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[Mail oder ???] Themenbasierte Emailsortierung im Posteingang.

Dieses Thema im Forum "Officeanwendungen" wurde erstellt von Eco, 27.12.18.

  1. Eco

    Eco Reinette de Champagne

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    04.12.06
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    422
    Moin moin,

    vor zwei Jahren hatte ich dieses Thema ohne Antwort

    Da ich immer noch auf der Suche bin und wir nun 3 OS X weiter sind, erneut:

    Ich möchte meine EMails projektbezogen gruppieren können. Mir reichen die Farben Markierungen nicht aus und ich möchte keine Automatismen nutzen, da die nicht funktionieren. Ich möcht einfach nur die Mail markieren und dann "sagen": "Du bist jetzt Thema A".

    In der Darstellung wünsche ich mir dann eine Gruppierung nach Themen/Projekten und innerhalb der Themen nach Datum.

    Schön wäre noch eine Gruppierung über die Themen, z.B. Standort als Obergruppierung und dann verschiedene Themen/Projekte und dazu dann die emails

    Welche App oder Tool kann das?
     
  2. Dx667

    Dx667 Hildesheimer Goldrenette

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    678
    Was spricht gegen Ordner oder Label im Mail Programm?
     
    ottomane gefällt das.
  3. Mannschafter

    Mannschafter Wohlschmecker aus Vierlanden

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    22.05.15
    Beiträge:
    242
    Was du in deinem Beitrag vom 31.08.2016 als Zielstellung beschreibst, könntest du alles mit „Bordmitteln“ von macOS machen – und wie ich meine, auch sehr komfortabel.

    Von den Einschränkungen (keine Postfächer, keine Automatismen, keine linke Seitenleiste usw.), die du für den Weg zum Ziel vorgibst, wirst du dich aber verabschieden müssen, denn das, was du möchtest, ist innerhalb des Posteingangs nicht zu realisieren. (Du bearbeitest ja deine eingehende Papier-Post auch nicht innerhalb des Briefkastens an der Tür.)

    Die Alternativen sind jedoch überhaupt nicht so hinderlich, wie du dir das offenbar vorstellst.

    In deinem Fall genügt wohl schon eine schlaue Kombination aus einfachen Postfächern, intelligenten Postfächern und Ordnern für intelligente Postfächer.

    Du kannst z.B. die E-Mails zunächst manuell in einfache Postfächer (z.B. für Standorte, Projekte, Mitarbeiter usw. – oder alles in Kombination) bewegen und jeder E-Mail dadurch eine eindeutige Kombination von Merkmalen zuordnen. Das geht ganz einfach z.B. per rechter Maustaste oder Klick auf die Symbolleiste.

    Danach können z.B. intelligente Postfächer den Inhalt der einfachen Postfächer abbilden. Das erfolgt zwar „automatisch“, ist aber absolut zuverlässig, da es auch unabhängig von den variablen Inhalten oder Betreff-Zeilen der E-Mails definiert werden kann. So kannst du z.B. auch E-Mails gleichzeitig mehreren intelligenten Postfächern zuordnen.

    Die intelligenten Postfächer kannst du wiederum in Ordnern für intelligente Postfächer zusammenfassen, sprich: gruppieren, und zwar auch in mehreren Ebenen. Dabei wird in jedem übergeordneten Ordner der Inhalt aller Unterordner zusammengefasst dargestellt und kann in jedem Ordner oder Postfach auch separat sortiert oder gefiltert werden.

    Wenn du dann noch die farbigen Markierungen z.B. als Merkmal für Verarbeitungsstufen (von erster Eingangsbearbeitung über Zwischenstufen bis hin zu Wiedervorlage und Erledigt) benutzt, kannst du dir die selben E-Mails in verschiedenen Ordnern nach verschiedenen Merkmalen sortiert und nach Verarbeitungsstufe gefiltert anzeigen lassen. So kannst du z.B. eine E-Mail in einem Ordner X (nach bestimmten Kriterien sortiert und gefiltert) anzeigen lassen und dann dort die Farbmarkierung ändern, woraufhin die selbe E-Mail z.B. in diesem Ordner X ausgeblendet, aber dann in einem anderen Ordner Y (nach anderen Kriterien sortiert und gefiltert) angezeigt wird.

    Deine ursprüngliche Vorstellung war, innerhalb des Posteingangs eine Liste von E-Mail-Stapeln zu sehen, die du dann einzeln anklickst (aufschlägst) und dann ggf. bearbeitest.

    „Übersetzte“ das gedanklich einfach nur in ein ähnliches Modell:

    Du schaust statt in den Posteingang in einen anderen Ordner, in dem alle deine E-Mails zusammengefasst werden. Statt der E-Mail-Stapel im Posteingang hast du weitere intelligente Ordner und Postfächer, die du wie ein Menü im Finder auf- und zuklappen kannst, und in denen deine E-Mails beliebig sortiert und gefiltert dargestellt werden. Auf Wunsch können sie dabei in mehreren Ordnern parallel auftauchen, wahlweise in Abhängigkeit von der Verarbeitungsstufe. Und wenn du willst, kannst du bestimmte Merkmale (Standorte, Projekte etc.) auch mit unterschiedlichen Text- oder Hintergrund-Farben markieren (nicht nur weiß, hell- oder dunkelblau). Und das alles kann automatisch geschehen, völlig zuverlässig, nur auf der Grundlage der von dir anfangs manuell vorgenommenen Zuordnung zur jeweils passenden Kombination von Merkmalen.

    Was willst du mehr?

    Ach ja, wenn du iCloud nutzt, kannst du zumindest die Postfächer (mit iCloud in mehreren Ebenen, ohne iCloud nur in einer Ebene) auch mit deinem Handy abbilden. Nur intelligente Postfächer kann iOS meines Wissens nach noch nicht übernehmen. Das geht nur auf dem Mac. Aber automatische Regeln lassen sich im Ergebnis auch auf dem iOS-Handy abbilden, sofern parallel das Mail-Programm auf dem Mac geöffnet ist. Und zumindest einfache Filter-Funktionen (ungelesen, markiert u.a.) sind auch in den Ordnern auf dem Handy verfügbar.

    Und wenn du schließlich auch noch Wiedervorlagen einrichten oder Orte und Termine zuordnen willst, kannst du die E-Mail (völlig unabhängig von der Bearbeitung in Mail) einfach per Drag and Drop z.B. in Erinnerungen, Kalender oder Notizen übernehmen. Dort wird jeweils der Betreff als Titel übernommen und ein Link zu der jeweiligen E-Mail angelegt, den du mit einem Klick öffnen kannst – auch vom Handy aus.

    Wie genau das nun in deinem Falle umgesetzt werden kann, hängt natürlich von deinen konkreten Umständen ab, z.B.
    • wie viele verschiedene Merkmale und Kombinationen gibt es,
    • welche hierarchische Struktur haben die Merkmale,
    • wie oft ändert sich das (neue Standorte, Projekte etc.),
    • wie viele E-Mails in welcher Zeit sind zu bearbeiten,
    • wie schnell muss auf welche E-Mails reagiert werden,
    • willst du andere Leute in die Bearbeitung einbeziehen und haben die auch Macs usw.
    Ich würde das an deiner Stelle vermutlich nicht alles hier im Forum offenlegen wollen. Du kannst mich aber gern auch direkt ansprechen, nur bitte mit etwas Geduld.
     
    #3 Mannschafter, 28.12.18
    Zuletzt bearbeitet: 28.12.18
    Eco, ottomane und Nathea gefällt das.
  4. Eco

    Eco Reinette de Champagne

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    422
    Vielen Dank für den Input, dass muss ich jetzt erstmal gedanklich verarbeiten, nur nicht heute Abend, der Kopf will nicht mehr heute ..