Ich mache das von der Sortierung in einzelne Postfächer durchaus ähnlich. Dementsprechend viele solcher Postfächer habe ich auch für die Ablage. Bei momentan 28 Mailkonten und bald 300.000 eMails ist ein wenig Ordnung auch angebracht.
Um diese Ordnung zu erhalten und mit den bis zu 300 Mails die täglich (zzgl. ein wenig Spam) zurechtzukommen habe ich folgendes System eingerichtet.
Alle Mails die automatisiert gesendet werden, werden bei mir auch automatisiert abgelegt. Das bedeutet, alles was wie ein Newsletter stinkt, eine Benachrichtigung über ein erfolgreiches Backup ist, Mailinglisten-Digests oder auch Forenbenachrichtigungen wie die von Apfeltalk werden per Regelwerk abgelegt. Dazu sind bei mir in etwa 1.200 Regeln am Werk.
Der Trick ist die Regeln nicht alle auf einmal zu schreiben, sondern immer nur ein oder zwei und zwar genau dann wenn man sie braucht. So hat man für die Dinge wo sie wirklich wichtig sind sehr schnell die Regeln erstellt und die weniger notwendigen Regeln kommen dann mit der Zeit. Bis man irgendwann nur noch die eine oder andere Regel mal um eine neue Mailadresse ergänzt oder vereinzelt eine neue hinzufügt.
Alle Mails die von einer realen Person gesendet werden verbleiben bei mir zunächst im Posteingang. Das sind auch die Mails die vorrangig zu behandeln sind. (Server sind geduldig wenn man erst eine Stunde später antwortet, Menschen können da sehr lästig sein.)
In der Früh wird bei mir auch zunächst ein wenig was gearbeitet, irgendwelche sehr wichtigen Dinge halt. Erst danach öffne ich mein Mailprogramm. Wir kennen das alle.
Ein blödes Mail genügt und der Tagesplan ist im Eimer. So habe ich wenn mich dieses böse Mail erschlägt bereits die ganz heiklen Dinge erledigt und mir kann das nicht mehr passieren. Die Mails werden dann bei einem Häferl Kaffee (oder Tee wenn ich mal schnupfig bin) gelesen und auch beantwortet. Alles was nicht
sofort erledigt werden kann wandert in meine TODOs wird aber umgehend aus meinem Posteingang entfernt. Der hat nämlich immer leer zu sein.
Die Filterregeln spielen natürlich eine große Rolle bei der Übersichtlichkeit. So haben viele davon noch Zusatzfunktionen inne. Beispielsweise die automatische Weiterleitung von bestimmten Mailinglisten an Kollegen die dies von mir wünschen (die paar wo ich das nicht schon direkt am Server mache). Ein
erfolgreiches Backup wird grün gekennzeichnet, eines wo es Probleme gab orange oder gar rot. So hat man extrem schnell überblick welche Mails wichtigen Inhalt haben und welche eher weniger.
Zuletzt verwende ich noch ein Plug-In mit dem ich die Sortierung der Mails aus dem Posteingang in die Ablage per Tastenkürzel erledigen lasse und auch noch ein paar andere Dinger mache wie Spam Filter Training von Mailservern etc. (Ich administriere einige Mailserver, deswegen ist sowas für mich von Relevanz.)
Sehr hilfreich für alle die mit vielen eMails hantieren müssen:
Inbox Zero
Gruß Pepi
PS: Weitere Infos folgen, jetzt bin ich zu müde.