Mobile Auftragserfassung für Servicetechniker & Handwerk

[wavelow]

Hallo.

Ich bin im technischen Aussendienst tätig, habe mein eigenes kleines Firmchen und bin irgendwann vom leidigen Papier aufs iPad zur Auftragsverwaltung umgestiegen. Zwar noch relativ Oldschool mit ausfüllbaren PDFs die ich mir mühselig erstellt habe. Dafür bilden sie die "alten" Papierdokumente 1:1 nach. Der Kunde kann das PDF auf dem iPad unterschreiben und erhält seine Kopie per e-mail. Das mache ich nun eine ganze Zeit so und es funktioniert prima.
Nachdem die Kunden dies auch besser akzeptieren als ich dachte, wollte ich das Ganze mal weiter optimieren. Denn immer noch sammelt sich ein Haufen - wenn auch digitaler - Dokumente auf dem Rechner an. Diese lassen sich nicht besonders gut suchen noch Querverbindungen finden und alles liegt in Ordnern u.v.m.

Also habe ich mich auf die Suche nach mobilen Auftragsverwaltungen gemacht. Tja und stelle fest: so wirklich viel gibts da gar nicht für die Apple Welt. Ich fange mal an die besten Lösungen auzulisten die ich entdeckt habe:

Fertige Lösungen:
- Simplias mfr Aussendienst
- AddiGo Service Report
- Jordrs - Job Order Management

Zum selber stricken:
- TapForms
- Ninox
- Filemaker

Die fertigen mobilen Auftragsverwaltungen für iPad & Mac:
Die Lösung von Simplias, mfr Aussendienst scheint mir zur Zeit die ausgereifteste App zu sein die es gibt. Wirkt sehr professionell gemacht und außer auf dem iPad gibts auch ein Backend für das Büro (browserbasiert) von dort aus kann man alle Aufträge den Techniker zuweisen und zurück gemeldete Aufträge weiter verarbeiten.
Dafür geht sie mit € 29,- pro User und Monat auch kostenmässig ganz nach oben. Pro User € 348,- pro Jahr. Da man selbst allein mind. 2 User braucht: Innendienst und Außendienst, verdoppelt sich der Betrag auch noch.

Die m.M. nach zweitbeste Lösung ist AddiGo. Schon ganz gut gemacht, ebenfalls fürs iPad mit Backoffice im Browser aber weit weniger Funktionen als Simplias mfr. Für die meisten Zwecke sollte es reichen. Mir reicht es so leider nicht bzw. kann man bestimmte Dinge auf den Berichten nicht ausblenden oder andere für mich wichtige Faktoren fehlen (Fahrtzeiten z.B.)
Die Kosten bewegen sich mit 39,90 pro Monat bis zu 5 Usern auf ähnlichen Niveau wie Simpleas, rechnet sich aber mit jedem Aussendienstler mehr. Für einen alleine ist es teurer, ab dem zweiten User wirds schon günstiger als Simpleas. Hier wären bei einem Ein-Mann Betrieb stolze € 478,80 fällig pro Jahr.

Der Dritte im Bunde ist Jordrs. Eine iPad Anwendung und zwar nur fürs iPad. Das schränkt die weitere Verarbeitung der Daten im Büro schon erheblich ein. Die Aufträge werden per iCal, also über den Apple Kalender an die Mitarbeiter verteilt. Jeder Mitarbeiter hat dann halt einen eigenen Kalender und man füttert z.B. am Mac den Kalender mit den Serviceterminen. Ist nicht wirklich unpraktisch denn hier terminiere ich ja auch wirklich meine Termine.
Aber auch hier fehlen wieder Fahrtzeiten. Auch wie man mehrtägige Einsätze damit abrechnen will erschliesst sich mir nicht.
Die Kosten belaufen sich auf € 139 Euro bei jährlicher und € 11,99 bei monatlicher Zahlungsweise. So wirklich was gespeichert wird von Jordrs nicht viel, da ja alles nur per Kalender an das iPad gesendet wird. Daher wird es auch über verschiedene Apple Acounts funktionieren.

Die Selbermacher Lösungen:
Tja... und dann habe ich mich herumgequält und mit TapForms und Ninox versucht so etwas aufzubauen. Rein technisch würde es sicher funktionieren. Nur bin ich kein Datenbankexperte und die Arbeit ist schon mühselig. Und Filemaker fällt gleich ganz raus, da die Kosten immens sind und die umständliche Synchronisierung per Server oder Filemaker Cloud, für die man wieder einen Amazon AWS Zugang braucht ist mir zu nervig.
Mit TapForms habe ich so langsam sogar was hinbekommen was brauchbar ist. Leider lassen sich mit TapForms die Layouts auf dem iPad nicht anpassen. Man muss nehmen wie es kommt und da ich das den Kunden vor die Nase halten muss, siehts halt nicht so elegant aus wie andere Lösungen.
Mit Ninox gehts prinzipiell auch aber ich komme einfach nicht mit dem merkwürden Design von Ninox klar.
Und will man ausserhalb der iCloud synchronisieren wird der Webservice von Ninox fällig der mit € 8,33 pro User zu Buche schlägt.
TapForms liesse sich auch ausserhalb der iCloud synchronisieren, hierzu wird Apache CloudDB verwendet welches günstig zu realisieren wäre. 1&1 bietet sogar fertige Cloud Server an auf denen man per 1-Click die gängisten Open Source Apps installieren kann (eben auch CouchDB). Hier wäre man im Jahr z.B. mit € 60,- dabei


Gibts noch andere schöne Lösungen für mobile Auftragsverwaltung per iPad die ich noch nicht entdeckt habe?
Nun ist mein Gedankengang, dass ich ja wohl nicht allein mit dem Wunsch nach so einem System sein kann. Vielleicht gibts sogar ein cooles Open Source Projekt welches man sich auf seinen Webspace installieren kann oder oder oder...
Ich habe mir sogar Daylight installiert. Weiss aber partout nicht was ich damit anfangen soll.

Letztlich funktioniert auch alles wie es ist. Aber wozu hat man die ganzen schönen Apfelgeräte wenn man sie nicht auch mal versucht wirklich produktiv einzusetzen.

 

[Ipadpro]

Schau dir mal die biden an —> Trello, meistertask....

Guck mal bei larsbobach.de vorbei, der unterstützt Handwerksbetriebe bei der Arbeit, da ist bestimmt was dabei für dich.. er zeigt auch diese beiden Apps und den Einsatz (YouTube)

 

[Wuchtbrumme]

Alternative zur Alternative, wenn Du mit Deinem Workflow eigentlich gar nicht unzufrieden bist: schau Dir doch Devonthink Office an, durchsucht PDFs (dass man PDFs durchsuchbar macht, darauf solltest Du natürlich achten).

 

[JohnSteed]

Mir fällt noch gFM Business ein https://gofilemaker.de/gfm-business-warenwirtschaft/gfm-business-free/

Basiert auch auf Filemaker jedoch ist FilemakerGo (iPad) zumindest kostenfrei und es gibt auf der Webseite eine Testversion in der 100 Datensätze umsonst sind zum testen etc.

 

[wavelow]

Hi.. Danke für die Hinweise und Tipps... Habe mich vielleicht etwas missverständlich ausgedrückt: Ich suche keine Dokumentenverwaltung und auch kein Fakturaprogramm. Die ganzen Büro Pakete usw. brauche ich für meine Sachen überhaupt nicht, die sind meist völlig überfrachtet mit Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferscheinen usw. usw. Bis ich das alles ausgefüllt habe, habe ich den Job schon erledigt
Buchhaltung will ich zudem eh komplett vom alltäglichen Wahnsinn trennen und mache dies auch konsequent seit Jahren.
Habe mir eben gfBusiness angesehen und es ist wieder ein typisches Buchhaltungs Tool. Sowas suche ich ja nicht.

Was ich brauche ist eher eine Report Software. Ich muss mich an die Vorgaben meiner Auftraggeber halten die mir quasi einen Report mitgeben, den ich ausfülle und vom Kunden unterschreiben lasse. Diesen sende ich an meinen Auftraggeber wieder zurück. So in etwa kann man sich den Ablauf vorstellen. Zu diesem Report können noch weitere Dokumente kommen wie Checklisten, Detailberichte, Fotoberichte usw. Das alles muss dann jeweils gebündelt pro Auftrag zum Auftraggeber zurück. Vorher ziehe ich mir noch die Infos aus diesen Unterlagen für meine Rechnungen.



Stöbere grad durch die Filemaker Seiten....
Alles sehr viel Input dort. Ich verstehe bzw. finde nicht: Wenn ich nur bis zu 5 Benutzer habe, was kostet dann die Filemaker Server Lizenz? Steht nirgends. Um das zu erfahren müsste ich erst meine Seriennummer eingeben, die ich ja aber nicht habe.
Ich könnte Filemaker Server hier bei mir auf einem kleinen Mac Mini oder Windows Rechner laufen lassen? Es würden ja nie viele Benutzer gleichzeitig drauf zugreifen, es wäre ja nur kleine Datenmengen die mal synchronisiert werden müssten. Ich dachte an unterwegs mit Filemaker Go und im Büro halt Filemaker. Würde das so funktionieren?
Kenne mich mit Filemaker bisher gar nicht aus.

 

[JohnSteed]

Bei Filemaker wird die Miete bei Neuverträgen (Server und Verbindungen) favorisiert und der permanente Erwerb ist schon viel teurer wie die Miete ... .

Die Frage ist wahrscheinlich eher wie die Daten bearbeitet werden sollen.

Ich verstehe das Szenario so:
Daten werden im Rechner im Büro verarbeitet und auf 5 iPads werden Daten größtenteils erfasst und eventuell auch als Bericht verschickt.

Das würde auch ohne Server gehen, da bis zu einer begrenzten Menge an Clients der PC / Mac als "Server" fungieren kann.
Du kannst also die Datenbank (App) im Netzwerk mit Benutzerrechten und allem freigeben.
Permanent 5 Rechner (Mac, PC, iPad ) so den ganzen Tag so zu "versorgen" wird nicht empfohlen und dies über das Internet zu tun wird auch nicht empfohlen, "geht" aber auch.

Da Du wahrscheinlich nicht dieselben Datensätze an mehreren Stellen "gleichzeitig" bearbeitest, solllte der Sync im Büro zwischen PC/MAC und ipad nicht allzu komplex zu scripten sein ... .
Du aktualisiert vielleicht mal Adressen etc auf den iPads aber eigentlich werden dort Daten erfasst, die Du dann auf die den PC / MAC überträgst. Wenn Du wirklich viele Datensätze "hin und her" synchronisierst, würde ich eher FMServer mit einem synctool empfehlen ...

In Deinem Szenario wäre eine Filemaker Pro Version für 399 Euro inkl. MwSt aus meiner Sicht ausreichend und auf den iPads FMgo kostenfrei.
Filemaker Pro Advanced ist jedoch eher zum programmieren empfehlenswert, da man Tabellen kopieren kann, eigene Funktionen integrieren und besser Scripte debuggen kann ... .

Für Lizenzberatungen, Lizenzerwerb und als Forum kann ich filemaker-magazin.de empfehlen.

Würde Dir anraten erst eine kostenfreie Testversion der Software zu laden.
https://filemaker-magazin.de/service/produktinfos/filemaker-16-0/

Natürlich kann man auch eine alte Lizenz bei eBay etc erwerben und dann günstiger updaten oder die benutzen.

Wir setzen übrigens selbst einige eigene Filemaker Lösungen unter WIN, OSX und FMGo ein (mit Server) um zum Beispiel Projektdaten (Text und Bilder) und Abnahmen offline zu erfassen oder ERP Daten online zu bearbeiten und einzusehen ... .

 

[wavelow]

Vielen Dank JohnSteed....
Ich teste das grad mit der Testversion und konnte auf Anhieb die ersten funktionierenden Formulare erzeugen. Das Layout ist schon mal bedeutend schöner als was ich mit Ninox und Co. bisher machen konnte. Schliesslich muss ich dem Kunden sowas zur Unterschrift auf dem iPad vorlegen. Zumindest in diesem Moment sollte es "was hermachen".
Deine Szenariobeschreibung passt so: mal einer, mal drei Leute sind draussen unterwegs und arbeiten ihre Jobs ab. Diese Aufträge sollen sie natürlich einfach in der Datenbank abgreifen können am Montag. Dann vor Ort beim Kunden bearbeiten, ausfüllen und das wäre es ja schon. Im Büro würden die fertigen Berichte ja dann schon vorliegen und könnten weiter verarbeitet werden.

Es ist eigentlich eine simple, nicht sehr komplexe Sache was ich haben möchte. Es wird nie viel gleichzeitig erfasst. Die Berichte werden im Büro vorbereitet am Freitag und stehen den Leuten und mir natürlich am Montag einsatzbereit zur Verfügung. Das ist eigentlich alles. So wie ein Handwerker im Normalfalle den Leuten die Auftragszettel in die Hand drückt und diese die nach den Jobs ausgefüllt wieder einreichen. Das ist alles.

Aber: Ich sehe auch, dass mich die Funktionsvielvalt von FM Pro erschlägt. Aus meinen Amateurdatenbankprogrammen bin ich gewohnt mir den gewünschten Feldtyp einfach heraus zu picken. Bei FM gibts gar nicht so viele Feldtypen zur Auswahl. Stattdessen wohl dieses "Containerfeld" in dem wohl dann die gewünschten Dinge passieren sollen. Aber wie bekomme ich dort z.B. ein Unterschriftenfeld hin? Ich habe es auf dem iPhone geschafft, musste aber erst zweimal klicken und es dann auswählen. Das müsste doch auch sofort als Unterschriftenfeld sichtbar sein?!
Ich glaube ich bräuchte einen Profi der mir die Grundlagenbank aufbaut wie ich es brauche. Sollte für jemanden der sich auskennt wohl nicht super schwierig sein. Kleinere Layoutänderungen usw. bekomme ich ja schon jetzt nach Minuten selber hin.

Generell aber bin ich bis jetzt sehr angetan. Das Look & Feel ist Klasse.

 

[wavelow]

Ich bin echt zu blöd für sowas.
Gibts hier jemanden der mir eine Database in Filemaker erstellen könnte? (ohne Layout, nur die Funktionen). Das nötige Diagram und wie die Verknüpfungen sein müssten habe ich schon erstellt. Eigentlich sieht es total simpel aus. Ist es wohl auch. Aber ich bin kein Mensch für Datenbankprogrammierungen glaube ich Entlohne die Mühe selbstverständlich auch.

 

[JohnSteed]

Schick mal eine PN mit den Daten.
Ich schau mir das mal an wie aufwendig das ist.

Ansonsten gibt es natürlich die Möglichkeit unter filemaker-magazin.de danach zu fragen und es von einem wirklichen Profi erstellen zu lassen ...

 

[wavelow]

Danke für das Angebot. Habe ich gleich mal ausgenutzt und eine PN geschickt.

 

[Man In Red]

Evtl. ist ja auch Evernote eine Alternative für Dich. Da kannst Du alle Dokumente von einem Kunden entsprechend ablegen bzw. vertaggen und von dort auch wieder verschicken. Gerade mit Fotodokumentation, weiteren Berichten etc. kann das helfen.

 

[wavelow]

So... Vielen Dank für die Tipps und Hinweise. Evernote hatte ich schon probiert. Ist nicht für das geeignet was ich machen möchte. Eigentlich ist gar nichts von der Stange erhältlich was meinen persönlichen Workflow abdeckt. Da ich meine Arbeitsweise nicht ändern möchte und teilweise aufgrund Kundenvorgaben auch gar nicht kann, musste also was Eigenes gebastelt werden.

Ich hatte auch professionelle Anbieter von solchen Auftragssystemen angefragt. Weil deren Lösungen derart unflexibel sind, dass ich nicht mal im Ansatz damit arbeiten konnte und teilweise wichtigste Faktoren nicht mal enthalten noch einstellbar sind, gingen auch die nicht out of the box. Ich sollte für die Änderungen viel Geld bezahlen und müsste diese Lösungen anschliessend immer noch teuer pro Monat mieten. Irgendwann hatte ich genug und beschlossen, nu machste das eben selber.

Zunächst möchte ich mich beim User JohnSteed herzlich bedanken. Er hat sich die Mühe gemacht in FileMaker die ersten Gerüste aufzubauen damit ich mich in FileMakers Arbeitweise besser hineindenken kann. Das war unglaublich cool von ihm und ich werde mich auch noch mit FM beschäftigen. Aber für eine schnelle Lösung ist FileMaker nicht geeignet. Da bedarf es doch mehr Einarbeitung als FileMaker in der Werbung behauptet. Da waren wir uns beide schnell einig. Abgesehen von den Kosten für FM und vor allem die FileMaker Server Lizenz pro Jahr. Die wären noch nicht mal das Hauptproblem aber bis man mit FM was lauffähiges als Laie auf dem Gebiet gebaut hat, dauert es.

Das muss schneller gehen. Und ging auch!
Das ist hier ist mein Erfahrungsbericht und eine Art Review zum Tool TapForms. Vielleicht helfen die Infos ja mal jemanden.

Mein erstes mobiles Auftragsmanagementsystem steht nun und funktioniert!
Wie das? Ich habe das mit etwas Hilfe des Entwicklers komplett mit dem Tool TapForms aufgebaut. Anfangs etwas skeptisch weil mir die Software immer etwas verspielt vorkam. Auch wurde in Tests irgendwie nie erwähnt, dass TapForms durchaus mit relationalen Datenbanken arbeiten kann, Formeln, Berechungen, alles möglich. Die Skepsis wich mit jedem neuen Feature welche ich einbaute und das tatsächlich funktionierte. Mittlerweile bin ich völlig begeistert. Denn die Sache läuft richtig rund und gut. Und genauso wie ich es für meine Jobs brauche.
Die Synchronisierung klappt ebenfalls perfekt zwischen allen Geräten. Wenn der Techniker draussen seine Unterschrift vom Kunden bekommt, kann ich das quasi simultan im Büro sehen. Ich könnte die Rechnung schon raus senden, da sitzt der Techniker noch nicht mal wieder in seinem Auto

Backoffice Synchronisierung mit den Technikern draussen
Zur Zeit läuft das alles noch über meine ganz normale iCloud von Apple. Wenn ich das System aber mit anderen Leuten nutze geht das schlecht. Hier bietet TapForms zum Glück Alternativen an: IBM Cloudant oder eigenen CouchDB Server zum synchronisieren. So kann man mit allen ausserhalb der eigenen iCloud zusammenarbeiten. Bei 1&1 gäbe es sogar schon 1-Klick CouchDB ab 4,99 pro Monat. Oder man stellt sich selber einen kleinen MacMini oder alte Windows Möhre ins Büro und installiert CouchDB dort. Das wäre quasi der FileMaker Server Pendant für TapForms. Nur viel günstiger weil kostenfreie Lizenz.
Ich werde das mit CouchDB mal hier auf meinem MacBook Air ausprobieren und wenn das funktioniert, dann muss im Alltagsgebrauch ein gebrauchter MacMini den Server Job übernehmen. So kann ich auch die neue Datenschutzverordnung besser dokumentieren weil alles unter eigener Kontrolle und im Hause bleibt. TapForms kann im Übrigen die Datenbank auch noch verschlüsseln.

Hier erstmal ein paar Screenshots der ersten gebastelten Version:

Verspielt, albern im Büro:

Aber seriöse Berichte für den Kunden:

Terminierung direkt aus dem Tool in den Apple Kalender inkl. Backlink zum Auftrag:

Schon mal schauen wo es so hingeht:

Ersatzteilverwaltung ist an Bord:

Die Werbung auf dem ersten Screen musste sein weil auf meinem Template ein paar freundliche Comicfiguren von Herrn Schulz die Büroarbeit freundlicher gestalten. Aus markenschutzrechtlichen Gründen habe ich den Screenshot halt dann mit Werbung für TapForms zugepappt.

iPad & iPhone
Alles was man im Backoffice sieht, spiegelt sich auch sofort auf den iOS Geräten. Erfasse ich also einen neuen Auftrag dann sind die Sekunden später auch auf den iOS Geräten zu sehen. Natürlich funktioniert das auch andersherum.
Auch wenn die iOS Geräte kein Netz haben kann man ganz normal arbeiten. Ob TapForms die gesamte Datenbank auf die Geräte lädt weiss ich noch nicht, kläre ich grade. Das wäre auf der einen Seite prima, denn es gibt halt nicht überall Netz. Das Negative wäre, dass man mit der Zeit iOS Geräte mit entsprechenden Speicher benötigt. Was ich jetzt nicht so tragisch finde wenn die Sache läuft.
Denn hier haken z.B. viele professionelle Lösungen schon. Wenn ein Techniker in einer Anlage ist in der er null Empfang hat aber eine wichtige Dokumentation benötigt, kommt er mit vielen Lösungen dann gar nicht da heran weil sie in der Cloud liegt. Dieses Problem hatte ich selber oft genug mit meinen PDFs in der iCloud.
Daher ist alles auf dem Gerät gespeichert eigentlich schon ganz gut und sinnvoll.

Nachteil der TapForms iOS Version
Noch ist es nicht möglich verschiedene Layouts auf den iOS Geräten zu erstellen. Es gibt nur eine Ansicht. Man scrollt sich quasi durch den Auftrag durch. Für den Kunden etwas unkomfortabel den Bericht dann zu erfassen. Es geht aber es könnte noch besser gehen. Ich habe dem Entwickler hier auch schon ein paar Wünsche geschickt. Schaun wir mal.

Backoffice
TapForms läuft auf jedem Mac und bietet mehr Möglichkeiten in den Layout Geschichten als die iOS Version. Formulare für den Ausdruck und Bildschirmansichten lassen sich bis ins letzte Detail an die eigenen Wünsche anpassen. Und letztlich ist das der entscheidende Punkt: Das was hinten rauskommt muss passen. Und das tut es.

Aber nichts ist ohne Haken: Noch kann TapForms keine mehrseitigen Dokumente drucken. Klingt komisch ist aber so. Hier musste ich einige Formulare etwas anders gestalten und nun klappt auch das. Ich bin eh ein Freund davon, nicht zu viele Informationen auf ein Blatt Papier zu quetschen. Ich denke aber, dass der TapForms Entwickler an dem Problem dran ist. Man kann natürlich einfach für jede Seite ein Layout erstellen und dann manuell alle Seiten ausdrucken. So kann man sich zumindest erstmal behelfen.
Meine Auftraggeber wollen zum Glück die PDFs eh einzeln weil sie die in ihre SAP und sonstigen Systeme an die richtige Stelle einpflegen müssen. Von daher stört mich dieses Druckmanko zur Zeit gar nicht.

Auftragserfassung
Wenn ich neue Aufträge erfasse, kann ich die auch gleich in den Kalender von TapForms eintragen wenn der Auftrag schon einen Termin hat. Das wird sofort auch in den gewünschten Apple Kalender kopiert inkl. einem Backlink. Klickt man später im Apple Kalender auf den Backlinkt öffnet sich sofort TapForms mit dem entsprechenden Auftrag. Also noch einfacher kann man es den Leuten kaum noch machen.

Lagerverwaltung
Ist ebenfalls schon eingebaut. Wenn man vor Ort Teile verbaut kann man diese direkt im Autrag aus der Lagerliste herauspicken und der Bestand wird automatisch angepasst (also soll, noch fehlt mir hier die genaue Formel wie das geht). Aber es ist integriert und im Groben funktioniert es schon.

Routenplaner
Im Prinzip ist da was eingebaut wie man sieht. Aber Routen planen geht irgendwie noch nicht. Aber da werde ich mal nachbohren. Immerhin kann man ganz normal innerhalb der Anwendung bei Google Maps schon mal schauen wo es hingeht ohne zum Browser wechseln zu müssen.

Checklisten, zusätzliche Formulare
Neben dem Hauptauftragsschein müssen oft noch zusätzliche Formulare ausgefüllt oder abgehakt werden. Auch das ist integriert und man kann das bequem am iPad erledigen. Im Office von TapForms sind dann über verschiedene Reiter die einzelnen Formulare fix und fertig ausdruckbereit.

Dokumente, Software, Prospekte, Wissen
Da man unterwegs ständig auf irgendwelchen Infos, Software, Fotos, Notizen zugreifen muss ist auch das integriert. Eigene Abteilungen für PDF Downloads, Software Downloads, Technische Infos usw. Alles bequem auch auf den iOS Geräten direkt zu erreichen und bei allen auf dem selben Stand. Ein Traum.

Erster Einsatz
Gleich morgen beginne ich damit meine ersten Jobs zu erledigen. Zur Sicherheit habe ich natürlich alles nochmal in meiner alten Arbeitsweise mit ausfüllbaren PDFs usw. dabei. Im Vergleich zu der Mühe die ich damit bei jedem neuen Auftrag hatte merke ich aber jetzt schon eine ernorme Arbeitsersparnis. Allein schon weil die Kopfdaten des Auftrags nur noch einmal getippt werden müssen und nicht mehr auf zig Formulare. Und sortieren in Ordner muss ich nun auch nichts mehr. Es ist ja automatisch alles auffindbar. Alles was zu einem Auftrag gehört finde man auch dort. Bei den Kunden kann man ebenfalls noch zusätzlich Infos oder Dateien ablegen.

Feature Gier
Bis auf Details ist eigentlich alles drin was ich benötige. Die Gier nach weiteren Features kommt nun mit dem Wissen was alles möglich ist mit dem Tool. So gären da noch einige neue Ideen. Aber erstmal muss sich das Ding beweisen im harten Alltagsbetrieb.
Das Tempo mit dem ich das Ganze erstellen konnte ist beachtlich. Donnerstag begonnen und bis heute Sonntag ist das gesamte Ding fertig gewesen. Und ich bin absoluter Laie. Sowohl was Datenbanken angeht und Programmierung sowieso. Vielleicht hats auch grad deswegen so gut mit TapForms geklappt da dort einige Wege im Vergleich zu anderen Lösungen teils kurios sind. Und beim Grundgerüst hat mir der hervorragende Support des TapForms Entwicklers natürlich sehr geholfen.

Bento vs. TapForms
Wenn man bedenkt, dass Apple bzw. die Filemaker Inc. seinerzeit für die kleine Datenbanksoftware Bento Heerscharen an Entwicklern beschäftigt hat. Und TapForms, das sich vom Prinzip sehr an Bento anlegt von einer einzigen Person entwickelt wird. Mittlerweile ist TapForms aber weitaus mächtiger als das letzte Bento. Ich weiss nun auch, dass dieses Tool komplett unterschätzt wird. Es kommt nett, verspielt und freundlich daher und man meint ausser Bücher und Rezepte verwalten geht damit nicht viel. Was alles unter der kleinen harmlosen TapForms Haube steckt ist aber doch ganz beachtlich finde ich.

Kritiken
Im App Store finden sich viele Kritiken die die Syncfunktion von TapForms bemängeln. Diese Kritiken waren auch berechtigt. Ich hatte TapForms deswegen auch lange nicht benutzt weil der Sync einfach zu unzuverlässig war.
Seitdem Apple aber das iCloud Toolkit für die Entwickler draussen hat, sind diese Probleme Geschichte. Denn ums syncen kümmert sich nun eigentlich Apple selber und nicht mehr eine Routine der Soft.
Der Sync mit der iCloud funktionierte bei mir hier in den letzten Tagen absolut perfekt und schnell. Null Probleme.
Trotzdem ersetzt der iCloud Sync bekanntermassen keine Backups. Diese sind natürlich auch mit TapForms auf Knopfdruck möglich. Sowohl von den iOS Geräten als auch mit der Mac Version. Hier kann man die Backups auch automatisiert bei jedem Beenden erstellen lassen. Beispielsweise die letzten 30 Backups und dann wieder von vorn... Das klappt vorzüglich und einfach.

Marktsituation
Zur Zeit sieht es in der Apple Welt nach meinen Recherchen was Datenbanksoftware (mit relationalen Verknüpfungsmöglichkeiten) angeht eher mau aus.
FileMaker steht als Platzhirsch wie ein Fels in der Brandung. Aber teuer, steile Lernkurve und die Sync Geschichten bei FM lässt sich FileMaker gut bezahlen. Für viele Anwender scheint FileMaker wie mit Kanonen auf Spatzen zu schiessen so mächtig ist das Ding. Dann gibts das deutsche Datenbanktool Ninox. Habe ich auch und ist auch sehr gut. Mir gefällt aber der Look ganz und gar nicht. Ich habe schon etliche Anläufe damit gestartet und irgendwann waren mir die ewig gleichen Fenster mit dem Grau und die immer gleich formatierten Felder zu langweilig. Auch wusste ich so nie wirklich in welchem Bereich ich mich grad eigentlich befinde weil die neuen grauen Fenster immer von rechts reinfliegen.
Technisch ist das Ding aber sehr gut und sauber programmiert wie ich das einschätze. Auch hier kostet der Sync ausserhalb der iCloud aber Geld. Denn dann kann man nur über den Ninox eigenen Server sowas aufbauen. Dann kostet es pro User irgendwas um 8 Euro nochwas.
Mit TapForms der kleinsten und günstigsten Lösung aus Kanada gibts relationale* Datenbanken und Top Support für einen kleinen Taler. Syncen ist neben iCloud preiswert bis kostenfrei auch über einen eigenen CouchDB Server möglich. Egal wie viele User. *Das Tool kann zwar relational Tabellen verknüpfen aber auch nicht in dem Masse wie es Profis benötigen und es ist ein wenig trickreich zu basteln. Es geht auch nicht alles wie man es vielleicht möchte. Für mich reicht es aber erstmal so.

 

[lebemann]

Sind die Daten bei Deiner Lösung auch noch vernünftig einsehbar, wenn Du Tap Forms - aus welchen Gründen auch immer - mal den Rücken zukehren solltest ?
Seit der Einstellung von Aperture stehe ich solchen Datenbanksystemen immer skeptisch gegenüber.
Für den Arbeitsalltag scheint Deine Lösung ja perfekt für Dich zu passen; dazu herzlichen Glückwunsch !
Mich würde halt interessieren, ob es eine Hintertür für einen Plan B gibt - sprich: lassen sich die Daten auch später z.B. in Filemaker importieren usw.

 

[wavelow]

Sind die Daten bei Deiner Lösung auch noch vernünftig einsehbar, wenn Du Tap Forms - aus welchen Gründen auch immer - mal den Rücken zukehren solltest ?

Deine Gedankengänge habe ich auch gehabt und habe ich noch immer. Habe auch gelernt, dass man keiner Lösung wirklich vertrauen kann, ja nicht mal Apple selber, die ja gern Projekte von heute auf morgen einstellen. Allerdings ist nur wirklich wichtig für mich, dass ich die Reports als PDF archiviere. Die Datenbank selber wäre natürlich als Arbeitserleichterung und Archiv zum suchen dann evtl. verloren.
Das wäre die Sache aber auch wenn ich einem dieser Online StartUps vertrauen würde. Auch da weiss man selten wie lange diese Anbieter existieren und wie man dort die Daten in einer vernünftigen Form herausbekommt.

Ich bin halt kein Datenbankexperte. Allerdings habe ich das grad mal ausprobiert was TapForms da exportiert. Ich habe in der Demodatenbank ja erst drei Einträge drin. Die habe ich soeben exportiert und das sah so aus:

Exportfenster von TapForms (pro Tabelle):

Erste Tabelle:

Zweite Tabelle:

und so weiter... ich habe zur Zeit 8 Tabellen gebastelt.

TapForms scheint alles auszuspucken inkl. aller gespeicherten Medien und Unterschriftenfelder. Wie man das Gewirr aber woanders wieder rein bekommt weiss ich im Moment auch nicht. Also die einzelnen Adressen bekomme ich wohl noch hin. Aber wie man die Medien, PDFs usw. wieder alles so rekonstruiert, dass es wieder nutzbar und korrekt zugeordnet ist - keinen Plan noch nicht.
Vielleicht meldet sich ja hier noch ein Experte der was dazu sagen kann.

Aber... Da habe ich dann gleich den nächsten Featurewunsch den Entwickler.
Eine Konvertierungsfunktion zu Filemaker oder dergleichen... Obwohl ich bezweifle, dass dem so eine Funktion gefallen würde. Wer möchte seinen Kunden schon den Schlüssel zum Mitbewerber in die Hand drücken?

Backup Daten
Die Backup Dateien von TapForms werden als zip Datei abgelegt. Wenn ich die öffne sehe ich meine gesamte Datenbank in einer Datei namens: meinedatenbank.tapforms
Wenn ich mir da den Paketinhalt anzeigen lassen kommt dieses:

TapForms Backup Datei:

 

[wavelow]

Die erste Arbeitswoche liegt hinter mir mit meinem selbstgestrickten "Mobilen Auftragsmanagementsystem".
Dafür, dass die Urversion in grad mal 4 Tagen zusammengebaut wurde hat es schon ziemlich gut funktioniert. Im realen Alltag findet man doch noch ein paar Punkte die man ändern könnte, was ich auch dieses Wochenende erledigt habe. Nun fluppt die Sache schon richtig gut. Die Kunden akzeptierten die iPad Version des "digitalen Auftragszettels" ohne das geringste Problem. Unterschrieben, fertig.

Reisekosten Erfassung inkl.
Und jetzt wo man den Bogen raus hat und weiss wie die Funktionen des Datenbankprogramms laufen, wie man was wohin bauen muss gehts immer schneller neue Spielereien einzubauen. Mittlerweile habe ich noch eine Art Reisekostenabrechnung integriert. Da ich viel unterwegs bin, ist es am Jahresende immer schön für die Steuer die Tage mit mehr als 8 und mehr als 12 Stunden Abwesenheit, wann in welchem Hotel gewesen usw. heraus zu pfriemeln aus den Unterlagen.
Das geht nun in wenigen Minuten und ich habe alles beisammen. Auch werden gleich die entsprechenden Hotelabrechnungen als PDF Kopie und was sonst so anfällt gleich in die entsprechende Kalenderwoche mit angehangen. Die liegen zwar auch in der Buchhaltung aber so muss man nicht mehr wegen jedem Beleg hin- und her suchen und hat einen besseren Überblick wenn man was sucht.

Es gibt zwar eine Menge Fahrtenbuch Apps usw. aber keines arbeitet so wie ich arbeiten möchte. Immer muss ich mich den Apps anpassen, das wollte ich nicht. Die App soll sich an mich anpassen. Zudem brauche ich keine finanzamtswasserdichte Fahrtenbuchapp, da ich keinen Privat-Firmenwagenanteil etc. separieren muss. Ich brauche nur eine Aufzeichnung wann ich wann wohin gefahren bin und wann zurück. Und mein System soll auch gar nichts an der Buchhaltung etc. ändern, sondern reinweg nur für die Erledigung der Jobs gedacht sein.

Blitzschnell Auftrag ausfüllen vor Ort
Fast alles in meiner "App" habe ich nun so gebaut, dass möglichst wenig Schreibkram am iPad/iPhone notwendig ist. Zeiten, wiederkehrende Ereignisse, Textbausteine usw. sind als Auswahlscrollfelder (die trotzdem änderbar sind) ausgelegt. So genügen meist zwei Taps auf dem iPad und der Eintrag ist schon drin. Geht rasend schnell im Vergleich zu vorher. Zur Not lässt sich ja alles später im Office nochmal etwas nacharbeiten oder ergänzen.
In die Aufträge lassen sich blitzschnell Fotos und andere Dokumente einfügen um später im Büro am Mac nur noch die Berichte auszudrucken. Denn alles ist ja überall und auf allen Geräten nahezu zeitgleich aktualisiert. Wahnsinn was das alles nun für Zeit spart. Da bleibt Freitags nun viel mehr Zeit um gemütlich Apfeltalk Live zu schauen

Eigener Server um mit Dritten, Mitarbeitern, Teams arbeiten zu können
Um das Ganze nun noch aus der iCloud heraus zu bekommen um z.B. mit Mitarbeitern die "App" gemeinsam zu nutzen war nochmal zwei Nächte schwitzen angesagt. Die Datenbank TapForms erlaubt neben iCloud auch die Synchronisation via Apache CouchDB. Hier habe ich nun einen eigenen Server laufen auf dem eine CouchDB Instanz läuft und meine Auftragsapp synchronisiert nun darüber. Was auch wesentlich schneller geht als über Apples iCloud. Die Daten müssen ja nun auch nicht mehr zweimal um die Erdkugel. Den CouchDB Server habe ich bei 1&1 realisiert und kostet nur schlappe 4,99 im Monat inkl. 30GB SSD. Die bieten da so praktische Cloud Server mit 1-Click Install Apps an. Über 100 Apps aus denen man sich etwas aussuchen kann und es innerhalb von Minuten auf seinem eigenen Server am laufen hat. Feine Sache. Für meine paar Synchronisierungen am Tag reicht das kleine Serverpaket mehr als aus.
Trotz der Einfachheit das Ding anzuwerfen war erstmal Studium der CouchDB Anwendung selber angesagt um die nötigen ini.files anzupassen und sich mit SSL Zertifikaten herumzuschlagen. Am Ende ist man aber so trainiert, dass man einen kompletten CouchDB Server in 15 Minuten realisiert.

Der Discounter unter den mobilen Auftragsmanagementlösungen
Im Vergleich zu den Kosten die für eine ähnliche Lösung mit Filemaker oder anderen (meist sehr unflexiblen) Fertiglösungen aufzubringen wären, fahre ich hier zum Discountkurs ein komplettes mobiles Auftragsmanagementsystem für beliebig viele Aussendienstmitarbeiter und Officerechner so viel ich will für 4,99 im Monat. Plus die einmaligen Kosten von insgesamt ca. 60 Euro für die Anschaffung der iMac und iOS TapForms App.
Und sollte der kleine Server bei 1&1 nicht mehr reichen weil ich irgendwann 1000 Mitarbeiter habe, kann man den Cloudserver jederzeit rauf- und runtergraden wie man möchte. Ohne neu aufzusetzen. Man ruft einfach die Leistung ab die man aktuell benötigt und bezahlt nur das was man aktuell nutzt. Ähnlich wie bei Amazons S3 oder Microsofts Azure Servern für die Großen.

Selbstständig? Kleiner Handwerker? Aussendienstler? Ran an den Speck!
Meine Lösung ist sehr speziell an mich und meine Arbeitsweise angepasst und nicht jeder braucht so etwas. Falls hier aber selbstständige Handwerker, Aussendiensttechniker die keine 50 Mitarbeiter beschäftigen, herum lesen und sich schon länger überlegen wie man das ganze Arbeitsleben papierlos nur mit iPad und iMac löst: Ich helfe gern wenn ich kann.
Es lässt sich auf solche Weise alles recht gut so anpassen, dass man den selben Workflow hat wie man ihn immer hatte - nur schneller und mit mehr Spaß. Schliesslich sind die guten Apple Geräte nun auch wirklich mal zum malochen zu gebrauchen.
Man braucht nicht unbedingt eine der meist viel zu teuren Auftrags-Fertiglösungen wenn man bereit ist einmalig etwas Zeit in den Aufbau seiner eigenen Lösung zu investieren.

 

[lebemann]

Vielleicht solltest Du die Branche wechseln
Hast Du Deine Lösung schon einmal hinsichtlich der kommenden Datenschutz Grundverordnung überprüft?

 

[wavelow]

Vielleicht solltest Du die Branche wechseln

Ach nee. Dazu bin ich dann doch zu doof. Das ist für mich so OK aber wenn es tiefer geht hören meine Fähigkeiten (und wohl auch die des Tools) dann auch schnell auf. Das Tool TapForms ist sehr nett aber hat seine (bewussten) Grenzen. Es ist eher wie Lego mit dem auch tolle Sachen bauen kann aber eben auch nicht alles.

Tja, Theman DSGVO...
So wirklich schlüssige Infos wie man was denn eigentlich machen soll habe ich noch nicht gefunden.

Immerhin: Alles landet nun auf einem deutschen Server (hier muss man dem Provider ja vertrauen). Das Tool mit dem ich es gestrickt habe, bzw. die gestrickte Datenbank lässt sich AES256 verschlüsseln und das Tool legt die Datenbank dann auch so dort ab. Die Verbindung zum Server erfolgt per https, also ebenfalls verschlüsselt. Der Rest meines Krams denn ich beruflich in der Apple iCloud nutze wird über Boxcryptor in der iCloud bereits verschlüsselt abgelegt.
Das alles kann ich beschreiben als auch nachweisen.

Der Schwachpunkt sind eher meine Auftraggeber, die sämtliche Daten per normaler e-mail an mich senden. Dafür bin ich ja nicht verantwortlich. Desweiteren: Alle meine Aufträge sind B2B Jobs. Von den Endkunden, zu denen ich letztlich fahre sind nur sehr, sehr wenige private Endkunden. Und von denen habe ich nichts weiter als eine Adresse. Ich meine aber, dass die DSGVO für alle personenbezogenen Daten gilt, egal ob privat oder geschäftlich. Aber mehr als eine Adresse, Telefonnr. und Handynr. habe ich eh nicht von Personen. Und ohne diese Mindestdaten brauchen wir ja gar nicht mehr arbeiten. Auch das Finanzamt will ja gewisse Einsichten was man eigentlich wann, wo und bei wem gemacht hat.


Wenn ich aber alles einer Fertiglösung übergebe habe ich überhaupt keinen Einfluss ob die Sache DSGVO konform läuft oder nicht. Ich habe noch nicht eines dieser Tools damit werben gesehen.

 

[paul.mbp]

Respekt!
Coole Lösung für den kleinen Betrieb.

Falls es dann in grösserem Maßstab um die Steuerung einer Aussendienstflotte geht, dann gibt es Tools wie z.B. Service1 von gms
https://www.gms-online.de/service1/highlights/

Oder man passt sich die Lösung Audius Dashface an die eigenen Erfordernisse an und verbindet diese mit dem Backend (ERP/ Materialwirtschaft/FiBu/usw.) https://www.audius.de/de/software/mobility-plattform-dashface

Auch nicht schlecht: https://www.fastleansmart.com/

Das sind jedoch alles Lösungen für den Einsatz im grösseren Maßstab und natürlich mit höheren Kosten verbunden.
Deine Lösung ist für den Kleinbetrieb mit ein paar Monteuren / Technikern / Handwerkern echt ideal und kostengünstig.
Wenn es auch stabil/sicher läuft dann ist das perfekt! Und tausendmal besser als herkömliche Papierformulare auf jeden Fall!

 

[paul.mbp]

Übrigens, DANKE für den Hinweis auf TapForms
Hab da direkt ein paar Ideen die auf ihre Umsetzung warten,
mal sehen was da so geht

 

[wavelow]

Das sind jedoch alles Lösungen für den Einsatz im grösseren Maßstab und natürlich mit höheren Kosten verbunden.
Deine Lösung ist für den Kleinbetrieb mit ein paar Monteuren / Technikern / Handwerkern echt ideal und kostengünstig.

Vielen Dank für die Links. In der Tat sind das Lösungen die sich für eine kleine Bude einfach nicht rechnen. Ich hatte ja so einige auch schon selber angefragt. Die "kleineren" Lösungen sind aber zu unflexibel und oft am Bedarf völlig vorbei programmiert. Und die Kosten monatlich zu hoch. Nicht dass das Geld nicht da wäre aber da bin ich dann geizig wenn etwas eh nicht 100% meinen Wünschen entspricht zu zahlen und mich dann noch an das Ding anpassen zu müssen.

Deine Vorschläge sehen sehr professionell aus und ab einer gewissen Grösse des Betriebes sind die wohl auch wirtschaftlicher als stunden- und tagelang selber zu tüfteln.

Ich trenne meine Spielerei auch strikt von der Buchhaltung. Hier rödel ich nichts Eigenes zusammen. Ich wollte nur die eigentlichen Arbeitsabläufe im Alltag einfacher gestalten. Am Ende kommt ja nur das raus was schon jahrelang am Ende heraus kam: Ein Stück "Papier" mit Unterschrift des Kunden und allen getätigen Arbeiten. Und mittlerweile auch ganz brauchbare Unterlagen für die Reisekostenabrechnungen. Ohne viel mehr Mehraufwand unterwegs gleich im selben Tool zu erledigen.

Praktisch ist halt wenn man es sich selber hingetüddelt hat, dass man es auch selber jederzeit noch genauer anpassen oder auf Veränderungen reagieren kann. Zumal ich auch eine Lösung brauchte um auf die Arbeitsweise meiner Stamm-Auftraggeber einzugehen. An die muss ich mich anpassen. Für jeden Auftraggeber für den ich öfter arbeite habe ich nun eine eigene Datenbank die genau auf den Workflow dieses Auftraggebers angepasst wurde. Inkl. deren Formulargestaltung usw.
Hier kommen viele Fertiglösungen auch oftmals schon in die Klemme weil eine solche Arbeitsweise nicht überall üblich ist.


Wie stabil mein Ding laufen wird, wird sich zeigen. Vor allem wenn die Datenbank anwächst. Bisher gibts keinerlei Probleme, jedenfalls keine die es nicht auch bei jeder anderen Datenbank geben würde. Vor allem wenn ich zu hektisch zu viele Änderungen an einem Datensatz auf mehreren Geräten vollziehe. Das bringt die Sychnronisierung irgendwann ins Schwitzen. Aber das kommt in der Praxis dann so ja auch nicht vor wie hier beim herumprobieren mit allen Geräten vor der Nase. Backups gehören natürlich ab jetzt zum Pflichtprogramm, was das Tool aber auch selber bei jedem Beenden erledigt.