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Papierlose Buchhaltung und Steuerberater

Benn20

Empire
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31.05.09
Beiträge
84
Hallo,

da ich aus beruflichen Gründen viel Reise würde ich gerne meinem Steuerberater auf den Tag genau meine Buchführung zukommen lassen. (sagen wir mal +/-2 Tage...)

Da ich so gut wie alles Digital Löse, ist das definitiv meine letzte Hürde.
Natürlich soll das alles sehr automatisiert Ablaufen, da ich nicht noch mehr Zeit in die Buchhaltung stecken möchte

Hier meine beiden Vorschläge zu welchen ich jedoch jeweils noch Fragen habe:


- Belege in eine Cloud.
Mittels Scanner und Iphone einfach die Belege automatisiert in einer Cloud ablegen lassen.
Dort dann den Datei-Namen zu nummerieren und parallel eine Excel Liste zu führen, welche die Belege in einer Übersicht zusammen fasst.
Der Steuerberater hat natürlich Zugriff.
Einen Scanner dafür abzurichten ist natürlich kein Problem.
Jedoch benötige ich dann noch eine Iphone App, die es schafft Bilder direkt in die gewünschte Cloud hochzuladen.
Die einfach Iphone Foto ab läd ja Bilder in den Fotostream. Das möchte ich aber direkt umgehen.

Die meisten Belege fliegen eh schon digital ein. Jedoch Tankquittungen etc sind eher das Problem.
Daher die nächste Frage, eine gescheite OCR muss her, sowohl für´s Iphone als auch den Mac.
Die erstellen PDFs schiebe ich dann überarbeitet in die Cloud.

PS: In diesem Thread geht es um die Sicherheit einer Cloudlösung:
http://www.apfeltalk.de/community/t...h-ftp-auf-eigenem-server.497198/#post-4837582

PS: in diesem Thread suche ich nach der passenden App.
http://www.apfeltalk.de/community/threads/app-gesucht-scanner-direkt-als-tiff-in-die-cloud.497200/


- Datev Unternehmen Online
Das Unternehmen Online (im folgenden UO abgekürzt) ist eine Software der Datev, die genau diese Anforderungen erfüllt.
Läuft jedoch nur auf dem Mac...
... Gut dank Parallels wird man diese schon zum laufen bekommen.
Jedoch benötigt man einen TWAIN-Scanner.
Nun meine erste Frage, warum???
Die OCR erfolgt doch in der Software und TWAIN ist lediglich die Schnittstelle.
Da die UO eine Ordnerüberwachung bietet, könnte ich ja hier einfach über jeden beliebigen Scanner sowie mein Iphone (oben noch die Frage zu einer passenden App, welche Bilder direkt in die Cloud hochladen kann) diese Dokumente scannen bzw. einfach rein laden.
Der Sammel-Ordner liegt natürlich in einer Cloud damit von diese von allen Seiten mit Input gefüllt werden kann.
UO holt sich lediglich die Daten hier ab und verwertet diese weiter.


Die letzte Option scheint mir persönlich die bessere.
Gerne bin ich für Idee und weitere Vorschläge offen.

Ich denke das es zweckmäßiger ist direkt noch 2 weitere Threads zu eröffnen, da diese gezielter die Probleme ansprechen und unabhängig zu diesem Hauptprojekt betrachtet werden kann
 
Zuletzt bearbeitet:

Wuchtbrumme

Golden Noble
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1. Du weigerst Dich, den Fotostream zu benutzen, willst aber dennoch "in die Cloud" (was auch immer dieses Buzz-Wort in dem Zusammenhang heißen soll)?

Ich bin nicht als Unternehmen tätig, habe mich aber kürzlich für Steuer & Co. auch für papierloses Büro interessiert und bin gerade dabei, einen harten Cut zu machen. Mittlerweile stehen 5 Mülleimer plus ein Riesenhaufen mit gescannten und teils völlig uninteressanten Dokumenten auf dem Boden im Arbeitszimmer; ich schätze mal knapp 50kg Papier. Unglaublich, wie man sich in 20 Jahren zumüllen kann. Anyway, Angucken des Fujitsu ScanSnap ix500 mit Wifi (Achtung: kein TWAIN!) und der Software Devonthink Pro Office (DTPO) lohnt sich!

Über diesen Weg kann man Papiere (nach Möglichkeit nicht geklammert) einscannen, sogar die Papierrollenbelege. Es erfordert aber Disziplin, eingehende Papiere regelmäßig zu erfassen. Als Output werden PDF-Dateien generiert, die sich durchsuchen lassen (also eine OCR auf die im PDF eingebetteten Scan-Bilder, die auch dort verbleiben). Die Leistung kann die Scan-Software des ix500 selbst erbringen (auf dem Mac wird dazu Abbeyy FineReader in einer limitierten OEM-Version genutzt oder jede andere Software (man wählt nur die Applikation im Dialog aus)). Die Verarbeitungsgeschwindigkeit und das Endergebnis sind sensationell. Weil der Scanner quasi selbst OCR macht, könnte man prüfen, ob man wirklich die OCR-Funktion von DTPO braucht, es gibt nämlich auch günstigere Varianten.

Anschließend ließen sich die Dokumente per Mail weiterleiten - oder auch in eine wie auch immer geartete Cloud schicken (die aber wenigstens per Passwort geschützt sein sollte, z.B. Dropbox).

2. Du meinst sicherlich, dass die Software nur unter Windows läuft (ansonsten verstehe ich den Hinweis auf Parallels nicht). Zu der Software kann ich nichts weiter sagen, außer, dass DateV wohl der Quasi-Standard für Steuerberater und Prüfer ist. TWAIN ist eine Scannerschnittstelle, die den Betrieb des Scanners betrifft. Wenn man Bilder auch anders reinbekommt ist (z.B. über die Ordnerüberwachung), dann ist ja gut (abgesehen davon, dass Scannen und Bearbeitung/OCR dann getrennt voneinander ablaufen, was ja per se kein Problem sein muss, sondern sogar erwünscht sein kann).

Ganz allgemein ist hier das Thema Datensicherung besonders wichtig; das betrifft sowohl Backups als auch Verschlüsselung von Datenträgern.

Vielleicht gibt Dir das ja noch Anregungen.
 

schnuffelschaf

Melrose
Registriert
28.03.07
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2.482
Schon LexOffice angeschaut?
Plattformunabhängige Cloud-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen - läuft komplett im Browser.
Belegerfassung inkl. OCR beim Upload oder über entsprechende Apps für Mobilgeräte.
Zugriffsmöglichkeit für Steuerberater über Benutzerverwaltung oder Daten-Export im Datev-Format.
Monatliches Abo-Modell (umfangreichste Version ca. 17,30 €/Monat), jederzeit kündbar.

Ich verwende die Software seit ca. 6 Monaten und bin damit sehr zufrieden.
 

strohy

Elstar
Registriert
13.05.08
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73
Ich versuche schon seit ewigkeiten das papierlose Büro umzusetzen. In der engeren Auswahl steht für mich Devonthink oder Evernote. Devonthink ist komfortabler aber mit Evernote funktioniert die Synchronisation besser und die Daten sind sicherer (da Cloud)

Meine Frage an die, die es bereits geschafft haben:
Wie macht ihr das mit der Buchhaltung - sprich die Kontoauszüge und Belege, die normal im Akten-Ordner landen. Wie übergebt ihr die Daten an den Steuerberater. Wie stellt ihr beim papierlosen Büro fest, ob ein Beleg fehlt.

Wer hat einen guten Workflow für sich und seine Buchhaltung gefunden?
DATEV Unternehmn Online kann das anscheinend - läuft aber 1. nicht unter Mac und sieht 2. unglaublich unkomfortabel - eben Windows typisch aus.
 

wavelow

Leipziger Reinette
Registriert
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Beiträge
1.804
Wer hat einen guten Workflow für sich und seine Buchhaltung gefunden?

Kommt auch auf das Unternehmen an. Groß, Mittel, Klein? Welche Art von Informationen müssen wie verarbeitet werden?

Ich selber habe für mein Unternehmen fast alles papierlos. "Fast" weil ich tatsächlich noch Papier unterwegs einsetze um z.B. Kunden unterschreiben zu lassen. Es hat sich einfach nichts an elektronischen Geräten wirklich bewährt um auf schmutzigen Baustellen sinnvoll zu bestehen. Papier ist das das Schnellste und Einfachste. Es ist für mich auch leichter mit einem Stück Papier hinter dem Kunden her zu laufen als mit irgendwelchen Geräten. Zudem erhält der Kunde sofort seine Kopie in die Hand. Mobile Drucker hatte ich auch schon probiert, sofort wieder entsorgt. Zu umständlich.

Papier setze ich dann noch ein um meine wöchentliche Tour festzuhalten. Vor Jahren angewöhnt und einfach beibehalten. Habe digitale Fahrtenbücher etc. ausprobiert. Auch hier ist nichts so praktisch wie meine seit Jahren gewohnte Papiervorlage (1 Blatt pro Woche). Dem Finanzamt gefiel das handschriftlich festgehaltene Zeug bisher auch immer ganz gut.

Alles andere aber ist "papierlos" bei mir. Rechnungen, Buchhaltung usw. Wobei "papierlos" auch relativ ist. Man bekommt halt überall weiterhin Belege aus Papier bis auf einige Onlinerechnungen. Die werden eingescannt und sicherheitshalber trotzdem klassisch aufbewahrt.

Wir nutzen seit über einem Jahr Lexoffice im grossen Paket. Absolut zufrieden. Es kommen ständig neue Funktionen hinzu, das eine oder andere vermisse ich noch, hoffe aber, dass es noch integriert wird.
Der große Vorteil ist, dass es eine reine Onlinelösung ist und daher auf wirklich jeder Plattform läuft und funktioniert. Und das tat es bisher ohne ein einziges Problem. Egal ob Mac, Linux oder Win, Pad oder Smartphone. Es lässt sich von jedem Ort aus arbeiten.
Umsatzsteuervoranmeldung läuft da auch drüber oder auch die ZM Meldungen für EU Rechnungen. Alles perfekt und problemlos.
Integriertes Onlinebanking und leichter Abgleich der Bankingposten mit Belegen usw. macht die lästige Büroarbeit ziemlich einfach. Datev Schnittstelle ist auch seit einiger Zeit integriert über der Steuerberater sein Zeug ziehen kann.
Wenn er Originale braucht, dann fahre ich mal ein- zweimal im Jahr rüber und nehm das Zeug mit. Kontoauszüge sammle ich einfach in den Umschlägen wie sie von der Bank kommen. Öffne ich vielleicht einmal im Jahr und stopf sie dann chronologisch in einen Aktenordner. Wirklich gebraucht wurden die noch nie. Alles lässt sich genauso in Lexoffice einsehen.
Es gibt noch so einige Mitbewerber in diesem Segment. War auch vorher woanders. Aber das war eine kleine Bude, Änderungen waren sehr zögerlich und die Sorge, dass die mal ihr Start Up in den Sand setzen spielten auch eine Rolle. Bei Lexoffice steht Haufe als Unternehmen dahinter, die seit Jahrzehnten dabei sind. Fand ich beruhigender.

Da ich gerne auch mal meine Rechner neu aufsetze oder was Neues probiere wäre ein Datenverlust wegen solcher Spielereien geschäftlich natürlich übel. Die Gefahr besteht bei lokal installierter Software irgendwie ja immer. Das kann mir mit Lexoffice nicht passieren. Alles andere an Dokumenten lagere ich in einer 1 TB grossen Dropbox. So kann ich auch an alles was ich für meinen Laden brauche von überall und jedem Gerät aus drauf zugreifen. Ob Pläne, Kataloge, Anleitungen usw. Alles in der Dropbox zur ständigen Verfügung. Dass die Amis da evtl. mitlesen können ist mir schnurz. Dropbox ist einfach die Lösung die bei mir am allerbesten funktioniert und noch niemals irgendein Problem verursacht hat. Alle Clients auf Mac, Linux, Smartphone arbeiten immer korrekt. Andere Cloud Lösungen hingegen hatten mir dagegen schon mal Probleme bereitet.
Die Apple Cloud kommt bei mir schon deshalb nicht in Frage weil ich von anderen Plattformen aus schwierig an die Inhalte komme. Ausserdem ist sie viel teurer als Dropbox bei der ich um 100 Dollar pro Jahr für 1TB bezahle.
So wird die Apple Cloud halt nur zum Abgleich meiner Apple Geräte genutzt und sonst nix.

Devonthink hatte ich schon ganz grob mal angeschaut, aus Zeitmangel aber noch nicht weiter mit beschäftigt. Genauso Evernote. Da mir ein simpeleinfaches Notizding eigentlich reicht bin ich noch bei Simplenotes. Läuft auch auf allen Plattformen und sogar kostenfrei.

Das ist mein Weg. Krampfhaft zu versuchen ganz auf Papier zu verzichten mache ich nicht. Der Mensch ist halt ein analoges Tier und oft ist der rein digitale Weg nicht immer der Sinnvollste. Nach wie vor habe ich einen Notizblock auf dem Schreibtisch liegen und nutze den auch. Denn alles was ich handschriftlich mal festgehalten habe, merke ich mir komischerweise auch besser.
 

Adelar3x

Thurgauer Weinapfel
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Während des Jahres kann man gern komplett auf digital umsteigen, am Ende des Jahres sollte aber dennoch eine ausgedruckte Komplettversion in Mappen für die Buchprüfung vorliegen. Ist einfach praktischer. Auch kann man da dann ganz bequem auf der Rückseite der Kontoauszüge mit Ausgängen die jeweiligen Belege drantackern. Ist dann für den Prüfer fein, da alles gleich an Ort und Stelle zusammenpasst.
Dropbox ist sehr bedenklich. Einerseits gibt es durchaus gültige Gesetze in Bezug auf Datenschutz, da DARF nichts ausser Landes gespeichert werden (v.a. Kundendaten), andererseits überträgt man per AGB die Rechte der Daten an Dropbox. Sprich: Die Rechte an einem Werk gehören genau genommen Dropbox wenn ein Autor den Dienst verwendet.