Papierlos - hoffnungslos?

[Benutzer 250503]

So, hab mal paperless-ngx nach dieser Anleitung im Docker-Container auf meiner DS718+ installiert.

Morgen, ich habe das mal auf einer DS220+ mit 2GB Arbeitsspeicher aufgesetzt und es hat das System vom Speicher her komplett überlastet. Ich hätte laut Netz den Speicher auf min4 besser 8GB aufstocken müssen.
Es stellte sich auch die Frage nach der Verfügbarkeit der Daten.
Im meinem Falle müsste das NAS extern angesprochen werden könne, was ich nicht machen wollte.
Um meine 4 Rechner, davon drei mobile ensure zu halten, müsste ich andere Abläufe finden.
Es wurde so ein Hybride aus Nextcloud extern und DS220+ in Verbindung mit Paperwork.
Das ist bis auf MacOS unter Linux und Windows verfügbar und somit die Daten immer vorhanden auch unterwegs.
Unter MacOS wird das über eine VM mit Linux erledigt und es läuft extrem schlank und stabil inkl Scanner und OCR und das sogar im Terminal für die Fetischisten unter uns
Synchronisiert über Nextcloud und via Synology Drive Client auf die DS220+ ist der Datenbestand auf allen Devices ensure und das auch wenn mal kein Netz verfügbar sein sollte.

 

[Sequoia]

Ich habe noch einen 8GB Speicherriegel für die DS220+ übrig. Willst Du ihn haben? 😉

 

[dtp]

Morgen, ich habe das mal auf einer DS220+ mit 2GB Arbeitsspeicher aufgesetzt und es hat das System vom Speicher her komplett überlastet.

Das verwundert mich etwas. So sieht es aktuell bei mir mit der Speicherauslastung aus.



Ich nutze übrigens keinen Portainer.

Im meinem Falle müsste das NAS extern angesprochen werden könne, was ich nicht machen wollte.

Geht doch recht problemlos über Synology Drive oder DS file mittels QuickConnect (ergänzend auch mit 2FA) oder alternativ über eine VPN-Verbindung.

 

[Benutzer 250503]

Geht doch recht problemlos über Synology Drive oder DS file mittels QuickConnect (ergänzend auch mit 2FA) oder alternativ über eine VPN-Verbindung.

Ich weis aber ich lege diesen externen Zugang auf mein NAS trotzdem nicht.

und das mit dem Speicher siehst du mit 2,7GB gesamt das dies nicht wirklich laufen würde und wenn extrem zäh.
Danke trotzdem für das Feedback

 

[AndaleR]

Es gibt da übrigens die kostenlose iOS-App Scan4Paperless. Konnte ich jedoch noch nicht ausprobieren. Hab sie mir aber schon mal installiert.

Wenn das die App ist, die von denen selbst kommt, dann ist sie wohl eher nicht wirklich gut geeignet. Die Erkennung der zu scannenden Dokumente soll sehr schlecht sein.

Aber Du kannst es ja mal testen und berichten.

 

[dtp]

und das mit dem Speicher siehst du mit 2,7GB gesamt das dies nicht wirklich laufen würde und wenn extrem zäh.

Öh, das liegt aber daran, dass bei mir der ioBroker so viel Speicher braucht. paperless-ngx braucht dagegen nur knapp 250 MB.

Wenn das die App ist, die von denen selbst kommt

Laut App Store ist sie von einem Entwickler namens Christian Hofmann. Ich weiß aber nicht, ob der auch direkt etwas mit dem OSS-Projekt paperless-ngx zu tun hat.

 

[Benutzer 250503]

Öh, das liegt aber daran, dass bei mir der ioBroker so viel Speicher braucht. paperless-ngx braucht dagegen nur knapp 250 MB.

Na ja das ist doch klar und dennoch ist 2GB vollkommen unterdimensioniert zumal im parallelen Indexing bei Photos
schon mal an der 2Gig Grenze gekratzt wird.
Du musst bei Ngx auch alle Module zusammenrechnen und das schwankt dann ganz schön stark und OpenPaperWork braucht 25MB Lokal und bleibt immer Sync.

 

[Keef]

Das sind die möglichen vorprogrammierbaren Ziele - inkl. OCR - mit QuickScan:

 

[dtp]

Hab jetzt erst mal einen neuen Benutzer in paperless-ngx angelegt. Das geht über den Auswahlpunkt "Administration" im Web-Fenster. Dann erscheint die folgende Ansicht.



Anschließend muss man dann noch einen API-Token für den Nutzer erzeugen.



Danach kann man dann in der App Scan4Paperless die entsprechenden Daten eingeben.



Tja, das erste Hochladen ging leider schon mal in die Hose. Außerdem hat es ganz schon gedauert, bis die Verarbeitung abgeschlossen war. Locker zwei Minuten nach dem Upload mit der App.



EDIT: Fehler gefunden. Ich hatte den Nutzer "consumer" gelöscht. Das darf man nicht tun (klick). Nach erneutem Anlegen des Nutzers "consumer" mit beliebigem Passwort klappt es nun.



Die OCR des mit der App Scan4Paperless abfotografierten und hochgelandenen Dokuments funktioniert übrigens auch ganz gut.

Na ja das ist doch klar und dennoch ist 2GB vollkommen unterdimensioniert zumal im parallelen Indexing bei Photos
schon mal an der 2Gig Grenze gekratzt wird.

Stimmt. Wenn paperless-ngx arbeitet, geht der RAM-Bedarf schon ganz schön in die Höhe. Sei's drum. Man kann ja den RAM der DS relativ leicht aufrüsten.

 

[Benutzer 250503]

Stimmt. Wenn paperless-ngx arbeitet, geht der RAM-Bedarf schon ganz schön in die Höhe. Sei's drum. Man kann ja den RAM der DS relativ leicht aufrüsten.

ich weis das das sehr leicht funktioniert und nicht die Welt kostet.
wie geschrieben, sicher eine tolle Geschichte aber in meinem Fall würde ich sogar sagen etwas über das Ziel hinaus geschossen.
Und ehrlicher weise sollten wir klar sagen, das das Teil gut in die Unternehmensstruktur passt aber für den One Person privat User schon alleine von der Admin und Einrichtung her etwas zu Aufwendig erscheint zumindest für mich.
Als Lehrstück allemal gut, habe aber mit Nextclaud alles abgedeckt und die DS dient als Endlager und Sicherung für die Fotos, allerlei Daten und läuft in der Regel nur bei bedarf und ist sonst OFF.

 

[dtp]

...aber für den One Person privat User schon alleine von der Admin und Einrichtung her etwas zu Aufwendig erscheint

Nun ja, es ist sicherlich nicht trivial, und man sollte schon ein paar Vorkenntnisse (z.B. bzgl. Linux, Docker, etc.) mitbringen. Aber es ist machbar.

Und auch andere Systeme müssen ja entsprechend vorkonfiguriert werden, damit sie die gescannten Dokumente automatisch weiterverarbeiten können. Mir wäre jetzt z.B. neben der Umwandlung in durchsuchbare PDF-Dokumente auch eine automatische Umbenennung und Ablage in entsprechenden Unterverzeichnisse wichtig. Aktuell weiß ich aber noch nicht, ob paperless-ngx das liefern kann.

 

[Keef]

Fujitsu ScanSnap mit Abbyy FineReader for Mac und Hazel waren für mich das Ergebnis einer ebenfalls langen Suche nach einer stationären Lösung.

Für die mobile Aufnahme nutze ich QuickScan - ebenfalls mit OCR.

 

[coldjack]

Fujitsu ScanSnap mit Abbyy FineReader for Mac und Hazel waren für mich das Ergebnis einer ebenfalls langen Suche nach einer stationären Lösung.

Für die mobile Aufnahme nutze ich QuickScan - ebenfalls mit OCR.

Welchen scansnap hast du?
Gruß coldjack

 

[Keef]

Es ist der iX500. Die Abbyy-Software war damals Bestandteil des Kaufs.
Es lässt sich aber problemlos andere Software - z. B. PrizmoPro - in den Arbeitsablauf mit einbinden.

 

[dtp]

Ich habe bei eigentlich allen Einzugscannern das Problem, dass sie Blätter sehr schlecht eingezogen bekommen, wenn sie entlang der langen Seite geknickt sind (macht man ja häufig, wenn man DIN-A4-Blätter in kleinere Umschläge packt). Da werden dann oftmals mehrere Blätter auf einmal eingezogen. Geht das mit den Fujitsu-Scannern besser?

 

[Keef]

Ein Papierstau lässt sich sehr einfach beheben, zumindest bei dem iX500.
Bei stark gefaltetem Papier glätte ich das Papier erst mal über dem Oberschenkel. Unorthodox, aber es funktioniert. 😙
Es kommt jedoch relativ selten vor.

 

[tobeinterested]

Ein Papierstau lässt sich sehr einfach beheben, zumindest bei dem iX500.
Bei stark gefaltetem Papier glätte ich das Papier erst mal über dem Oberschenkel. Unorthodox, aber es funktioniert.
Es kommt jedoch relativ selten vor.

Kann ich bestätigen, Papierstau extrem selten.
Perfekt wie der alles auf Maß schneidet, und für extra lange Quittungen muss man nur die Scan Taste länger drücken, dann haut der auch einen 10 m langen Ikea Bong durch

 

[dtp]

Klingt gut. Aber das ist ja nur die eine Seite der Medaille. Spannend ist ja dann auch die Weiterverarbeitung der gescannten Dokumente. Sprich, eine möglichst automatisch ablaufende Ablage und Namensgebung. Und genau dort scheint mir eine Stärke von paperless-ngx zu liegen. Allerdings muss man das eben auch erst mal alles inertial einrichten. Wie man da dann die Korrespondenten, Tags und Co. vergibt, ist noch eine spannende Aufgabe. Paperless-ngx hat dann aber ja auch noch eine integrierte KI, die in der Lage ist, zu lernen und die Ablage weiter zu automatisieren. So zumindest die Theorie.

Vielleicht sollte ich meine Krankenkasse mal fragen, ob man die abfotografierten und entsprechend aufbereiteten Arztrechnungen mit der App nicht auch lokal speichern kann.

Hierzu vielleicht noch kurz eine Ergänzung. Ich hatte meine private Krankenkasse (LKH) mal diesbezüglich angeschrieben und dann auch prompt einen Rückruf erhalten. Kurzum, es gibt sogar bereits in meiner App eine Funktion, die abfotografierten Belege und Rechnungen zu exportieren. Sie werden dann als gezipptes tar-Verzeichnis gespeichert. Nach dem Entpacken konnte ich die Dateien dann recht einfach in paperless-ngx einlesen. So kann ich mir diesbezüglich auf jeden Fall schon mal etwas doppelte Arbeit ersparen.

 

[Sequoia]

Ich dachte, dass es normal sei bei den PKV Apps?

Eine Leistungsabrechnung meiner Tochter. Einfach zu teilen / zu speichern.

 

[Keef]

@dtp

Klingt gut. Aber das ist ja nur die eine Seite der Medaille. Spannend ist ja dann auch die Weiterverarbeitung der gescannten Dokumente. Sprich, eine möglichst automatisch ablaufende Ablage und Namensgebung.

Da gibt es aus meiner Sicht zwei Möglichkeiten.

1. Entweder nutzt Du die rudimentäre Namensvergabe von der Scan-Software (Korrespondenten, Tags usw. ist wegen der OCR-Verarbeitung (Abbyy FineReader für Mac) nicht erforderlich, Daten bleiben weiter unberührt in dem vorgegebenen Ordner) oder

2. Du lässt diesen vorgegebenen Ordner von der Software Hazel überwachen. Es sind - ähnlich wie bei Mail oder Outlook - Regeln aufzustellen.
Bei Eingang von Dateien können
- verschiedene Datentypen in unterschiedlich zu benennende Ordner verschoben,
- Dateien mit zu bestimmenden Voraussetzungen umbenannt,
- Tags vergeben,
- Kopien der Dateien in weiteren Ordnern abgelegt (usw.)
werden.

Wird die ScanSnap Cloud genutzt, lassen sich Dokumente auch ohne den Computer einschalten zu müssen scannen.
Dann ist Hazel aber erst einmal außen vor.