Gute Dokumentenscanner für Mac, iOS & iCloud

[UglyPrimadonna]

Dies ist mein erster Beitrag hier auf Apfeltalk, Servus an euch alle

Nun zu meinem Anliegen: Ich hege nun schon seit geraumer Zeit den Gedanken alle Dokumente und Rechnungen in unserem Haushalt zu digitalisieren und plane daher die Anschaffung eines Dokumentenscanners, und wollte ich hier gerne um Rat und Empfehlungen bitten. Meine Anfrage geht von der eigentlichen Hardware über Software und Arbeitsabläufe.

Zur Hardware: pure Dokumentenscanner wären bevorzugt, keine Drucker/Scanner Kombi (wir haben bereits einen guten Laserdrucker daheim) oder Flachbettscanner (zu aufwendig in der Anwendung). Weitere Anforderungen wären Duplex und WLAN. Die Option, Reisepässe oder Plastikkarten (z.B. Ausweis) zu scannen wäre ein Pluspunkt. Budget ist relativ offen, wobei günstiger natürlich besser wäre Auf keinen Fall bin ich aber bereit mehr als 460 Euro für ein Gerät auszugeben.

Mein Eindruck ist, dass der Hardwaremarkt relativ klein und übersichtlich ist (die Geräte von Fujitsu, Brother, Epson oder HP kenne ich) und Hardwareupdates scheinen relativ selten vorgenommen zu werden:rolleyes: Mich würde interessieren welche Geräte ihr von der Anwendung kennt, bzw. empfehlen könnt.

Über die Software und Anwendung: Hier mache ich mir Gedanken, welche Scanner besonders gut mit Mac und iOS zusammen arbeiten, bzw. welche gute Software zum Gerät mitliefern. Am liebsten wäre mir eine relativ sorglose Anwendung, doch ich bin sehr interessiert zu hören, welche Prozesse ihr in eurem Ablauf durchgeht. Dies wäre übrigens zur Anwendung daheim, nicht in ein Firmennetzwerk o.Ä. Ich würde mich auch freuen über Software zu hören, welche nicht von den Herstellern stammt aber mit deren Geräten gut zusammen funktioniert (z.B. auf dem iPhone).

OCR wäre natürlich klasse sowie die Option Dokumente automatisch nach Thema zu Taggen/zu sortieren. Was auch cool wäre, ist die Anbindung an iCloud, welches wir daheim für die Familie nutzen. Dropbox und Google Drive haben wir auch, doch mittlerweile bevorzugen wir iCloud wegen der Eingebundenheit ins Apple System. Evernote benutzen wir nicht mehr. Kann man auch verschiedene Dokumente zusammen scannen und diese später digital trennen/aufteilen?

Das wärs so von meiner Seite bin sehr gespannt auf euer Feedback!

LG,
UglyP

 

[Man In Red]

Also mir reicht iPhone mit Evernote bzw. die Dropbox-App für die paar Steuer- und Krankenkassenschriebe, die ich digitalisiere. Tatsächlich bevorzuge ich hier sogar die dropbox-Vatiante mit einer einfachen Ordnerstruktur und stringenter Benennung der Dateien.

 

[UglyPrimadonna]

Hi Man In Red, danke für deine Antwort.

iPhone mit Scannable und Dropbox hat uns bislang eigentlich auch immer gereicht um gelegentlich einige Seiten zu scannen. Wir möchten aber gerne beginnen, (fast) alle Dokumente und insbesondere Rechnungen/Quittungen (für Garantiefragen) digital abzulegen, somit wir nicht jedes Dokument auch wirklich in Papierform behalten müssen. Gerne will ich Dokumente auch lieber digital ausfüllen, als Handschriftlich. Bin mir nicht sicher welche Scanner apps die einfache Bearbeitung nach dem Scan bieten.

Dafür fänd ich die iPhone Kameramethode auch zu umständlich... Bei Evernote haben wir zwar noch einen Account, doch mir gefällt nicht, dass wir ohne Premium Mitgliedschaft nur eingeschränkten Zugriff auf unsere Dokumente haben. Bin wenig daran interessiert noch einen Subscription-Dienst zu bezahlen...

Darüber hinaus will ich auch eine einfache Ordnerstruktur einrichten, wie bei unseren Papierordnern auch. Wir führen jeweils einen Ordner für Finanzen, Berufliches, Privates, KFZ, Lebenskosten und unsere Wohnung. Die gleiche Struktur versuche ich auch digital anzuwenden.

 

[Advokat]

Meine Empfehlung: Fujitsu ScanSnap ix500. Egal ob geschäftlich oder privat. Schnell, zuverlässig platzsparend. Funktioniert hervorragend in einer MacOS/iOS Umgebung. Sowohl Kabel als auch Wlan, OCR mit an Bord. Scannen zum Rechner, zum iPhone/iPad, Drucker, NAS, Dropbox, iCloud etc. Mit einem kleinen Hack kann manndie mitgelieferte OCR Software auch zum OCR Konvertieren bestehender PDFs nutzen.

 

[UglyPrimadonna]

Danke für deinen Beitrag Advokat! Der ScanSnap wird in vielen Reviews oft gerne als die Referenz hervorgehoben, hatte diesen daher schon länger selbst ins Auge gefasst. Welche Software wird denn von Haus aus mitgeliefert und wie ist diese so in der Anwendung?

Der ix500 ist schon eher am teuren Ende des Preisspektrums für solche Geräte, hat jemand Feedback zum kleinen Bruder aus dem Hause Fujitsu/bzw. anderen Geräten? Ich bin natürlich gerne bereit für das richtige Gerät auch etwas mehr auszugeben, doch wie verhält es sich mit Softwareupdates für Dokumentenscanner so? Ich möchte nicht nach drei Jahren umsteigen müssen, nur weil die Software im Verhältnis zur neuesten iOS/MacOS Version den Dienst versagt...

 

[Wuchtbrumme]

bevor hier wieder alles wiederholt wird - dafür hat es doch Sammelthreads:
https://www.apfeltalk.de/community/threads/work-on-ipad-only.497302/

Den ix500 kann ich auch nur empfehlen. Für große Sammlungen an Papier und nicht ganz einfachen Zustand gibt es für weniger Geld nichts besseres und nur mit viel Geld nicht viel besseres (von derselben Firma). Eigentlich ist da schon alles an benötigter Software mit dabei (wenn die ScanSnap-Suite mit dabei ist; sollte sie aber, nur Adobe Acrobat wird gerne entbundelt und einzeln vertickt). Ich habe auch noch aus Angeboten die Finereader Software und Devonthink Pro Office. Letzteres wäre alleine das einzige, was man benötigt. Es hat auf youtube einen Erfahrungsbericht eines Mac-Users, der den Workflow mal bevideot hat... sehr empfehlenswert.

 

[UglyPrimadonna]

Hi Wuchtbrunne,

Hatte selber die alten Threads durchsucht, doch nichts allzu aktuelles zu dem Thema finden können - werde mir den Sammelthread mal genauer anschauen.

Hast du vielleicht einen Link zu dem YouTube video?

 

[Wuchtbrumme]

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Zuweilen etwas langatmig, aber das ist ja kein Profi und verdient damit kein Geld, daher: einfach drüber hinwegsehen und durchhalten, der versucht, Infos zu vermitteln.

 

[Advokat]

Danke für deinen Beitrag Advokat! Der ScanSnap wird in vielen Reviews oft gerne als die Referenz hervorgehoben, hatte diesen daher schon länger selbst ins Auge gefasst. Welche Software wird denn von Haus aus mitgeliefert und wie ist diese so in der Anwendung?

Der ix500 ist schon eher am teuren Ende des Preisspektrums für solche Geräte, hat jemand Feedback zum kleinen Bruder aus dem Hause Fujitsu/bzw. anderen Geräten? Ich bin natürlich gerne bereit für das richtige Gerät auch etwas mehr auszugeben, doch wie verhält es sich mit Softwareupdates für Dokumentenscanner so? Ich möchte nicht nach drei Jahren umsteigen müssen, nur weil die Software im Verhältnis zur neuesten iOS/MacOS Version den Dienst versagt...

@Wuchtbrumme hat vieles schon zutreffend ausgeführt. Fujitsu liefert die notwendige Software schon mit. Wir haben seit ca. 3 Jahren in zwei Büros mehrere ix500 im Einsatz. Günstiger kommt man scheinbar an nichts vergleichbares. Der ix500 ist wohl nicht umsonst so häufig die Referenz, wenn es ums scannen geht. Auf dem Markt der Scanner scheint sich auch seit einigen Jahren technisch nicht mehr allzu viel zu bewegen. Der ix500 wird schon echt lange unverändert verkauft und es macht auch nicht den Eindruck, als käme da etwas neues. Bisher haben unsere ix500 auch jedes OS Upgrade (seit Mavericks oder Yosemite) klaglos mitgemacht. Auf High Sierra haben wir unsere Produktivsysteme allerdings noch nicht upgegraded, Soll wohl aber problemlos sein.

 

[Wuchtbrumme]

Wichtig an der Stelle ist aber noch der Hinweis: Die PDFs sind Bitmaps mit untergelegtem Text, der aus der OCR hervorgeht. In 10.12.x (Sierra) gibt es etliche Bugs im PDF-Framework, die dafür sorgen können, dass mit der Vorschau.app angeschaute oder modifizierte PDF-Dateien den OCR-Teil verlieren (auf Nimmerwiedersehen und ohne, dass man es bemerkt).

Apple hat das als Problem ausgemacht und nicht das Framework gefixt, sondern die Entwickler von Vorschau.app haben Workarounds gebaut - genauso wie in guter Qualität die Entwickler von Devonthink Pro Office und PDF Pen (letztlich auch Fujitsu mit den ScanSnap-Apps, aber die kamen als letztes). Es ist also nicht ganz unsinnig, den Aufpreis auf PdfPen oder Devonthink Pro Office zu zahlen, auch wenn prinzipiell schon alle Software mit dabei wäre.

Übrigens gibt es immer wieder Software-Bundles auf dem amerikanischen Markt, wo PDFPen oder Devonthink mit dabei sind (meist zwischen 10 und 40 US-$, "Humble Bundle", socialstack, macupdate, ...). DT kann man dann per Upgrade-Lizenz für kleinen Betrag "hochrüsten".

Nur als Info, wenn es Dich interessiert.

 

[olafkro]

Hallo,

wenn ich mit dem ScanSnap IX500 via MacbookDaten als durchsuchbare PDF in die iCloud Scanne, dann kann ich am MacBook durch das iCloud Drive auch alle Dokumente komplett durchsuchen, aber via Iphone oder iPad geht das dann nicht, dort werden nur die Dokomentennamen durchsucht in der App Dateien. Kann ich das irgendwie ändern?


Vielen Dank.


Viele Grüße

Olaf

 

[Keef]

Den Dokumenten-/Dateinamen unter „Profil“ vor dem scannen ändern.