Projekt: Papierloses Büro

skyfall1

Erdapfel
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Hallo zusammen,

ich versuche seit paar Wochen papierlos zu arbeiten. Leider nicht so, wie es gerne hätte.

Ich habe arbeite mit folgende Tools:

Hardware = Apple iPad Pro 3G 12.9 LTE mit Pencil, iPhone X und Dell XPS
OS = iOS12 und Win 10
Apps = GoodNotes 5, PDF Expert, Scanbot Pro, Office 365, Standard iOS Mail und Kalender
Cloud = Synology DS 216+II und OneDrive 1TB
Mail: O365 Business Premium
MFP: HP PageWide Pro 477dw und Canon MB5150

Da ich oft von verschiedene Orte arbeite, wäre es für mich einfacher, wenn ich die Daten irgendwie zusammen habe.

Deswegen die Coulds OneDrive for Business und Synology. Privates auf DiskStation und Business auf OneDrive.

Handschriftliches habe ich bis jetzt auf GoodNotes geschrieben, leider ist nicht so toll wegen Synchronisation und Backup sowie iCloud. Ich kann die Notizbücher nur auf iPhone und iPad lesen.

Ich möchte auch nicht unbedingt mehrere Clouds haben, sogar die jetzigen finde ich zu viel.

Ich versuche nun die Abläufe zu optimieren.

- Notizbuch Wechsel von GoodNotes auf OneNote/Notability oder ähnliches welches mit iOS und Win 10 kompatibel ist.
- Scan App Wechsel von Scanbot Pro auf Scanner Pro? Scanbot ist etwas zu langsam und Formaterkennung kann besser sein.
- MFP durch Dokumentenscanner ersetzten? ist zwingend notwendig?
- sinnvolle Ordnerstruktur

Ich bin froh um Verbesserungsvorschläge.
 

orcymmot

Russet-Nonpareil
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Ich nutze ein ähnliches Szenario.
iPadPro 12,9 2018 mit Pencil, iPhone, allerdings MacBookPro (2013) statt Windows, daher kann ich diesen Faktor nicht einschätzen.

Auf dem iPhone 7
PDF Expert + ScannerPro von Readdle, Notability,
für mobiles Einscannen und Betrachten von Notizen, sowie die Dateiverwaltung

Auf dem iPadPro
PDF Expert, Documents und Notability
für die Bearbeitung und Dateiverwaltung

Auf dem MacBookPro
PDF Expert (Desktop Version)
für gelegentliches Betrachten von Notizen, sofern diese auch in PDF Expert vorliegen/erstellt wurden. Synchronisation funktioniert soweit gut.
Zusätzlich ein Multifunktionsgerät mit Einzugsscanner um größere Dokumente in PDF vorzuhalten. Um diese auch durchsuchbar zu machen, lasse ich „PDFify“ drüber laufen.

Für die Synchronisation nutze ich überwiegend die iCloud und wo nötig GoogleDrive, auch wenn ich Google eigentlich nicht mag. Habe zwar auch eine Synology NAS zu Hause, wird jedoch hierfür nicht eingesetzt (vielleicht auch mangels Erfahrung)

Die Kombination aus PDF Expert, Documents und ScannerPro gefällt mir schon ziemlich gut, da die Apps über die iCloud untereinander kommunizieren. In ScannerPro gescanntes finde ich automatisch in PDF Expert sowie der Documents App wieder bei Bedarf.

Notability ist derzeit die einzige mir bekannte App, die zwei Dokumente gleichzeitig nebeneinander darstellen kann. (Was sich ja wohl mit iPadOS ändern wird) Darüber hinaus gefällt mir die Pencil Unterstützung in Bezug auf Schreibgefühl und Stiftwerkzeuge in Teilen besser als bei PDF Expert. Wiederum Markieren von Textpassagen geht in PDF Expert „einfacher“. Notability hat zwar auch Textmarker-Funktion und eine Automatik für gerade Linien, jedoch verstellt sich hier der Winkel zum eigentlichen Text manchmal, sodass die Markierung nicht parallel zum Text verläuft. Ist eher ein optisches Manko. Mal eben ein vorhandenes PDF bearbeiten geht in PDF Expert leichter von der Hand. Bspw. eine Seite drehen oder Seiten innerhalb einer PDF neu anzuordnen ist hier intuitiver.

Leider fehlt mir bisher auch die „EierlegendeWollMilchSau“ die alles vereint, daher sehe ich für mich keine andere Möglichkeit als eine Kombination mehrerer Apps einzusetzen. Goodnotes mochte ich eigentlich auch sehr gerne, jedoch hat Notability auf Grund der Anzeige von zwei Dokumenten nebeneinander in letzter Zeit den Vorzug bekommen. Werde aber mit iPadOS dann auch mal wieder Goodnotes testen.

OneNote hatte ich mal probiert, jedoch gefiel mir die Pencil Unterstützung nicht. Wie es aktuell aussieht kann ich nicht sagen.

Ordnerstruktur:
Hier spiel die Kombi der Readdle Apps (ScannerPro, Documents, PDF Expert) ihre Stärken aus, wie ich finde.
 

skyfall1

Erdapfel
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Danke für die Vorschläge.

Ich kann nicht komplett auf iOS umsteigen, weil gewisse Tools halt besser oder nur auf Windows laufen. Virtual Windows / Bootcamp auf MacBook Pro möchte ich nicht.

Was sind die Vorteile von Readdle Documents? Ich verwende aktuell PDF Expert als Dateimanager.

Notability finde ich auch interessant, leider nur iOS und sync über iCloud dafür kann ich Backup auf diverse Clouds.

Wie es aussieht muss ich wohl oder übel auf OneNote umsteigen. GoodNotes gefällt mir da viel besser (Pencil und Eigene Papiervorlagen).


Scanbot habe ich so eingerichtet: Scan automatischer Upload auf OneDrive oder NAS. OCR ist aktiv. Dateinamen Vorlage ist Jahr-Monat-Tag (2019-06-13) ich überlege ob ich nicht auf 20190613 oder 2019.06.13 umstellen soll.

Mail habe ich Spark und Mail probiert. Mail finde ich etwas einfacher und minimalistischer.

Oft wird ja Devonthink oder EverNote empfohlen. Was ist der Mehrwert?
 

Lezard

Gala
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Da mit iPadOS das iPad einen deutlichen Mehrwert bietet und die Dateiverwaltung optimiert wird, bin ich am Überlegen das papierlose Büro auf das iPad umzusiedeln.

Aktuell habe ich am Mac ein Image (.dmg Datei), in das ich all meine wichtigen Dokumente ablege. Das Backup dazu wird durch Time Machine auf eine externe Festplatte durchgeführt.

Nun bin ich am überlegen, wie ich das ganz auf das iPad transportieren könnte und dort ähnliche Möglichkeiten wie auf dem Mac habe.

Sprich:
1. Geschützter Bereich für die Dokumente am besten verschlüsselt wie im Image.
2. Möglichkeiten die Daten auch zu backupen. Ideal wäre natürlich auch hier auf einer externen (verschlüsselten) Festplatte. Oder gibt es hier schon sichere und zuverlässige Cloudlösungen?
 

Wuchtbrumme

Golden Noble
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Es hat bereits eine sehr gute Informationsquelle hier zum Thema papierloses Büro, allerdings mit Schwerpunkt Mac. So mache ich das auch und muss sagen: alles andere als die Lösung mit Devonthink Pro Office auf dem Mac sowie auf iOS und einem ScanSnap iX500 hat nicht die gleiche Klasse. Wenn ich alleine an Steuererklärungen denke, die dereinst trotz sortierter Ablage Tage gedauert hat...
 

FrankR

Gascoynes Scharlachroter
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Ja, bin nach einer Zwischenstation über Evernote auch wieder zu Devonthink Pro Office zurück und möchte es nicht mehr missen. Auf dem iPad Pro nutze ich Noteshelf mit dem Pencil für alle Arten von Notizen und bin zu 90% Papierlos.
 

Lezard

Gala
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Devonthink to Go lässt sich ja über die iCloud verschlüsselt synchronisieren. Welche Möglichkeiten habe ich denn, von der Datenbank noch ein zusätzliches Backup zu erstellen?
 

Wuchtbrumme

Golden Noble
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bei to go weiss ich es nicht, aber bei der Mac-Version hat es eine Datenbank im Dateisystem, die ganz normal über TimeMachine gesichert werden kann.

Update: In den to go-Einstellungen findet sich die Option, die iOS-DB von Devonthink im iCloud-Backup mitzusichern.
 

kelevra

Stahls Winterprinz
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PDF Expert nutze ich auch auf iOS und macOS.

Daneben Documents für das Dateimanagement mit iCloud als Cloud Speicher.
Schön an Documents finde ich die Möglichkeit, Ordner im Cloud Speicher automatisch auf das Gerät synchronisieren zu lassen.

Für Notizen mit dem Pencil nutze ich GoodNotes 5.

Papierdokumente landen über ScanBot in einem Ordner in iCloud. Auf dem Mac Mini läuft Hazel, dass auf Basis von Regeln die Dokumente automatisch in andere Ordner sortiert. Hier hilft auch die (halb)automatische Benennung in ScanBot enorm, die richtigen Regeln in Hazel auszulösen.
 
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DoktorToast

Kaiserapfel
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Ich "arbeite" seit bald 6 Jahren FAST papierlos (Ausbildung und Studium).
Mein absolutes Steckenpferd ist Evernote, und für mich leider unersetzbar auch wenn es viele Probleme hat.

Alle meine PDFs, Scans und Handschriften landen in Evernote. Evernote durchsucht sowohl Handschrift als auch PDFs und Word-Dokumente weshalb es quasi als meine zentrale Dokumentenverwaltung agiert.

Dadurch spare ich mir fast jegliches taggen und orientiere mich lediglich an den Notizbüchern.

Die Editierungsfunktionen von Evernote sind jedoch suboptimal. Dafür weiche ich auf PDF Expert oder Goodnotes aus.
Hier kommt jetzt auch einer der springenden Punkte: Wenn du ein Dokument editieren willst, welches bereits in Evernote vorhanden ist, musst du es erst exportieren, dann editieren und dann wieder importieren.

Bei Handschrift (Goodnotes/Scan) gehe ich deshalb auch so vor, dass ich die Notiz komplett fertigschreibe, und nach Abschluss aus Goodnotes als PDF exportiere und in Evernote ablege. Aus Goodnotes lösche ich sie dann meistens irgendwann.

Mein Workflow ist also suboptimal wenn du oft alte PDFs/Dokumente rauskramst und wieder an ihnen arbeitest.
Zum Sichern könntest du einfach deine Evernote Datenbank deinem Win10 Rechner auf deine NAS spiegeln o.ä.
Falls du konkrete Fragen hast (Evernote, Goodnotes, PDF Expert...) beantworte ich sie gerne.

Grade bei riesigen PDFs (mehrere hundert Seiten) greife ich aber regelmäßig zusätzlich noch zur Druckversion da es oft einfach besser zu lesen ist.
 

thalion0

Granny Smith
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Wie handelst du deine handschriftlichen Notizen bzw. womit erstellst du diese? Nutzt du hierfür Goodnotes und schiebst diese dann rüber zu Evernote oder legst du diese direkt in Evernote an?

Edit:
Ah du hast es ja bereits geschrieben. Das ist aktuell auch mein Problem .... ich möchte nicht alles verstreut haben.
 
Zuletzt bearbeitet:

mysteria

Finkenwerder Herbstprinz
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Folgende Hard- & Software für das papierloses Zuhause kommt bei mir zum Einsatz. Ich bin mit dieser Lösung sehr zufrieden.

  • Dokumentenscanner: Epson DS-360w (WLAN, Akku für mobilen Einsatz)
  • Scansoftware: Epson Scan 2 (Beim Scanner inklusive, läuft unter macOS und Windows)
  • Dateimanager: ForkLift
  • PDF Reader: PDF Expert (für Notizen, Stempel etc.)
  • Systemtool: Hazel (verschiebt automatisiert die gescannten Dokumente in die passenden Ordner)
  • Verschlüsselung: Boxcryptor (arbeitet mit vielen Clouddiensten zusammen. Kompatibel mit macOS, iOS, Windows)
  • Cloud: OneDrive (alternativ wäre natürlich auch iCloud denkbar)
 

Cobra82

Rheinischer Winterrambour
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Ich habe auf seit kurzem angefangen meine Dokumente mit Scanner Pro zu Scannen und auf den Synology zu Archivieren.

Habe mir gerade auch Documents geladen und über WebDAV Server mich mit dem NAS zu verbinden, leider Stürzt ab, hat das jemand auch das Problem?

Auch möchte ich PDF Experte kaufen aber wie ich sehe gibt es noch in App Käufe was beinhaltet das genau nur das bearbeiten?
 

orcymmot

Russet-Nonpareil
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Auch möchte ich PDF Experte kaufen aber wie ich sehe gibt es noch in App Käufe was beinhaltet das genau nur das bearbeiten?
Ja, wenn du auf das Bearbeiten von PDF verzichten kannst, kostet PDF Expert nur den Eigentlichen Kaufpreis. InApp-Kauf ist nur die Bearbeitung.
 

arokh12

Allington Pepping
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Ich habe auf seit kurzem angefangen meine Dokumente mit Scanner Pro zu Scannen und auf den Synology zu Archivieren.

Habe mir gerade auch Documents geladen und über WebDAV Server mich mit dem NAS zu verbinden, leider Stürzt ab, hat das jemand auch das Problem?

Auch möchte ich PDF Experte kaufen aber wie ich sehe gibt es noch in App Käufe was beinhaltet das genau nur das bearbeiten?

Du kannst auch FileBrowser nehmen. Die dort eingebunden WebDAV Server können auch über die Dateien App abgerufen werden.
 

Kaffee

Klarapfel
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FileBrowser kann keine Dateien mit einem Offline-Ordner synchronisieren, oder? Das finde ich eine Stärke von PDFExperte, denn man hat ja nicht immer Internet. Deshalb halte ich meine wichtigsten Daten so synchron auf iPad und auf meinem WebDAV Server.
 

DoktorToast

Kaiserapfel
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Ich habe auf seit kurzem angefangen meine Dokumente mit Scanner Pro zu Scannen und auf den Synology zu Archivieren.

Habe mir gerade auch Documents geladen und über WebDAV Server mich mit dem NAS zu verbinden, leider Stürzt ab, hat das jemand auch das Problem?

Auch möchte ich PDF Experte kaufen aber wie ich sehe gibt es noch in App Käufe was beinhaltet das genau nur das bearbeiten?

Ich möchte aufgrund der Preispolitik vom eigentlich guten PDF Expert abraten und ggf. mal PDF Viewer empfehlen. Bin vor kurzem umgestiegen und die Free Version ist völlig ausreichend finde ich (markieren geht da).

Für erweiterte Bearbeitungsfunktion wird aber glaube ich ein Abo fällig. Außerdem kann die App zwei Seiten kontinuierlich scrollen und hat Integration der Dateien App anstelle eines eigenen File Explorers was ich DEUTLICH intuitiver finde. WebDAV sollte dadurch nativ kein Problem und kostenlos sein. Die App ist meiner Meinung nach ein ideales Beispiel wie Entwickler neue iOS Funktionen einbinden sollten ohne ihre eigene Suppe zu kochen.
 

Cobra82

Rheinischer Winterrambour
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Gibt es auch eine gute Notiz app mit der ich zb bestimmte Dokumente im Notiz einpflegen man und auf alle Geräte verfügbar sind.zb über iCloud da Daten synchronisiert werden.

Die App sollte kein Abo Model sein wie Evernote.Aber einmalig was kosten ist kein Problem.
 

tkreutz

Roter Stettiner
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Gerade das Mac Book Pro mit virtualisiertem Windows wäre dann ja die bessere Integration zwischen mobilen Apple Geräten und Notebook. Neben Bootcamp und Parallels gibt es auch professionellere Virtualisierer z.B. Fusion Pro, mit recht vielfältigen Unterstützungsmöglichkeiten beim virtualisierten Windows. Das Office Paket gibt es auch für iPad, Mac Book Pro und Windows. Hier hätte man also auch recht umfangreiche Möglichkeiten einer Integration. Man kann zwar auch mit einem Windows Rechner auf die Cloud von Apple zugreifen, aber die Integration ist nicht so toll. Zwei Fragen in diesem Zusammenhang:

a) Was genau spricht gegen das virtualisierte Windows (vielleicht sind noch nicht alle Möglichkeiten ausgelotet - nicht mögen - ist ein recht schwammiges Argument. Nicht mögen, weil....

b) Welche Aufgaben genau sind ausschließlich an den Windows Rechner gebunden, die ein Apple Notebook ausschließen ?