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[10.15 Catalina] DMS auf dem Mac

YoshuaThree

Celler Dickstiel
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Abend!

Papierloses Büro - ein Thema, welches ich nun für erst mal für den privaten Bereich einführen möchte bei mir. Ich habe mich da auch entsprechend schon mal vorab informiert - auf dem Mac sind die Möglichkeiten bzw. die Auswahl ggü. der Windows Welt ja etwas eingeschränkt.

Ich habe:
- jede Menge noch nicht eingescannter echter Papier Dokumente (Kaufverträge, Belege, Rechnungen, Versicherungsdokumente etc).
- jede Menge bereits gescannter Dokumente, welche jedoch ohne OCR (!) eingescannt wurden und so als PDF vorliegen.
- einen Epson DS-310 Duplex Scanner mit OCR fähiger Software.

So. Einmal sind da die DMS Systeme egal ob Cloud basiert oder als lokale Lösung installiert.

Ihr könnt mir jetzt erzählen was ihr wollt *g* aber eine Online / Cloud Lösung kommt nicht in Frage. Weder möchte ich meine Dokumente einer Firma anvertrauen. Noch ist mir das "Zukunft sicher" genug. Es gibt so viele Online DMS Anbieter, welche heute ein Angebot für Dich haben und morgen ist die Seite offline. Klar gibt es die "Big Seller" - da kann man ausgehen, dass diese sich im Markt etabliert haben. Allerdings sind da die monatlichen Kosten erst mal für eine private Nutzung mir deutlich zu hoch.

Alternativ wäre Devonthink als lokale Lösung. Habe ich mir angeschaut. Aber auch hier würde ich ungerne die Dokumente in eine spezielle Datenbank verfrachten. Wer weiß was kommt, wer weiß ob ich nicht mal bei Windows lande etc.


Ich habe daher folgendes vor - die typische lokale Ordnerstruktur. Aufgebaut wie die echten Leitz Ordner zu Hause, gibt es eine solche Ordner Struktur eben auf der lokalen "Festplatte" - mit entsprechenden Unterordnern (ähnlich dann den Ordner Registern) und so weiter. Für mich ein Vorteil, dass dies einfach kostenlos ist, ich der Herr über meine Daten bleibe und jede einzelne Datei auch als einzelne Datei mir direkt vorliegt.

Zumal Mac Spotlight extrem schnell Inhalte in durchsuchbaren PDFs findet.


So und nun meine Fragen.

1. Papier Dokumente, welche ich noch nicht gescannt habe, kann ich durch selbiges Scannen und OCR ja zu durchsuchbaren PDFs machen, speichern und schon werden diese Dokumente und deren Inhalte in Spotlight gefunden. Habe ich schon ausprobiert. Klappt super! Aber - was mit PDF Dokumenten, welche ich bereits früher gescannt haben (ohne OCR)? Wie wandle ich PDFs ohne OCR auf dem Mac in PDFS mit OCR um?

2. Datei -> Drucken -> PDF .... leider sitze ich gerade an keinem Mac Rechner, erst ab Sonntag wieder zu Hause. Wenn ich in Word, Excel, Mail oder sonst wo auf Drucken gehe und dann als PDF drucken auswähle - ist das abgespeicherte PDF dann direkt vom Inhalt her durchsuchbar? Es gibt da (für WIndows) als Beispiel von ecoDMS einen virtuellen PDF Drucker. Wenn ich in Word zBsp diesen PDF Drucker nehme, dann wird das PDF sofort auch als durchsuchbares PDF abgespeichert. Passiert das beim Mac automatisch? Oder brauche ich da auch einen "PDF OCR Drucker"?

3. Durchsuchbare PDF sind dann die eine Seite - erledigt mit Frage 1 und 2. Ich würde gerne den PDF Dokumenten dann noch Meta Daten mitgeben. Eine Kategorie, eine Zugehörigkeit, ein Datum oder sonst etwas. Eine Wiedervorlage (für auslaufende Abo Verträge zBsp) wäre super! Und das beste wäre auch noch, wenn diese Meta Daten dann auch noch über die Spotlight Suche nutzbar wäre. Gibt es da etwas? Eine App etc?

Wenn die 3 Punkte klappen würden - wäre mein lokales DMS schon hervorragenden zu realisieren.

Wer macht das übrigens auch so und hat vielleicht noch nützliche Tipps für mich? Danke!
 

Keef

Langelandapfel
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Vielleicht helfen Dir diese Artikel der Webseite von Dr. Joachim Schlosser weiter:

1. https://www.schlosser.info/dokumente-dateien-automatisiert-ablegen/
2. https://www.schlosser.info/buero-papierlos-scanner-scanscap/
3. https://www.schlosser.info/papierlos-faq/

Dann gibt es noch verschiedene Artikel in Caschys Blog (https://stadt-bremerhaven.de/?s=Papierlose).

Weitere Artikel gab es unter Ivan Blatter.com, die ich jetzt auf die Schnelle nicht finde.
Ahhh... es erfolgte eine Umbenennung: blatternet.de
 
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R1200R

Golden Delicious
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Und hier noch die Seite von Herbert Hertramph. Der hat ein System entwickelt, das mit wenigen Tools eine lokale Ablage unabhängig von Cloud-Anbietern ermöglicht.

Es gibt auch ein Buch und einen Blog dazu.

Digital Cleaning: https://digital-cleaning.de/
 

YoshuaThree

Celler Dickstiel
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Erst einmal generell Danke für Eure Links. Hier findet man ja wirklich viele Tipps, welche man nachher umsetzen kann um generell ein eigenes DMS zu erstellen und zu pflegen.

Beantwortet aber nicht meine Fragen an sich ;)

Erstens. Mit welchem Tool kann ich vorhandene PDF Dateien in OCR PDF Dateien konvertieren?

Zweitens. Wenn ich mit Datei/Drucken/als PDF Speichern unter macOS arbeite (zum Beispiel aus Word heraus) ist die PDF Datei dann per Volltextsuche inhaltlich durchsuchbar? Unter Windows habe ich extra einen virtuellen PDF/OCR "Drucker", mit dem dies dann möglich ist.
 

dieg

Schöner von Nordhausen
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Die Dokumente bei DEVONthink sind alle als PDF auf dem Filesystem direkt verfügbar.
Man kann sogar wählen, ob sie in die Ordner von DEVONthink verschoben werden oder dort bleiben, wo man sie selbst abgelegt hat.
Ich würde Dir deshalb immer DEVONthink empfehlen.
 

YoshuaThree

Celler Dickstiel
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@Keef
Danke. Google kenne ich auch xD ... mir ging es eher um Erfahrungen - also wer da schon gute Erfahrungen mit einem Tool gemacht hat. OCR Tools gibt es (siehe Google) auch jede Menge auf dem Mac. Aber nicht alle taugen wirklich. Aber Caschys Blog ist schon mal gut... da bekommt man meist zuverlässige Infos her. Das schaue ich mir mal an.

Edit. Klasse, Danke Dir. genau so ein Tool habe ich gesucht. Perfekt.

@dieg
Hm. Also wenn ich die Variante nehme mit internen Ordnern bei Devonthink - dann legt Devonthink auf meinem Mac eine Ordnerstruktur an und lagert dort die Dokumente (außerhalb einer DB) an? Sprich ich kann innerhalb der Devonthink Ordner Struktur direkt auf einzelne PDF Dokumente zugreifen?
 

dieg

Schöner von Nordhausen
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Ja. Einfach auf .dtBase2 mit rechter Maustaste klicken und dann auf ‚Paketinhalt zeigen‘ gehen. Dann liegen dort die PDF-Dateien in den Ordnern.
 
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YoshuaThree

Celler Dickstiel
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Ah ok, das ändert das ganze natürlich etwas. Dann bin ich doch am überlegen. Werde wohl die Testversion dann mal ausprobieren.
 

YoshuaThree

Celler Dickstiel
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Ja. Einfach auf .dtBase2 mit rechter Maustaste klicken und dann auf ‚Paketinhalt zeigen‘ gehen. Dann liegen dort die PDF-Dateien in den Ordnern.
Hab mit der 30 tage Testversion etwas herum probiert. Schaut wirklich nicht so schlecht aus. Vor allem auch, weil der ganze Import gleich mit OCR ist - auch bereits bestehende PDF gleich per OCR gescannt werden. Gefallen tut mir halt die Wiedervorlage, das schon praktisch. Und die Suche - dass ich gleich die Stellen in der Vorschau der gefundenen Objekte angezeigt bekomme...

Weißt Du ob ich die Datenbank auch in die Cloud schieben kann?

Aktuell liegt die Vorgabe der Datenbank bei user/datenbanken/ .... könnte ich die Datenbank auf unter der Apple Cloud Dokumente ablegen? Würde gerne mit dem iMac und MacBook auf die gleiche DB zugreifen.
 

YoshuaThree

Celler Dickstiel
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Ja. Einfach auf .dtBase2 mit rechter Maustaste klicken und dann auf ‚Paketinhalt zeigen‘ gehen. Dann liegen dort die PDF-Dateien in den Ordnern.
Nach langem ausprobieren habe ich mich nun doch für DevonThink entschieden.

Eigentlich hatte ich vor, einfach nur durchsuchbare PDF zu erstellen und diese dann in einer Ordnerstruktur ab zu legen - und per Spotlight dann zu suchen.

Aber das Gesamtpaket von DevonThink hat mich dann doch überzeugt.

Ich hätte das ganze auch mit "20" einzelnen Tools realisieren können. Ein Tool, das aus nicht durchsuchbaren PDF dann durchsuchbare macht. Das andere Tool scannt Dokumente und durchsuchbare PDF. Ein anderes Tool versorgt die Dateien mit Tags und Schlagworten. Ein anderes Tool sorgt für die Automatisation. Ein anderes Tool zeigt mir gefundene Passagen im Text an. Wieder ein anderes Tool legt mir Dokumente auf Erinnerung und Wiedervorlage etc.

SO habe ich ein Programm. Ich kann direkt in Devonthink hinein scannen. Ich kann Dokumente einfach direkt in DT rein ziehen. Ich kann Dokumente im Finder in die DT Inbox legen. Alles sofort dann durchsuchbare PDFs, gleich katalogisiert und gleich verordnet. Und ich kann mit all möglichen PlusIns in Mail, Chrome, Finder und so weiter direkt Dokumente nach DT senden.

Ja - dazu braucht man nicht unbedingt Devonthink - aber ich will nicht zig Tools verwalten - so habe ich alles aus einer Hand.


Letztendlich war mir wichtig - wie Du ja auch sagtest - ich kann im Falle eines Falles all meine PDF mit wenigen Klick aus der Datenbank 1:1 holen.

Bin sehr zufrieden bisher mit Devonthink.