleister umleiten, der sie für eine geringe Monatspauschale öffnet, einscannt und mir als pdf-Dateien als E-Mail-Anhang zuschickt - gleicher Vorteil wie bei Faxen. Werbung wird sofort aussortiert. Damit hat man auch auf Geschäfts- oder Urlaubsreisen immer seine gesamte Tagespost verfügbar und kann - wenn man will - reagieren.
- Bleibt noch der Rest: Alles, was im Tagesablauf an Papier anfällt (z. B. Barquittungen) werden eingescannt. Da das nicht mehr viel ist, reicht mir hier ein kleiner günstiger Scanner CanoScan LiDE 70 - der ist so flach und leicht und benötigt kein eigenes Netzteil (Stromversorgung über USB), dass ich ihn auch problemlos mit auf Geschäftsreisen nehmen kann, so dass ich erforderlichenfalls auch unterwegs scannen kann.
- Alle Papiere, die ich nicht aufbewahren muss (also nicht Verträge, Urkunden, Finanzbelege etc. sind), werden konsequent sofort vernichtet. Alles andere (und das ist erstaunlich wenig!) wird in wenigen Ordnern i. d. R. einfach nur chronologisch abgelegt. Denn die richtige Struktur ist ja in der Ordnerstruktur auf dem Computer vorhanden; auf die Papierablage muss man ja nur zu Beweis- oder Belegzwecken und damit nur im Ausnahmefall zugreifen.
- Sicherheit: Ich erstelle täglich eine Datenvollsicherung meines MBP mittels SuperDuper! auf drei wechselnden FW-Festplatten, so dass ich neben dem MBP immer unabhängig voneinander die letzten drei Tage als Vollsicherung habe. Zusätzlich gibt's noch eine mobile Tagessicherungsplatte, wenn ich unterwegs bin (Freecom ToughDrive Pro), die das FW-Kabel schon eingebaut hat. Und zu allgemeinen Archivierungszwecken habe ich noch eine 1 TB iomega-Platte.
Damit komme ich insgesamt sehr gut hin und kann wirklich sagen, dass mein Büro dort ist, wo mein MBP ist. :-D