Frage an die Devonthink User

[Apfel123]

Da ich mich 2021 endlich komplett digitalisieren möchte (inkl. einem Avatar von mir fürs Real Life ->Spass!)
habe ich eine Frage an die Experten die Devon Think nutzen.
Das Tool erscheint mir das Mittel der Wahl zu sein, da die Macher kein Interesse an meinen Daten haben und ich DSGVO konform alles verschlüsselt ablegen kann.
Nur wo fange ich bitte an? Ich bin völlig erschlagen von der Testversion. Macht es daher Sinn das deutsche Arbeitsbuch zu kaufen, obwohl ich noch nicht weiß, ob mir die Software auch wirklich gefällt? Gibt es weitere gute Informationsquellen?

 

[Anthem]

Ich habe mir das Arbeitsbuch gekauft und es hat meine Einarbeitungszeit deutlich reduziert. Das Forum finde ich nur bedingt hilfreich zum stöbern und lernen. Bei konkreten Fragen allerdings schon. Ich bin vor 3 Jahren in Devonthink eingestiegen und habe es nicht bereut. Zusammen mit dem Scansnap ist das ein unschlagbares Team, um sich Richtung papierloses Büro vorzuarbeiten. Meine "Sammelschublade" die ich sonst 2x im Jahr aufräumen musste, reicht jetzt sicher noch für weitere 5 Jahre bis sie voll ist.
Mein Versicherungsmensch hat mir allerdings gerade eröffnet, ich dürfe nicht alles Schreddern und die eine oder andere Police sollte doch im Original vorliegen. Na gut.
Ich am besten in DT reingekommen, indem ich angefangen habe, Dokumente einzusortieren und zu ordnen. Stück für Stück, nicht alles auf einmal. Und durch die Nutzung tauchten dann Fragen auf die ich nach und nach geklärt habe.
Das einzige, was mir nicht "behagt" ist, das DT ausschließlich für den Mac erhältlich ist. Sollte ich in X Jahren also mal - aus was fürn denkbaren Gründen auch immer - mal auf ein XYZ-System umsteigen müssen, kann ich die Datenbank nicht mitnehmen.

 

[ottomane]

Das einzige, was mir nicht "behagt" ist, das DT ausschließlich für den Mac erhältlich ist. Sollte ich in X Jahren also mal - aus was fürn denkbaren Gründen auch immer - mal auf ein XYZ-System umsteigen müssen, kann ich die Datenbank nicht mitnehmen.

Wichtig ist u.a. vor dem Hintergrund auch die Entscheidung, ob man indiziert oder importiert.

Und Backups nicht vergessen

 

[Wuchtbrumme]

hm, Handbuch lesen ist sicherlich nichts, wovon ich abraten würde. Aber Devon Think lies sich ohne das in Betrieb nehmen, wenngleich man natürlich nur einen Bruchteil nutzt. Aber selbst das ist schon sensationell und den Umstieg wert.

Es hat hier ein paar Themen zu digitaler Papierverwaltung. Ansonsten gerne ein wenig konkreter fragen.

Der Teaser für mich war ein Video auf youtube, das habe ich da glaube ich auch verlinkt.

 

[Anthem]

Ich hatte am Anfang indiziert, bin dann aber auf Import umgestiegen. Mit der Indizierung bin ich irgendwie nicht so richtig warm geworden und es haben immer wieder mal Dateien "gefehlt" bzw. waren nicht da wo sie sein sollten.

In DT sortiere ich nach Gruppen = Ordner. Man kann die Datenbank einfach markieren und alles exportieren und dabei wird die Ordnerstruktur erhalten. Ich habe also auch ohne DT meine Sortierung erhalten. Sollte ich mal umsteigen passiert das ja nicht zwischen dem 1. und 2. Tee beim Frühstück.

Und Backups nicht vergessen

Na loooogisch nicht !!! Laufend TM und doppelt mit CCC und immer 1x im Bankschließfach!

 

[Apfel123]

Das einzige, was mir nicht "behagt" ist, das DT ausschließlich für den Mac erhältlich ist. Sollte ich in X Jahren also mal - aus was fürn denkbaren Gründen auch immer - mal auf ein XYZ-System umsteigen müssen, kann ich die Datenbank nicht mitnehmen.

Danke, sehr hilfreicher Beitrag!
Zum Umzug bei einem Systemwechsel habe ich verstanden. dass Devonthink einem da keine Steine in den Weg legt und die Daten exportiert werden können. Oder nicht?

 

[Wuchtbrumme]

Danke, sehr hilfreicher Beitrag!
Zum Umzug bei einem Systemwechsel habe ich verstanden. dass Devonthink einem da keine Steine in den Weg legt und die Daten exportiert werden können. Oder nicht?

Ja. Ich habe zusätzlich die Ausgangs-PDF gesichert. Letztlich spielt das also nicht einmal eine Rolle, da sich das, was DT macht, dadurch jederzeit wiederherstellen lässt, auch wenn es denn mal eine vernünftige Alternative auf XYZ gäbe.

ScanSnap kann man nicht übermäßig loben!

 

[Scotch]

Zum Umzug bei einem Systemwechsel habe ich verstanden. dass Devonthink einem da keine Steine in den Weg legt und die Daten exportiert werden können.

Ja, funktioniert problemlos. Ich bin letztes Jahr nach 15 Jahren von DT auf Office-n-PDF unter Windows umgezogen.

 

[Anthem]

Für den Export der Daten kenne ich zwei Varianten:

• Dateien und Ordner. Wenn man da die ganzen Datenbank markiert, wird alles inkl. der Gruppenstruktur (=Ordner) exportiert. Das sieht dann später so aus, wie in DT, nur eben als Ordner auf der Festplatte in denen die Dokumenten liegen, wie sie in DT einsortiert waren.
• Dann gibt es noch die Variante "Datenbank-Archiv": Das erzeugt ein Zip-File mit der gesamten Dantenbank von DT. Da kann man sich den Paketinhalt zwar anschauen, aber die Sortierung ist nicht in der Struktur, wie ich sie in DT sehe, sondern so, wie die Datenbank das halt für richtig hält. Ob das ein Format ist, das man ggf. in eine andere Datenbank importieren kann, weiß ich nicht. E scheint mir eher ein Archiv für DT zu sein.

Ich mache hin und wieder (nach größeren Änderungen) Sicherungen beiden Varianten. Unabhängig von meiner Time Machine / CCC.

 

[Apfel123]

Wie ist denn das mit Devonthink, DSVGO in der icloud? Ist die Konformität gegeben, da in der iCloud verschlüsselt ist?

 

[Wuchtbrumme]

alleine durch den Einsatz einer Cloud, v.a. iCloud, dürfte die DSGVO verletzt sein.
Man kann lokale DB und Sync per WLAN benutzen oder seine eigene Cloud verwenden, wenn das auf dem Zielgerät (iOS?) unterstützt wird.

 

[Mitglied 105235]

Mein Versicherungsmensch hat mir allerdings gerade eröffnet, ich dürfe nicht alles Schreddern und die eine oder andere Police sollte doch im Original vorliegen.

Okay, das wundert mich nun. Da PDF ja ein rechtsgültiges Dokument sind. Hat dein Versicherungsmensch, es vielleicht genau erörtert warum eine Police im Original Papierform existieren soll, wenn eine PDF ein rechtsgültiges Dokument eigentlich ist.

 

[Apfel123]

Nach meinem Kenntnisstand bin ich als Privatperson nicht verpflichtet, die Policen aufzubewahren. Der Versicherer als Unternehmen dagegen schon

 

[Wuchtbrumme]

wenn eine PDF ein rechtsgültiges Dokument eigentlich ist.

dafür gibt es gesetzliche Anforderungen und ein "normales" PDF ohne qualifizierte Signatur erfüllt diese nicht.
Zu sagen, dass PDF ein rechtsgültiges Dokument sei, ist deshalb zu pauschal und gerade im wesentlcihen Punkt falsch.

Nach meinem Kenntnisstand bin ich als Privatperson nicht verpflichtet, die Policen aufzubewahren. Der Versicherer als Unternehmen dagegen schon

hm, kann ich nichts zu sagen. Ich habe bestimmt eine halbe Tonne Papier der Wiederverwertung zuführen können, aber wichtige Dinge habe ich als Oriiginal behalten. Ein gutes Stichwort ist "Dieses Dokument wurde per EDV erstellt und ist daher auch ohne Unterschrift gültig!" (was auch immer sinnfreies damit gesagt werden sollte). Einscannen und im Notfall wieder ausdrucken. Bestimmt kommt selbst da jetzt ein Paragraphenreiter.

 

[Mactigger]

Es muss ein PDF/A sei. Erst mit der Signatur wird es rechtssicher.

 

[Sushi70]

Nach meinem Kenntnisstand bin ich als Privatperson nicht verpflichtet, die Policen aufzubewahren. Der Versicherer als Unternehmen dagegen schon

Die Versicherungen bestanden bei mir auf die Original Policen. Hatte dies Problem mal bei einer Lebensversicherung, Unterlagen in irgendeinen Ordner abgelegt und nicht mehr gefunden. Nur eine beglaubigte Zweitschrift ( für ca. 35€) werde anerkannt ,nicht die vorhandene Kopie.
Ich denke mal, wenn man sich die Mühe macht und wichtige Dokumente dennoch analog abheftet, ist man auf der sicheren Seite und es hat den grandiosen Effekt, sollten mal die Daten verloren gehen, hab ich immer was zur Hand.
Es kann ja auch mal sein, daß dritte an die Dokumente müssen und man liegt im Krankenhaus oder kommt selbst nicht an die Daten dran.

 

[MacAlzenau]

Eine beglaubigte Zweitschrift, wenn das Original nicht zu finden ist?
Oder hattest du die für alle Fälle schon mal daliegen?

Der Sinn eines "papierlosen" Büros besteht für mich vor allem darin, daß man an alle Unterlagen ruckzuck rankommt und nicht Aktenordner rumstehen hat. Papieroriginale können ja im Keller verstauben - bei Privatmenschen reicht da ja üblicherweise recht wenig Platz.

Kann man sichere PDF/A überhaupt mit Bordmitteln erstellen? Und was ist daran sicher, wenn ich mit wenig Mühe das Original vor dem Scannen noch ein wenig bearbeiten kann?

 

[Sushi70]

Hab grad nochmal nachgesehen, kostete damals 25 €.
Man muß ja nicht jeden Schnick als Papier Dokument im Original aufbewahren, nur daß wichtigste.

 

[Wuchtbrumme]

Kann man sichere PDF/A überhaupt mit Bordmitteln erstellen? Und was ist daran sicher, wenn ich mit wenig Mühe das Original vor dem Scannen noch ein wenig bearbeiten kann?

Ich glaube, der Witz ist doch der, dass statt einer Unterschrift die Signatur kommt und die Veränderung verhindert - sprich, die Police hätte statt in Papierform auch als signiertes PDF/A kommen können.
Weiß nicht, ob der ePA mit Signatur dafür hergenommen werden kann, wenn man Acrobat oder PDFPen hat.

 

[Mactigger]

Acrobat Professional kann das oder der kostenlose PDF-T-Maker/Ghostscript/PDF24.

Ich weiß nicht, ob es dem auch für MacOS gibt.