Software / Ideen für ein DMS light

[hotrs]

Hi *.*,

ich bin auf der Suche nach Software & Ideen für ein einfaches Dokumentenmanagmentsystem. Das System soll mir helfen, meine private Dokumentensammlung (Informationen, Rechnungen, Verträge usw. ) digital zu verwalten.

Bislang denke ich an eine Ordnerstruktur, um über verschiedene Systeme hinweg (macOS, Windows, Linux, iOS) und ggf. auch mobil (iPhone, iPad) auf die Dokumente zugreifen zu können. Auf Cloud-Dienste zur Synchronisierung möchte ich verzichten, ein manuell angestoßener Datenabgleich sollte ausreichend sein.

Hat sich ggf. schonmal ähnliche Gedanken gemacht und hat ein paar Tipps in Richtung Software und Workflow für mich?


Gruß

 

[FrankR]

Wenn Windows und Linux keine k.o.-Kriterien sind, dann kann ich DevonThink empfehlen. Mit DevonThinkToGo auch unter iOS nutzbar. Sync geht IMHO dann auch ohne Cloud-Dienst, nutze ich aber nicht, sondern arbeite dafür mit Dropbox, da die Daten verschlüsselt in der Dropbox liegen, sehe ich da kein Problem. Nutze ich seit Jahren, zwischendrin mal Evernote, aber mir war das dann doch etwas zu heikel alle persönlichen Dokumente auf den Evernote Servern unverschlüsselt liegen zu haben. Das Programm benötigt etwas Einarbeitung ist aber vom Funktionsumfang auch sehr mächtig.

 

[hotrs]

Über DevonThink bin ich auch schon gestolpert. Ein kurzer Blick auf die Web-Seite war dann auf Grund der verschiedenen Programme / Module / Pakete etwas verwirrend.

Kann DevonThink ggf. eine vorhandene Ordnerstruktur indizieren und nur zusätzliche Daten in einer Datenbank verwenden? Dann könnte man ja immer noch über die Ordnerstruktur unter Linux und Windows auf die Dokumente zugreifen, wenn auch mit weniger Komfort.


Gruß

 

[FrankR]

Keine Ahnung - einer der Gründe, warum ich mit MacOS arbeite ist, dass ich mich nicht mit Ordnerstrukturen usw. übermäßig befassen möchte, sondern das gerne der Anwendung überlasse. Die Dokumente liegen auf jedem Fall im Filesystem. Allerdings kann ich auch nicht direkt einen Mehrwert darin erkennen, da mit Windows oder Linux etwas mit meinen Dokumenten zu tun, was MacOS nicht auch kann.

 

[hotrs]

Es geht mir darum, einen Fallback zu haben. Ich möchte auch noch in fünf oder zehn Jahren auf meine Dokumente zugreifen können. Und wer weiß, ob ich dann noch Apple bzw. macOS auf dem Desktop einsetze.

Gruß

 

[FrankR]

Ok, verständlich - aber wie gesagt, die Dokumente liegen im Dateisystem. In DT kannst Du auch jederzeit mit Rechtsklick den Speicherort via "Im Finder zeigen" öffnen. Mit der internen Verzeichnisstruktur habe ich mich aber noch nicht beschäftigt. Es gibt auch Exportfunktionen und im Schlimmsten Fall kann man sicher auch mit AppleScript einiges tun. Aber wie gesagt, erstmal muss man sich auf das Bedienkonzept einlassen, das erscheint vielen Neulingen nicht so MacOS-like.

 

[hotrs]

Erstmal danke für die Antworten. Für welche Version von DevonThink hast du dich denn entschieden?

Gruß

 

[FrankR]

Devon Think Pro Office