Bitte um Entscheidungshilfe zu DevonThink

[Anthem]

Moin zusammen,

da ich zunehmend mehr Dokumente nur noch digital speichere bin ich auf der Suche nach einem Datenbankprogramm in welchem ich die verschiedene Arten von Informationen sammeln, ordnen und zusammenführen kann. Zum Beispiel:
- Email mit Anhängen
- Word, Excel, Txt, PDF, Jpg, Tif
- Passwortgeschütze Dateien wie zB Kontoauszüge, Steuer- und Gesundheitsdaten
- Links und Notizen
Mein Datenbestand geht zurück bis 2003. Dokumente liegen in Ordnern, Links in Safari und Mails in Mail. Alles in allem ca. 5GB. Cloud-Anbindung und Synchronisierung mehrerer Geräte ist derzeit unwichtig. Eine Scanfunktion zB mit eine Fuji Dokumentenscanner sollte vorhanden sein. Soweit ich das verstehe und mit der Demoversion getestet habe, geht das alles mit Devonthink.

Meine Fragen beziehen sich auf die Zukunftssicherheit. Mit Devonthink binde ich mich für "alle Zeiten" an OSX.

Frage 1: Es gibt derzeit keine Möglichkeit, mit einer DT Datenbank in irgendeine andere (Windows)-Software zu migrieren?
Frage 2: Wenn ich die Daten synchronisiere um eine menschlich (ohne DT) überschaubare Ordnerstruktur zu behalten, muss ich die Ordner selbst pflegen?
Frage 3: Gibt es Alternativen zu DT die plattformübergreifend sind?

Danke schonmal
Anthem

 

[NorbertM]

Ich habe meine "Ablage" mit vielen tausend Dokumenten in einen TrueCrypt-Container gespeichert. Zugriff über PC, Mac und iPhone / iPad. Syncronisiere die Datei alle paar Wochen manuell auf die Endgeräte,, das reicht mir an Aktualität.

 

[MacAlzenau]

Meine Fragen beziehen sich auf die Zukunftssicherheit. Mit Devonthink binde ich mich für "alle Zeiten" an OSX.

Zukunftssicherheit gibt es nicht, Firmen gehen pleite oder verlieren das Interesse, OS X kann sich unter TC & Co. derart ändern, daß die Anbieter von DT das nicht mehr mitmachen wollen, alles ist möglich.
Halbwegs zukunftssicher ist nur - abgesehen vom Problem der Zukunftssicherheit der Originaldokumente - ein Verwaltungsprogramm, das die Originale unangetastet lässt und den Zugriff auf die Metadaten erlaubt, etwa indem sie im Klartext gespeichert werden, zumindest mehr oder weniger.
Meiner Meinung nach kann man nur aktiv an Zukunftssicherheit arbeiten, indem man bereit ist, rechtzeitig vor dem Auslaufen irgendeiner Speicherart, irgendeines Dateiformates, irgendeines Datenbanksystems umzusteigen - und seine Bestände auch ab und zu mal zu prüfen, ob es Ausfälle gab.

 

[Anthem]

Zukunftssicherheit gibt es nicht, Firmen gehen pleite oder verlieren das Interesse, OS X kann sich unter TC & Co. derart ändern, daß die Anbieter von DT das nicht mehr mitmachen wollen, alles ist möglich.
Halbwegs zukunftssicher ist nur - abgesehen vom Problem der Zukunftssicherheit der Originaldokumente - ein Verwaltungsprogramm, das die Originale unangetastet lässt und den Zugriff auf die Metadaten erlaubt, etwa indem sie im Klartext gespeichert werden, zumindest mehr oder weniger.
Meiner Meinung nach kann man nur aktiv an Zukunftssicherheit arbeiten, indem man bereit ist, rechtzeitig vor dem Auslaufen irgendeiner Speicherart, irgendeines Dateiformates, irgendeines Datenbanksystems umzusteigen - und seine Bestände auch ab und zu mal zu prüfen, ob es Ausfälle gab.

Volle Zustimmung. Im Prinzip mache ich das seit 15 Jahren so. So habe ich meine Daten von Windows zu Mac zu Windows zu Mac mitgenommen und hatte dabei nur minimal Verluste. Aber das geschah eben händisch und nicht mittels einer Datenbank. Solange ich mich an Standards der Mailprogramme, Textverarbeitung, PDF und Bilddaten halte, kann ich fast beliebig zwischen den Betriebssystemen wechseln. Habe ich alles in einer Datenbank, geht das nicht mehr.

Das ein Softwareanbieter vom Markt verschwindet oder eine Updatepolitik einführt, die ich nicht mittragen will - yep. Kommt vor und wäre nicht das erste Mal. Um so wichtiger ist es, das Daten nicht nur sicher in der Datenbank liegen sondern auch sicher wieder daraus hervorgeholt werden können.

Das wahrscheinlichste Szenario bei mir wäre, das ich von Apple auf Windows umsteige. Das ist derzeit nicht Sicht und meine Hardware macht es auch noch eine Weile. Es ist aber wie du schreibst, wer weiß, wohin sich OSX entwickelt und der Fokus bei der Hardwareentwicklung passt auch nicht zu meinen Anforderungen.

 

[ottomane]

Das Ziel muss eigentlich immer technischer Minimalsimus sein: Zukunftsicher und plattformübergreifend ist eine gute Ordnerstruktur im Dateisystem. Die funktioniert immer und migriert immer. Ich horte meine Dateien so seit 1990 ohne jeglichen Verlust. Migration von diversen Windows über diverse Linux-Distributionen bis hin zu macOS. Eine solche Struktur kannst du mit Devonthink indizieren und so das beste aus beiden Welten nutzen. Die Ordnerstruktur bleibt vollständig erhalten; gleichzeitig sind alle Metadaten in DT.

Du kannst so die Plattform wechseln und verlierst "nur" die Metadaten.

Mails liegen bei mir auf dem Server (IMAP). Jedes halbe Jahr bewege ich alle Mails, die älter sind als ein Jahr in ein lokales Mailarchiv (Thunderbird - plattformübergreifend). Mails da herauszukopieren und in einer Dokuemntendatenbank verkompliziert alles immens. Wozu?

Bookmarks nutze ich nicht. Ich finde alles was ich suche schneller mit Google oder im Verlauf.

Mir ist ehrlich gesagt nicht ganz klar, wozu du DT wirklich brauchst. Nicht falsch verstehen: Ich habe selbst DT, habe es aber nur wegen der Synchronisationsfunktion zu iOS gekauft.

 

[MacAlzenau]

So richtig wichtige Dokumente werden übrigens schon seit etlichen Jahren irgendwo im Schwarzwald eingelagert, tief unter der Erde.
So wie ich das aber verstanden habe, dann gleich inklusive der später mal notwendigen Abspielgeräte.
Ich hoffe, daß das Konzept zukunftsträchtig ist.

 

[paul.mbp]

Wenn man sich bei einer Dokumentenverwaltung keine Angst vor einer Abhängigkeit von der Software machen muss dann ist das Devonthink. Man kommt jederzeit wieder an die Dokumente ran:

http://blog.devontechnologies.com/2009/03/tuesday-tip-export-your-data-transparently/

 

[Anthem]

@paul.mbp : Besten Dank für den Link. Das wusste ich nicht. Ich schaue mir das mal genau an!

@ottomane : Das Speichern von Dokumenten in Ordnern und Mails per IMAP und lokalen Ordnern mache ich seit Jahren und bin damit auch mehrfach migriert. Du hast Recht: Das geht ziemlich reibungsfrei. Was ich mir von DT erwarte ist eine bessere Strukturierung, Verknüpfung und Suche der Dokumente und im Inhalt der Dokumente. Beispiel: Die Korrespondenz zwischen mir, zwei Versicherungen und einer Krankenkasse. Manchmal sind noch Behörden involviert und idR sind es mehrere Ansprechpartner je Firma/Behörde und mehrere Fälle die sich über Jahre hinziehen. Spotlight liefert mir bei der Suche meist viel zu viele Treffer. Ich habe auch mit Tags experimentiert aber das geht mir nicht weit genug.

Ich stelle mir ein Programm vor, mit dem ich Dokumente aller Art verwalten kann, wie ich meine Bilder in Lightroom verwalte: Eine auch im BS verwendbare Ordnerstruktur und eine Datenbank, welche die Infos indiziert, Metadaten speichert und per hierarchischem "Schlagwortbaum" die Suche erleichtert.

Über die Dokumentenverwaltung hinaus geht es mir auch um die Verwaltung von gesammelten Infos zu einem Buchprojekt, zu Gruppenarbeitsthemen und Workshopprojekten.

 

[paul.mbp]

das ist ein ideales Nutzungsszenario für Devonthink

 

[Anthem]

Danke für die Tipps und Infos. Ich setze mich nochmal mit den Exportmöglichkeiten auseinander.
Schönes Wochenende
Anthem

 

[Anthem]

Hallo zusammen,
ich habe Devonthink inzwischen im Einsatz und bin von den Möglichkeiten wirklich begeistert. Vor kurzem habe ich noch den Dokumentenscanner Fujitsu Scansnap ix500 gekauft und das macht die Arbeit erheblich einfacher. Die Anschaffung sowohl von DT als auch dem Scanner haben sich für mich gelohnt. Nach und nach wandern alle alten Dokumente in die Datenbank. Und die neuen sowieso.
Danke nochmal an die Tipps und hinweise hier!
Anthem

 

[Wuchtbrumme]

Hallo, das Thema "Datenbank" muss man an der Stelle nicht überbewerten. Soweit ich das augenblicklich nutze ist es ja nichts weiter als die Indizierung der PDF-Dokumente (mehr benutze ich nicht), die immer noch im Dateisystem vorliegen. Von dem Stand kommt man auch leicht auf ein Windows mit Suchdienst und Plugin für PDF, der Index der DT-DB ist dabei entbehrlich.

Die Suche alleine ist aber gut.