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Wie organisiert ihr eure Mails?

Dieses Thema im Forum "Mailprogramme" wurde erstellt von don.chulio, 13.11.08.

  1. don.chulio

    don.chulio Aargauer Weinapfel

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    741
    Hallo,
    ich frage mich seit einiger Zeit, wie ich meine Mails besser und vorallem komfortabler sortieren kann. Momentan sieht es bei mir wie folgt aus:

    Privat
    -> Einkäufe
    --> Produkt XY
    --> Produkt YY
    -> Personen
    --> X
    --> Y
    --> Z
    -> Projekte
    --> X
    --> Y
    --> Z
    -> Sonstiges
    -> Verkäufe
    --> Produkt XY
    --> Produkt YY

    Nun verschiebe ich die Mails immer manuell, was natürlich sehr nervig ist. Eine Lösung wären Regeln, aber auch das ist relativ aufwändig. Wie macht ihr es? Benutzt ihr intelligente Ordner und/oder Regeln oder wie bringt ihr Ordnung in das Mailchaos?

    Bevor ich jetzt dutzende Regeln erstelle, wüsste ich gerne eure Ideen, vielleicht gefällt mir da ja was. Also postet eure Vorschläge! ;)
     
  2. pepi

    pepi Cellini

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    Ich mache das von der Sortierung in einzelne Postfächer durchaus ähnlich. Dementsprechend viele solcher Postfächer habe ich auch für die Ablage. Bei momentan 28 Mailkonten und bald 300.000 eMails ist ein wenig Ordnung auch angebracht.

    Um diese Ordnung zu erhalten und mit den bis zu 300 Mails die täglich (zzgl. ein wenig Spam) zurechtzukommen habe ich folgendes System eingerichtet.

    Alle Mails die automatisiert gesendet werden, werden bei mir auch automatisiert abgelegt. Das bedeutet, alles was wie ein Newsletter stinkt, eine Benachrichtigung über ein erfolgreiches Backup ist, Mailinglisten-Digests oder auch Forenbenachrichtigungen wie die von Apfeltalk werden per Regelwerk abgelegt. Dazu sind bei mir in etwa 1.200 Regeln am Werk.

    Der Trick ist die Regeln nicht alle auf einmal zu schreiben, sondern immer nur ein oder zwei und zwar genau dann wenn man sie braucht. So hat man für die Dinge wo sie wirklich wichtig sind sehr schnell die Regeln erstellt und die weniger notwendigen Regeln kommen dann mit der Zeit. Bis man irgendwann nur noch die eine oder andere Regel mal um eine neue Mailadresse ergänzt oder vereinzelt eine neue hinzufügt.

    Alle Mails die von einer realen Person gesendet werden verbleiben bei mir zunächst im Posteingang. Das sind auch die Mails die vorrangig zu behandeln sind. (Server sind geduldig wenn man erst eine Stunde später antwortet, Menschen können da sehr lästig sein.)

    In der Früh wird bei mir auch zunächst ein wenig was gearbeitet, irgendwelche sehr wichtigen Dinge halt. Erst danach öffne ich mein Mailprogramm. Wir kennen das alle. Ein blödes Mail genügt und der Tagesplan ist im Eimer. So habe ich wenn mich dieses böse Mail erschlägt bereits die ganz heiklen Dinge erledigt und mir kann das nicht mehr passieren. Die Mails werden dann bei einem Häferl Kaffee (oder Tee wenn ich mal schnupfig bin) gelesen und auch beantwortet. Alles was nicht sofort erledigt werden kann wandert in meine TODOs wird aber umgehend aus meinem Posteingang entfernt. Der hat nämlich immer leer zu sein.

    Die Filterregeln spielen natürlich eine große Rolle bei der Übersichtlichkeit. So haben viele davon noch Zusatzfunktionen inne. Beispielsweise die automatische Weiterleitung von bestimmten Mailinglisten an Kollegen die dies von mir wünschen (die paar wo ich das nicht schon direkt am Server mache). Ein erfolgreiches Backup wird grün gekennzeichnet, eines wo es Probleme gab orange oder gar rot. So hat man extrem schnell überblick welche Mails wichtigen Inhalt haben und welche eher weniger.

    Zuletzt verwende ich noch ein Plug-In mit dem ich die Sortierung der Mails aus dem Posteingang in die Ablage per Tastenkürzel erledigen lasse und auch noch ein paar andere Dinger mache wie Spam Filter Training von Mailservern etc. (Ich administriere einige Mailserver, deswegen ist sowas für mich von Relevanz.)

    Sehr hilfreich für alle die mit vielen eMails hantieren müssen: Inbox Zero
    Gruß Pepi
    PS: Weitere Infos folgen, jetzt bin ich zu müde.
     
    #2 pepi, 14.11.08
    Zuletzt bearbeitet: 14.11.08
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  3. bezierkurve

    bezierkurve Danziger Kant

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    Zusätzlich zu den Standard-Postfächern habe ich einen „Reagieren“- und einen „Ablage“-Ordner. Gemäß oben erwähntem Inbox Zero wandern Mails aus dem Posteingang entweder in den Müll, in die Ablage oder wenn weitere Aktionen, längere Antworten etc. notwendig sind in den „Reagieren“-Ordner. Und zwar bequem per Tastenkürzel dank dem genialen MailActOn.

    Regeln nutze ich nur zum Einfärben von Mails.

    Eine weitere Aufdröselung meiner Ordnerstruktur habe ich aufgegeben, da ich dank Spotlight innerhalb weniger Sekunden eine gewünschte Mail finde kann.

    Einen lokalen Archiv-Ordner habe ich noch, in den Mails, die älter sind als ein Jahr wandern, mit Unterordnern für jedes Jahr.
     
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  4. jowokeller

    jowokeller Antonowka

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    also ich hab 5600 mails und alle im posteingang :)
    Wenn ich was spezielles suche, dann nutze ich die Suche... die funktioniert so geil dass mich bisher noch kein noch so ausgeklügeltes Ordnersystem von sich überzeugen konnte...
     
  5. don.chulio

    don.chulio Aargauer Weinapfel

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    Danke für deine ausführliche Antwort, pepi. Und natürlich auch danke an bezierkurve und jowokeller.
    Ich werde jetzt nach und nach die passenden Regeln festlegen und somit mit der Zeit ein hoffentlich gutes Mailmanagment besitzen.
     
  6. deloco

    deloco Carmeliter-Renette

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    3.304
    Meine Güte... Was habt ihr für eMails?
    Wozio hebt man so viele Mails auf? Ich habe momentan etwa 150 Mail im Posteingang, verteilt auf 3 verschieden Mailkonten (insgesamt 6 Meilkonten, sammele aber die Mails mit den anderen Konten ein, so dass ich nur drei abfragen brauche)...

    Dann habe ich intelligente Ordner, die heißen 'heute', 'Neulich' 'ein bisschen her' und 'vor ewigkeiten'...
    Ansonsten benutze ich die Suche, falls ich was bestimmtes Suche und nicht finden kann...
     
  7. pepi

    pepi Cellini

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    Bei mir sind auch intelligente Postfächer im Einsatz. Eines für "ungelesen" mit dem ich alle per Regel wegsortierten Mails bequem an einem Ort schnell durchsehen kann. Somit ist für mich auch alles aus dem Posteingang entweder direkt in der Ablage oder im Trash. Deinen "Reagieren" Ordner habe ich bei mir schon lange abgeschafft, da ich solche Mails sofort ins OMNIFocus übertrage (per Clip-o-Tron 3000 oder gleich automatisch per Regel).

    Das was ich noch mache sind Fähnchen bei eMails deren Inhalt kurzzeitig als Referenzmaterial dient. Beispielsweise die Bestätigung einer online Bestellung. Das Mail selbst bleibt in der Ablage bekommt aber ein Fähnchen. Über eine Smart Mailbox die mir alle beflaggten Mails anzeigt habe ich diese ganz schnell im Überblick wenn ich sie brauche. (Im Schnitt sind das so um die 10-20.) Sobald die Sache erledigt ist, kommt das Fähnchen weg, zu tun ist für mich nichts mehr, da es ja schon in der Ablage ist. So muß ich jedes Mail eigentlich nur einmal angreifen.


    Du bekommst auch so gut wie keine Mails, oder? Ob Du ein komplexes Ordnersystem verwendest oder ein Simples (mit einem Ordner "Ablage") ist egal. Es geht ums hauptsächlich Handling, nicht um die Beschaffenheit der Ordnerstruktur an sich.

    Es gibt eben Leute die ein paar Mails mehr bekommen als andere. (Befrage dazu mal einen freundlichen Google Mitarbeiter.) Im Geschäftsverkehr muß ich nach österreichischem Recht alle Mails 7 Jahre lang aufheben. Da kommt dann schonmal ein bissl was zusammen.

    Je mehr Mails im Posteingang sind umso langsamer wird das Mailprogramm. Nicht nur aus diesem Grund ist Inbox Zero sehr hilfreich und empfehlenswert.

    Mail Act-on ist der absolute Hammer, ohne das wäre es mir Mailtechnisch quasi nicht mehr möglich zu überleben.

    @Bézierkurve: Verwendest Du schon das neue Act-on 2 oder noch das 1.3.x? Ich hatte bisher noch keine Gelegenheit das 2.0er auszuprobieren wäre aber sehr daran interessiert da es doch noch einige neue und zusätzliche Funktionen anbietet.

    Das einzige was mir dann noch fehlt wäre die Möglichkeit nach RegExp Filtern zu können. Die Möglichkeiten von Mail.app sind sonst eigentlich eh halbwegs ausreichend. (An Mailsmith kommt halt keiner mehr ran…)
    Gruß Pepi
     
  8. bezierkurve

    bezierkurve Danziger Kant

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    Beiträge:
    3.861
    Momentan nutze ich noch noch die alte Version, wollte aber auch schon längst mal die neue anschauen. Kann dann gerne berichten.
     

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