papierloses Heim

[milamber]

hi

versucht hier jemand von Euch möglichst papierlos durch den Alltag zu kommen? alle Dokumente sofort zu digitalisieren und das Papier zu entsorgen? (und es natürlich zu vermeiden, dass überhaupt erst Papier ins Haus kommt).

Ich überlege gerade wie ich meinen ganzen Papierkram, bis auf wichtige Urkunden/Zeugnisse, digitalisiere. Das sollte jedoch nicht in große Arbeit ausarten und auch nicht Unmengen an Geld für ein teueres Gerät verschlingen.

ich würde mich über ein paar Erfahrungsberichte freuen.

P.S. ich weiß nicht so recht ob ich diesen Beitrag nicht in eine andere Kategorie hätte posten sollen. Aber es geht ja auch schließlich um das Digitalisieren selbst und somit um Scanner .

 

[Homersektor7g]

Da fällt mir berufsbedingt ein:
"Wir sind vom papierlosen Büro soweit entfernt, wie von der papierlosen Toilette."

Was versprichst du dir davon? Benötigte Dokumente müssten doch wieder zu Papier gebracht werden, bei Vorlage bei diversen Ämtern, oder was weiß ich wo…

 

[hosja]

Papier was schon da ist entsorgen? So weit würde ich nicht gehen.

-Ich versuche alle Rechnungen auf online umzustellen und damit gar nichts erst zu bekommen.
-Ich habe keine Drucker und keine Notizzettel. Allerdings muss ich dafür im Zweifelsfall jemanden aussuchen, der aus Gründen einen Drucker hat.

 

[Muellermilch]

hi

versucht hier jemand von Euch möglichst papierlos durch den Alltag zu kommen? alle Dokumente sofort zu digitalisieren und das Papier zu entsorgen? (und es natürlich zu vermeiden, dass überhaupt erst Papier ins Haus kommt).
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ja schon, soweit es halt geht, für pirvaten Kram....Geschäftskram verweilt vorwiegend im Leitz; trotz elo(virtueller Leitzordner)
1. Dokumentenscanner Fujitsu SCANSNAP S510M für privat-Papierkram kommt demnächst( da kommt alles Zeug auf dicke Festplatten )
2. digiKamera für loses info-Material ( hinterlegt als hyperlink/excel-Datei), auf Festplatten/nas/remote/raidPlatten
3. die Zeitung kommt eh schon seit Jahren in digitaler Form als pdf ins Haus

...diverse Rechnungen kommen postal ins Haus.

 

[milamber]

es gibt aber sehr viele Dokumente, die man eigentlich gar nicht braucht, sie aber trotzdem aufheben sollte/muss. Diese würde ich gerne digitalisieren. Die Wahrscheinlichkeit, dass ich sie irgendwann ausdrucken muss ist sehr gering und wenn, dann sind es nur einzelne, für die man ja dann sowieso ein Kopie machen müsste um sie in einem Amt abzugeben. Oft reicht es aber auch diese Dokumente als PDF zu schicken (hab ich auch schon öfters gemacht).

Bei mir ist es aber auch das Bedürfnis nach wenig rumstehenden Sachen . Ich bin ein Minimalist, wenn es um sowas geht. Habe auch alle meine CDs und DVDs nur noch auf der Platte, sowie die meisten Noten und auch Bücher. Ich warte nur noch auf einen Tablet Mac, den ich auf meinen Notenständer stellen kann. Im Moment ist es, das muss ich zugeben, nicht immer so bequem wie mit einem Blatt Papier .

 

[milamber]

… Dokumentenscanner Fujitsu SCANSNAP S510M für privat-Papierkram kommt demnächst( da kommt alles Zeug auf dicke Festplatten )
…

aje, tuts da ein günstiger Scanner mit Papiereinzug nicht auch? das Ding kostet ja fast 500€, was mir viel zu teuer für einen einfachen Scanner erscheint.

 

[Muellermilch]

aje, tuts da ein günstiger Scanner mit Papiereinzug nicht auch? das Ding kostet ja fast 500€, was mir viel zu teuer für einen einfachen Scanner erscheint.

gibt es schon ab 400 €.
Du kannst Dir auch einen hp für 20 euro bei ebay bestellen; nur hängst Du bei >100 Seiten eine weile am Gerät! Zeit = Geld; wenn Du die Muse und die Zeit hast, schön sauber > 100 Seiten einzuscannen? bitteschön
Ich fahre in der Zeit mit dem moped, RR oder MBK zur Eisdiele und schleck derweil ein Eis.
ist halt auch eine individuelle Entscheidung.

Grundsätzlich mal eine rechtliche Frage: " wie schaut es aus, wenn man Dokumente generell mit der digital-Knippse > 6 Mpix abfotografiert?
Kann dieses Dokument evtl. gerichtlich verwertet werden? oder erst ab > 10 Mpix? wobei es kaum Drucker gibt, die 10Mpix verblasen können? Standarddrucker, wohlgemerkt. na dann...

 

[milamber]

ich habe mich gerade auf geizhals.at umgeschaut und festgestellt, dass es günstiger ist, ein Multifunktionsgerät zu kaufen, als einen reinen Scanner! verrückte Welt

Geschwindigkeit ist zwar ein Argument, aber die ist eigentlich nur beim Einstieg notwendig, wo man noch Einiges zum Einscannen hat. Später, wenn es nur noch um einzelne Briefe geht, spielt diese kaum noch eine Rolle.

Bei dem von Dir genannten Gerät kostet die Mac Version 100 Euro mehr als die PC Version.

 

[pepi]

Ich versuche soviel als möglich und erlaubt in digitaler Form abzulegen. (Davon mache ich natürlich zwei bis 3 regelmäßige und automatisierte Backups!) Dokumente müssen leider in Papierform abgelegt werden, ebenso muß ich für meine Buchhaltung hie und da was ausdrucken, weil das Finanzamt nicht alles digital nimmt.

Papier im Eingang vermeide ich durch einen "Bitte keine unadressierte Werbung" auf meinem Postkasten. Somit bleiben mir Tonnen an Reklame erspart die ich genau aus dem Postkastl rausnehme und direkt in den Altpapiercontainer daneben werfe. Seither sind mein Postkasten und ich viel entspannter.

Scanner besitze ich keinen, konnte mich bisher noch nicht dazu durchringen einen zu kaufen den ich eigentlich garnicht haben will. Irgendwo muß man sowas ja auch hinstellen. Für die meisten Fälle reicht die Digitalkamera, falls ich doch mal unbedingt was in hoher Qualität gescannt brauche ist meine Freundin so nett das für mich an entsprechend professionellem Equipment für mich zu erledigen. (Sie kann auch mit dem Zeug umgehen im Gegensatz zu mir.)

Fazit: Ganz ohne gehts leider nicht, trotz aller Prophezeihungen der 80er Jahre… Man kann aber durchaus für eine erhebliche Reduktion sorgen.
Gruß Pepi

 

[Muellermilch]

ich habe mich gerade auf geizhals.at umgeschaut und festgestellt, dass es günstiger ist, ein Multifunktionsgerät zu kaufen, als einen reinen Scanner! verrückte Welt

Geschwindigkeit ist zwar ein Argument, aber die ist eigentlich nur beim Einstieg notwendig, wo man noch Einiges zum Einscannen hat. Später, wenn es nur noch um einzelne Briefe geht, spielt diese kaum noch eine Rolle.

Bei dem von Dir genannten Gerät kostet die Mac Version 100 Euro mehr als die PC Version.

die mac-Version gibt es ab 399 euro; hab verglichen. ( ohne acrobat 8 pro/9pro )
kommt darauf an, was man alles rummliegen hat. Für Bücherkram, welche auf Festplatte soll, ist die digi-Knippse eh die schnellere Variante; auch für Zeitungs- oder gebundenen Kram.
Für Leitzordnerkram ist so ein Dokuscanner schon eine feine Sache, wobei Du Recht hast, daß wenn man den ganzen Krempel erst mal auf Festplatte hat, es später leichter ist.

( alternative wäre es klasse, wenn man so dokuScanner für paar Tage günstig leasen könnte? Papierkram ordentlich reinstopfen, Scanner für paar Stunden rumpeln lassen und dann per TC, den ganzen Kram auf dem Sofa, in liegender Position zuordnen + einer Schoko-Milch )

 

[iAngel]

Hallo,

papierlos wird so lange nicht funktionieren, wie Originalpapiere für Behörden, Gerichte oder sonstige Dritte zwingend erforderlich sind. Wobei in den allermeisten Fällen hier ja schon Telefaxe ausreichen.

Mein Ziel ist es daher vor allem, nicht nur papierarm, sondern vor allem vollständig digital arbeiten zu können. Wichtig für meinen Arbeitsablauf ist es, die Unterlagen und Dokumente, die noch nicht von Anfang an (nur) digital vorliegen, digital verfügbar zu machen (i. d. R. scannen).

So bin ich stets unabhängig vom klassischen Büro mit den vier Wänden überall, wo ich mein MBP habe, vollständig arbeitsfähig und habe alle Unterlagen verfügbar. Außerdem lassen sich digitale Unterlagen viel leichter und schneller durchsuchen als Leitz-Ordner ...

Meine Hilfsmittel sind dabei:

- Alles, was rausgeht, geht prioritär als E-Mail, hilfsweise als Fax heraus. Damit kann ich bestimmt über 98 % abdecken. Faxe verschicke ich über den InterFAX-Dienst wie eine E-Mail, so dass ich hier nichts ausdrucken muss und sich der Vorgang nahtlos in den E-Mail-Client einfügt. Nur in Ausnahmefällen muss noch etwas ausgedruckt werden; mein Drucker läuft weniger als einmal in der Woche. Bei größeren Papieraussendungen erstelle ich nur die pdf-Datei; Druck, Falzung, Einkuvertierung und Versand übernimmt ein Dienstleister - bei mir bleibt alles digital.

- Alles, was reingeht, kommt prioritär als E-Mail, hilfsweis als Fax herein. Faxe empfange ich ebenfalls über den InterFAX-Dienst, so dass Faxe als E-Mail-Anhang (pdf) vorliegen und so sofort digital weiterbearbeitet werden können. Meine gesamte Eingangspost lasse ich zu einem Dienstleister umleiten, der sie für eine geringe Monatspauschale öffnet, einscannt und mir als pdf-Dateien als E-Mail-Anhang zuschickt - gleicher Vorteil wie bei Faxen. Werbung wird sofort aussortiert. Damit hat man auch auf Geschäfts- oder Urlaubsreisen immer seine gesamte Tagespost verfügbar und kann - wenn man will - reagieren.

- Bleibt noch der Rest: Alles, was im Tagesablauf an Papier anfällt (z. B. Barquittungen) werden eingescannt. Da das nicht mehr viel ist, reicht mir hier ein kleiner günstiger Scanner CanoScan LiDE 70 - der ist so flach und leicht und benötigt kein eigenes Netzteil (Stromversorgung über USB), dass ich ihn auch problemlos mit auf Geschäftsreisen nehmen kann, so dass ich erforderlichenfalls auch unterwegs scannen kann.

- Alle Papiere, die ich nicht aufbewahren muss (also nicht Verträge, Urkunden, Finanzbelege etc. sind), werden konsequent sofort vernichtet. Alles andere (und das ist erstaunlich wenig!) wird in wenigen Ordnern i. d. R. einfach nur chronologisch abgelegt. Denn die richtige Struktur ist ja in der Ordnerstruktur auf dem Computer vorhanden; auf die Papierablage muss man ja nur zu Beweis- oder Belegzwecken und damit nur im Ausnahmefall zugreifen.

- Sicherheit: Ich erstelle täglich eine Datenvollsicherung meines MBP mittels SuperDuper! auf drei wechselnden FW-Festplatten, so dass ich neben dem MBP immer unabhängig voneinander die letzten drei Tage als Vollsicherung habe. Zusätzlich gibt's noch eine mobile Tagessicherungsplatte, wenn ich unterwegs bin (Freecom ToughDrive Pro), die das FW-Kabel schon eingebaut hat. Und zu allgemeinen Archivierungszwecken habe ich noch eine 1 TB iomega-Platte.

Damit komme ich insgesamt sehr gut hin und kann wirklich sagen, dass mein Büro dort ist, wo mein MBP ist. :-D

 

[Schniko]

- Alles, was reingeht, kommt prioritär als E-Mail, hilfsweis als Fax herein. Faxe empfange ich ebenfalls über den InterFAX-Dienst, so dass Faxe als E-Mail-Anhang (pdf) vorliegen und so sofort digital weiterbearbeitet werden können. Meine gesamte Eingangspost lasse ich zu einem Dienstleister umleiten, der sie für eine geringe Monatspauschale öffnet, einscannt und mir als pdf-Dateien als E-Mail-Anhang zuschickt - gleicher Vorteil wie bei Faxen. Werbung wird sofort aussortiert. Damit hat man auch auf Geschäfts- oder Urlaubsreisen immer seine gesamte Tagespost verfügbar und kann - wenn man will - reagieren.

Wie heißt der Dienstleister und was bezahlst du dafür? bekommst du die Post trotzdem noch im original zugeschickt?

 

[Lord Mobi]

Also ich lasse meine Faxe direkt von der Fritzbox per E-Mail als PDF zuschicken und alle wichtigen Dokumente werden in Leitz-Ordner gepackt. Und der Rest wird entsorgt.

Im Wesentlichen habe ich aber auch alles Wichtige auf dem MBP und überall dabei.
Werde wahrscheinlich bald soweit gehen, dass ich die Dokumente via Scanner + Texterkennung digitalisiere und dann weg mit dem Papier

Für mich ist es jedenfalls schon ein riesen Vorteil, dass das olle Faxgerät weg ist.

Übrigens leisten Multifunktionsgeräte von Brother teilweise Dokumenteneinzug.
Habe aber ka inwiefern die mit Mac OS X zusammen arbeiten.

 

[iAngel]

Wie heißt der Dienstleister und was bezahlst du dafür? bekommst du die Post trotzdem noch im original zugeschickt?

Der Dienstleister ist paper2mail, und ich zahle monatlich 25 Euro pauschal für die gesamte Geschäfts- und Privatpost - egal, um wie viele Briefe und wie viele Seiten es sich handelt. Für das Geld kann ich mich nicht selbst an den Scanner setzen.

Selbstverständlich erhalte ich die Originalpost gesammelt (z. B. einmal monatlich, kann man aber verabreden) in einem großen Umschlag/Paket zugeschickt.

Edit: Man kann übrigens einstellen, ob die gesamte Post geöffnet wird oder aber z. B. Bankpost, Gerichtspost, Finanzamtspost etc. tabu sind.

 

[gzs]

Papierlos ist auch schon lange mein Traum. Meistens scheitert es dann aber an Behörden oder Kunden die Ihre Berichte per Post haben möchten. Aber weniger wird es mit ein wenig Engagement schon und das was ich unbedingt auf Papier drucken muss landet auf Recyclingpapier. Das ist zwar nicht perfekt, aber um Klassen besser als Primärfaser und schon lange nicht mehr so grau wie es mal war.

Ganz papierlos wär schon was ...

Im Übrigen ist Recyclinktoilettenpapier schon fast so flauschig wie das mit dem Bär in der Werbung! (nur so am Rande)

Gerhard

 

[thomson]

Ich habe mich nun auch schon ein wenig mit papierarmem Dokumentenmanagement beschäftigt:
1. Erster Schritt war für mich auch: Umstellung der regelmäßigen Post, soweit möglich, auf Mailzustellung. Unterstützt z.B. auch noch nicht jeder Mobilfunkbetreiber (sehr verwunderlich), aber immerhin ein Teil gelingt (Visa u.Ä.)

2. Habe mir den Scanner Canon LIDE 90 zugelegt. So viele Dokumente dass ich einen automatischen Blatteinzug benötigen würde habe ich nicht, selbst in der Rückschau der letzten 5 Jahre. Dokumente die per Post kommen werden geöffnet und ebenso konsequent gescannt und anschließend - sofern es eben keine Urkunden etc. sind - vernichtet. Ansonsten im Ordner abgelegt und gut ist's.

3. Nächste Frage war selbstverständlich die Organisation der digitalisierten Dokumente - wie habt ihr das gelöst? Bisher verwende ich die Software "Papers" - ein Programm zur Literaturverwaltung, eigentlich für Publikationen aus dem wissenschaftlichen Bereich. Allerdings spricht nichts dagegen, dies auch für sämtliche anderen Dokumente zu verwenden, und die Dokumente in entsprechenden Ordner chronologisch abzulegen. Workflow: Dokument in den Scanner legen, auf den PDF-Button klicken, das Dokument wird automatisch gescannt, zugeschnitten, gedreht, mit beliebigem Dateinamen gespeichert und an "Papers" übergeben - dieses importiert somit automatisch das Dokument und ich vergebe noch einen aussagekräftigen Titel und ordne es dem richtigen Ordner zu. Eine bessere Methode wäre mir bisher nicht aufgefallen, auch nach einiger Recherche nach geeigneter Software zum Dokumentenmanagement. Und nachdem ich eine Lizenz für Papers schon hatte bot sich das schließlich an.

4. Digital zugestellte Rechnungen werden selbstverständlich direkt in Papers abgelegt.

Wobei ich mir nicht ganz sicher bin ist die zu verwendende Auflösung etc. und wie man u.U. das DokuManagement noch absichern/verfeinern könnte - sprich empfehlen sich digitale Signaturen, oder kann man den Workflow noch verfeinern. Aber bisher klappt das mal ganz gut so. Danke an iAngel für die ganzen Tipps, dass es derartige Dienstleister gibt war mir bisher ja noch gar nicht bekannt . Und gerade interfax ist recht interessant.

 

[Phate]

Gibt es irgendwo Tips für das richtige Ablegen der Dateien?
Ein Freund von mir hat das heere Projekt papierarmes Büro gestartet und scannt nach und nach alles ein.
Problematisch ist aber schon das Ablegen der Dateien bzw. das Finden einer gut funktionierenden Struktur. Ordnet man nach Datum, nach Themen, nach Jahr und dann nach Themen?
Es gibt sehr viele Möglichkeiten, vielleicht stellt jemand, der sein papierarmes Büro bereits lange nutzt und die vielen kleinen Fehler und Zeitdiebe bereits ausgemerzt hat, einmal sein Ablagesystem vor. Es würde mich sehr interessieren, was sich bewährt.

 

[Schniko]

Paper2Mail hört sich echt wahnsinnig interessant an. Du hast gesagt, dass du 25€ im Monat für alles bezahlst, egal, wie viel Post es ist. Wie hast du das gemacht, denn in den offiziellen Angeboten ist das nicht drin. Oder waren die da so nett und machen sowas felxibel von Kunde zu Kunde aus?

 

[pepi]

Ablegen nach Datum oder Themen ist heutzutage aufgrund der zu erwartenden Menge einfach unsinnig. Wesentlich Zeitgemäßer ist da die Verwaltung mit so einem PDF Archivierungstool. (Da gibts nen eigenen Thread hier wo diverser solcher Tools behandelt werden.) Da kann man die Inhalte dann entsprechend mit Tags versehen und mehreren Themen zuordnen. So findet man auch wieder was.

Auch wichtig ist in diesem Fall der Dokumententyp um zu gewährleisten, daß die Dokumente auch in ein paar Jahren noch geöffnet werden können. Hier bietet sich natürlich PDF/1a an welches eben für solche Archivierungszwecke gemacht wurde. Für reine Bilddaten sind JPG und TIFF empfehlenswert. Texte als reinen Text oder RTF.

Ganz, ganz, ganz wichtig ist aber ein Backup, ein zweites Backup und ein drittes Backup außer Haus. Diese müssen regelmäßig und automatisiert aktualisiert werden! Sonst machts irgendwann *plopp* und das ganze Papierlosearme Büro ist fort.
Gruß Pepi

 

[iAngel]

Paper2Mail hört sich echt wahnsinnig interessant an. Du hast gesagt, dass du 25€ im Monat für alles bezahlst, egal, wie viel Post es ist. Wie hast du das gemacht, denn in den offiziellen Angeboten ist das nicht drin. Oder waren die da so nett und machen sowas felxibel von Kunde zu Kunde aus?

Ich habe gerade mal wieder auf deren Website nachgesehen. Das schaut hinsichtlich der Angebotsstruktur tatsächlich völlig anders aus als früher (ich nutze den Dienst schon seit 2007).

Ich habe einen sog. Flatrate-Tarif, der mich monatlich 20,97 Euro zzgl. MwSt. und Auslagen (z. B. Porto und Verpackung für Zusendung der Originalpost) kostet. Diesen Tarif finde ich aber auf der jetzigen Website nicht mehr ... Frag doch einfach mal dort an - ich habe das Team als sehr hilfsbereit und flexibel kennengelernt.