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Abend!
Papierloses Büro - ein Thema, welches ich nun für erst mal für den privaten Bereich einführen möchte bei mir. Ich habe mich da auch entsprechend schon mal vorab informiert - auf dem Mac sind die Möglichkeiten bzw. die Auswahl ggü. der Windows Welt ja etwas eingeschränkt.
Ich habe:
- jede Menge noch nicht eingescannter echter Papier Dokumente (Kaufverträge, Belege, Rechnungen, Versicherungsdokumente etc).
- jede Menge bereits gescannter Dokumente, welche jedoch ohne OCR (!) eingescannt wurden und so als PDF vorliegen.
- einen Epson DS-310 Duplex Scanner mit OCR fähiger Software.
So. Einmal sind da die DMS Systeme egal ob Cloud basiert oder als lokale Lösung installiert.
Ihr könnt mir jetzt erzählen was ihr wollt *g* aber eine Online / Cloud Lösung kommt nicht in Frage. Weder möchte ich meine Dokumente einer Firma anvertrauen. Noch ist mir das "Zukunft sicher" genug. Es gibt so viele Online DMS Anbieter, welche heute ein Angebot für Dich haben und morgen ist die Seite offline. Klar gibt es die "Big Seller" - da kann man ausgehen, dass diese sich im Markt etabliert haben. Allerdings sind da die monatlichen Kosten erst mal für eine private Nutzung mir deutlich zu hoch.
Alternativ wäre Devonthink als lokale Lösung. Habe ich mir angeschaut. Aber auch hier würde ich ungerne die Dokumente in eine spezielle Datenbank verfrachten. Wer weiß was kommt, wer weiß ob ich nicht mal bei Windows lande etc.
Ich habe daher folgendes vor - die typische lokale Ordnerstruktur. Aufgebaut wie die echten Leitz Ordner zu Hause, gibt es eine solche Ordner Struktur eben auf der lokalen "Festplatte" - mit entsprechenden Unterordnern (ähnlich dann den Ordner Registern) und so weiter. Für mich ein Vorteil, dass dies einfach kostenlos ist, ich der Herr über meine Daten bleibe und jede einzelne Datei auch als einzelne Datei mir direkt vorliegt.
Zumal Mac Spotlight extrem schnell Inhalte in durchsuchbaren PDFs findet.
So und nun meine Fragen.
1. Papier Dokumente, welche ich noch nicht gescannt habe, kann ich durch selbiges Scannen und OCR ja zu durchsuchbaren PDFs machen, speichern und schon werden diese Dokumente und deren Inhalte in Spotlight gefunden. Habe ich schon ausprobiert. Klappt super! Aber - was mit PDF Dokumenten, welche ich bereits früher gescannt haben (ohne OCR)? Wie wandle ich PDFs ohne OCR auf dem Mac in PDFS mit OCR um?
2. Datei -> Drucken -> PDF .... leider sitze ich gerade an keinem Mac Rechner, erst ab Sonntag wieder zu Hause. Wenn ich in Word, Excel, Mail oder sonst wo auf Drucken gehe und dann als PDF drucken auswähle - ist das abgespeicherte PDF dann direkt vom Inhalt her durchsuchbar? Es gibt da (für WIndows) als Beispiel von ecoDMS einen virtuellen PDF Drucker. Wenn ich in Word zBsp diesen PDF Drucker nehme, dann wird das PDF sofort auch als durchsuchbares PDF abgespeichert. Passiert das beim Mac automatisch? Oder brauche ich da auch einen "PDF OCR Drucker"?
3. Durchsuchbare PDF sind dann die eine Seite - erledigt mit Frage 1 und 2. Ich würde gerne den PDF Dokumenten dann noch Meta Daten mitgeben. Eine Kategorie, eine Zugehörigkeit, ein Datum oder sonst etwas. Eine Wiedervorlage (für auslaufende Abo Verträge zBsp) wäre super! Und das beste wäre auch noch, wenn diese Meta Daten dann auch noch über die Spotlight Suche nutzbar wäre. Gibt es da etwas? Eine App etc?
Wenn die 3 Punkte klappen würden - wäre mein lokales DMS schon hervorragenden zu realisieren.
Wer macht das übrigens auch so und hat vielleicht noch nützliche Tipps für mich? Danke!
Papierloses Büro - ein Thema, welches ich nun für erst mal für den privaten Bereich einführen möchte bei mir. Ich habe mich da auch entsprechend schon mal vorab informiert - auf dem Mac sind die Möglichkeiten bzw. die Auswahl ggü. der Windows Welt ja etwas eingeschränkt.
Ich habe:
- jede Menge noch nicht eingescannter echter Papier Dokumente (Kaufverträge, Belege, Rechnungen, Versicherungsdokumente etc).
- jede Menge bereits gescannter Dokumente, welche jedoch ohne OCR (!) eingescannt wurden und so als PDF vorliegen.
- einen Epson DS-310 Duplex Scanner mit OCR fähiger Software.
So. Einmal sind da die DMS Systeme egal ob Cloud basiert oder als lokale Lösung installiert.
Ihr könnt mir jetzt erzählen was ihr wollt *g* aber eine Online / Cloud Lösung kommt nicht in Frage. Weder möchte ich meine Dokumente einer Firma anvertrauen. Noch ist mir das "Zukunft sicher" genug. Es gibt so viele Online DMS Anbieter, welche heute ein Angebot für Dich haben und morgen ist die Seite offline. Klar gibt es die "Big Seller" - da kann man ausgehen, dass diese sich im Markt etabliert haben. Allerdings sind da die monatlichen Kosten erst mal für eine private Nutzung mir deutlich zu hoch.
Alternativ wäre Devonthink als lokale Lösung. Habe ich mir angeschaut. Aber auch hier würde ich ungerne die Dokumente in eine spezielle Datenbank verfrachten. Wer weiß was kommt, wer weiß ob ich nicht mal bei Windows lande etc.
Ich habe daher folgendes vor - die typische lokale Ordnerstruktur. Aufgebaut wie die echten Leitz Ordner zu Hause, gibt es eine solche Ordner Struktur eben auf der lokalen "Festplatte" - mit entsprechenden Unterordnern (ähnlich dann den Ordner Registern) und so weiter. Für mich ein Vorteil, dass dies einfach kostenlos ist, ich der Herr über meine Daten bleibe und jede einzelne Datei auch als einzelne Datei mir direkt vorliegt.
Zumal Mac Spotlight extrem schnell Inhalte in durchsuchbaren PDFs findet.
So und nun meine Fragen.
1. Papier Dokumente, welche ich noch nicht gescannt habe, kann ich durch selbiges Scannen und OCR ja zu durchsuchbaren PDFs machen, speichern und schon werden diese Dokumente und deren Inhalte in Spotlight gefunden. Habe ich schon ausprobiert. Klappt super! Aber - was mit PDF Dokumenten, welche ich bereits früher gescannt haben (ohne OCR)? Wie wandle ich PDFs ohne OCR auf dem Mac in PDFS mit OCR um?
2. Datei -> Drucken -> PDF .... leider sitze ich gerade an keinem Mac Rechner, erst ab Sonntag wieder zu Hause. Wenn ich in Word, Excel, Mail oder sonst wo auf Drucken gehe und dann als PDF drucken auswähle - ist das abgespeicherte PDF dann direkt vom Inhalt her durchsuchbar? Es gibt da (für WIndows) als Beispiel von ecoDMS einen virtuellen PDF Drucker. Wenn ich in Word zBsp diesen PDF Drucker nehme, dann wird das PDF sofort auch als durchsuchbares PDF abgespeichert. Passiert das beim Mac automatisch? Oder brauche ich da auch einen "PDF OCR Drucker"?
3. Durchsuchbare PDF sind dann die eine Seite - erledigt mit Frage 1 und 2. Ich würde gerne den PDF Dokumenten dann noch Meta Daten mitgeben. Eine Kategorie, eine Zugehörigkeit, ein Datum oder sonst etwas. Eine Wiedervorlage (für auslaufende Abo Verträge zBsp) wäre super! Und das beste wäre auch noch, wenn diese Meta Daten dann auch noch über die Spotlight Suche nutzbar wäre. Gibt es da etwas? Eine App etc?
Wenn die 3 Punkte klappen würden - wäre mein lokales DMS schon hervorragenden zu realisieren.
Wer macht das übrigens auch so und hat vielleicht noch nützliche Tipps für mich? Danke!
