Office 2011 durch 2019 ersetzen

Michel1966

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Hallo,
ich nutze beruflich Outlook sehr stark und habe in meiner Identität mittlerweile fast 16GB an Emails. Dieses sind fast ausschliesslich in "Archivierte Emails", wo ich sehr viele Unterordner habe, wie bspw. Lieferantenrechnungen für jedes jahr getrennt uswusw. Ich muss relativ oft auch ältere Mails für Rückfragen etc finden - deswegen behalte ich die. Wie auch immer, ich frage mich nun, wenn ich Office 2019 kaufe, und ich das neue Paket installiere, muss ich ja vorher 2011 deinstallieren. Wird/kann bei einer Neuinstallation Outlook 2019 meine vorhandene Identität nutzen und sähe das für mich als User gleich aus (bis auf die neuere Oberfläche von 2019) ? Finde ich die archivierten Mails dann auch wieder ?

Grüsse
Michel1966
 

Brynhild

Alkmene
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Nein. Du musst die Konten neu einrichten. Was aber kein Problem darstellen dürfte. Die Benutzernamen und Passwörter sollten Dir ja bekannt sein.

Zu Deiner zweiten Frage. Kommt darauf an, wo Du Dein Archiv gespeichert hast. Lokal? Auf Deinem Mail Provider? Exchange? IMAP?
 

Michel1966

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Hallo,

danke schonmal. Das Archiv ist lokal gespeichert....unter den Microsoft-Benutzerdateien liegt unter Office 2011 identies eine "Main-Identity" mit 18,72 GB - das sollten die archivierten Mails sein, denke ich...
 

Brynhild

Alkmene
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Ja, vor/bis 2007 sind es 20GB und danach 50GB. Das "tolle" daran ist aber, dass Du das erst merkst, nachdem Du die Outlook Datenbank das erste mal nach der Überschreitung wieder geöffnet hast. Heute noch 20GB und alles geht, morgen früh 20,1GB und dann geht die Datenbank einfach nicht mehr auf.

Problem hierbei ist, dass in der Praxis sich die zu große Datenbank einfach nicht mehr öffnen und wiederherstellen lässt. Sprich in den meisten Fällen, sind die Daten einfach "weg".

Wenn Du eine so große Outlook Datenbank hast und das ganze auch noch fahrlässig lokal, solltest Du ganz schnell über einen anderen Weg der Archivierung nach denken.

Entweder sind Dir die archivierten Mails mehr oder weniger egal. Dann spielt das keine Rolle.
Dir sind die Mail Inhalte und Anhänge wichtig, dann solltest Du die Mails anders archivieren.

Es kommt in der Praxis übrigens nicht selten vor, dass eine Outlook Datenbank repariert werden muss. Auch ohne erreichen des Limits kann von heute auf morgen unter Outlook die Meldung kommen "ihre Outlook Datenbankdatei ist beschädigt...".
 

Michel1966

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"Dir sind die Mail Inhalte und Anhänge wichtig, dann solltest Du die Mails anders archivieren."

Okay.... was schlägst Du vor ?
 

Brynhild

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Die einfachste Lösung. Vor allem mache ich das Plattform / Systemunabhängig.

Die Anhänge sicherst Du in einem normalen Ordner Verzeichnis. Du kannst Dir unter Deinem macOS ja ein feines Ordner Archiv nach eigener Logik erstellen. Dazu noch mit Tags versehen vielleicht um einfacher die Daten zu finden etc. Dadurch hast Du die Anhänge schon mal als Echt-Daten vorliegen. Und da Du ja sicherlich auch Backups erstellst. Sind die Anlagen hier auch sicher.

Was die Emails an sich angehen, ich weiß nicht in welcher privaten / beruflichen Situation Du Dich befindest? Hast Du gar eine 10 jährige Aufbewahrungspflicht? Ist das ganze aus beruflicher Sicht zu werten? Wie wichtig sind die Mails? Oder ist es doch eher ein privater Wunsch von Dir?

Problem ist in macOS Outlook, dass es im Gegensatz zu Windows Outlook kein mir bekanntes Add-In gibt, welches eine "Rein-Daten-Archivierung" vornimmt. Ansonsten könntest Du ausgesuchte, markierte Emails einfach automatisiert auf Deiner Festplatte als Dateien archivieren lassen.

Du hast daher einmal die Möglichkeit Dir einen Service zu mieten. Hier kannst Du über die Cloud dann die Mails sichern lassen. Die Dienste sind startend bei knapp über 5 Euro im Monat nicht mal so teuer finde ich. Wie gesagt. Wenn ein berufliches Feedback dahinter steckt, sollten solche Beträge einem nicht weh tun.

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Eine weitere Möglichkeit ist, dass Du selbst Hand anlegst.

Öffne mal macOS Outlook.
Nun markiere eine Email.
Ziehe diese Mail raus auf den Desktop.

Du siehst, die Email wird als Datei (.eml) auf dem Desktop abgelegt. Ein Doppelklick auf diese abgelegte Email öffnet diese Mail. Du hast Sie als einzelne Datei abgelegt.

Du kannst also mit den Mails genau wie mit den Anhängen verfahren - Du kannst einzelne Emails als Datei ablegen. Auch in einem Ordnersystem.

Aber natürlich wirst Du jetzt sagen, das ist unpraktisch, jede einzelne Mail einzeln in verschiedene Ordner im Finder abzulegen und zu ziehen. Genau. Daher arbeite ich mit der App DropZone3 zusammen.

Mit dieser App DropZone 3 kann ich automatisiert verschiedenste Dateien schnell durch ablegen dort im Finder auf meiner Festplatte in vorher festgelegte Ordner verteilen. Du könntest also DropZone 3 Dir einrichten für Deine Archivordner. Und wenn Du einen Anhang oder Email da drauf ziehst, werden diese Dateien wie vorher festgelegt verteilt.

Ich archiviere also meine einzelnen Mails in das Outlook Archiv.
Nach gewisser Zeit markiere ich alle Mails im Archiv und ziehe sie auf meine DropZone, welche die Email Dateien wieder in die entsprechenden Ordner verteilt.

Übrigens sind die so auf der Festplatte abgelegten .eml Email Dateien auch per Spotlight durchsuchbar, wenn Du was bestimmtes suchst.

Und da Du ja sicherlich ein backup machst regelmäßig, hast Du alle Anhänge und alle Emails erstens in einem offenen Format einzeln vorliegen und dann auch noch hinreichend durch das Backup abgesichert.


Nur, in einer .pst Datenbankdatei würde ich meine wichtig archivierten Emails nicht belassen. Wenn es dumm läuft, kommst Du da mitunter nicht mehr dran.
 

Michel1966

Alkmene
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Danke schon mal für Deine Mühe.
Ich habe keine Aufbewahrungspflicht, aber trotzdem brauche ich aus diversen Gründen viele der Mails. Manches bezieht sich auf Technisches, wo ich anhand der Mails z.Bsp. bestimmte Massnahmen nachverfolgen kann. Manches wäre natürlich entbehrlich, ich denke gut die Hälfte könnte löschen. Wenn aber die Outlook Datenbank so empfindlich ist, wäre das ja maximal ein Placebo.
Ich sichere den kompletten Rechner stets mit der Time machine.
Diese Dropzone Geschichte hört sich ganz gut an...

Ich in Rechnungen gut 30 Unterordner, wie bspw. Treibstoff, darin wieder zig Ordner für Lieferanten (also BP, Shell, Total usw) und diese Ordner habe ich wiederum in die einzelnen Jahre aufgeteilt (BP 2019, Shell 2019). bisher habe ich das mit "Verschieben in" (z.Bsp. BP2019) gelöst. Diesen Befehl gibt es in Dropzone dann aber vermutlich so nicht ? Man zieht die Mail auf Dropzone ... und dann passiert was genau ?
 

Brynhild

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Na ja. In Unternehmen landen diese Archiv Ordner nicht lokal auf den Rechnern, sondern eben auf dem Exchange Server. Hier wiederum werden innerhalb des Unternehmens versmonierte Backups gefahren. Wenn eine PST Datei also mal den Geist aufgibt, hast Du eben bis zu einem gewissen Zeitraum noch existierende funktionierende Backups.

Aber eigentlich machst Du in Deinem Archiv ja nichts anderes wie Du in Deinem File System machen kannst.

Ob Du jetzt in Deinem Outlook Archiv 20 Ordner machst und da die Mails verteilst oder auf der Festplatte 20 Ordner hast und dort Deine Mails verteilst - macht vom Sinn her keinen Unterschied. Du kannst also sicherer die Ordner lieber auf dem File System haben.

Du installierst Dir DropZone und legst die Favorisierten Ordner an.
Und verschieben in - machst Du dann einfach auf DropZone - und verschiebst die Email(s) einfach in einen der favorisierten Ordnern.

Weil sonst müsstest Du ja den Findern öffnen, zu dem entsprechenden Ordner navigieren, dann die Mail in den geöffneten Ordner ziehen - das dauert ja alles zu lange.
 

Michel1966

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Nochne Nachfrage: wie gut kann Mail mit meinem jetzigen verfahren umgehen ? Ist für Mail die DB Größe ein Thema ? Meine Idee wäre,

evtl. nen cut am 01.01.2019 zu machen und ab da in Mail zu archivieren. Wäre das "besser"?
 

Michel1966

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"Aber eigentlich machst Du in Deinem Archiv ja nichts anderes wie Du in Deinem File System machen kannst."

Stimmt...aber der Mensch ist ja Faul (also ich wenigstens) und da war mein bisheriges Verfahren natürlich schon schön easy....
 

Brynhild

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"Aber eigentlich machst Du in Deinem Archiv ja nichts anderes wie Du in Deinem File System machen kannst."

Stimmt...aber der Mensch ist ja Faul (also ich wenigstens) und da war mein bisheriges Verfahren natürlich schon schön easy....

Schau, wenn Du Outlook offen hast, kannst Du Deine einzelne (oder mehrfach markierte) Mails einfach rüber zu der DropZone App ziehen. Dort hast Du vorher Deine Ordner auf der Festplatte als Favorit abgelegt. Also brauchst Du nur noch einzelne / mehrere Mails rüber zu DropZone ziehen und die Mail/s werden direkt in den jeweiligen Ordnern abgelegt.
 

Anhänge

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Brynhild

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Nochne Nachfrage: wie gut kann Mail mit meinem jetzigen verfahren umgehen ? Ist für Mail die DB Größe ein Thema ? Meine Idee wäre,

evtl. nen cut am 01.01.2019 zu machen und ab da in Mail zu archivieren. Wäre das "besser"?

Apple Mail meinst Du? Da gibt es so eine Datenbank wie unter Outlook nicht.
Du könntest auf Apple Mail umsteigen?
 
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Michel1966

Alkmene
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Okay. Definitiv einen Versuch wert. Schon mal vielen Dank für Deine Antworten.
 

Brynhild

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Apple Mail öffnen.

Menüleiste: Postfach --> Neues Postfach

Ort: Lokal
Name "Mein Archiv" (oder wie auch immer Du es neuen magst)
Du kannst auch weitere Unterordner anlegen.

Du kannst nun wie in Outlook gewohnt Emails in Dein lokales Archiv händisch bewegen.
Du kannst das Ganze auch mit Mail Regeln automatisieren.
Du kannst auch intelligente lokale (Archiv) Postfächer anlegen für die Automatisation.

Du kannst das lokale Archiv Postfach (Klick rechte Maustaste) auch exportieren zur Sicherheit.
Durch TimeMaschine wird jedoch automatisch das lokale Archiv mit gesichert.

Dieses lokale Archiv in Apple Mail ist eine .mbox Datei. Vorteil - ist kein Microsoft only Ding, .mbox Dateien können selbst mit TextEdit geöffnet werden (oder vielen anderen Mail Anwendungen - Thunderbid zBsp.).

Aber auch eine .mbox Datei könnte "korrupt" werden.
Allerdings hast mit TimeMaschine eine saubere Versionierung und Backup Möglichkeit.
 
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Michel1966

Alkmene
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Nochmal ganz herzlichen Dank für deine Hilfe. Werde mich jetzt primär mal mit Mail beschäftigen, denke das wirds auch werden.

Gibts da ne Migrationssoftware, mit der man ne .pst Datei in Mail bekäme ? (vermute mal nicht) Das war damals wohl der Hauptgrund warum ich Outlook for Mac genommen habe - ich kam von Windows und da konnte man migrieren.
 

Brynhild

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Deine Mail Accounts - sind das POP3 Accounts, oder IMAP oder Exchange?