Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung nach GoBD am Mac oder mit PHP?

[C64]

Hallo zusammen,

wie man oben schon lesen kann, muss ich leider auch meine E-Mails nach GoBD archivieren. Für Windows gibt es hier das Tool MailStore.
Gibt es eine ähnliche Software für den Mac oder ein Plugin für Mail? Kennt jemand eine serverbasierte Lösung (idealerweise in PHP)?

Wie geht ihr das Thema an und welche Lösungen habt ihr dazu gefunden?

Danke und liebe Grüße
Matthias

 

[trexx]

Lesetipp inklusive OpenSource:
http://www.admin-magazin.de/Das-Hef...st-Open-Source-Software-fuer-Mailarchivierung

 

[C64]

Danke, da sind noch ein paar Alternativen vorhanden
Jetzt suche ich nur noch eine PHP-basierte Lösung, da ich bei All-Inkl nichts installieren kann....

 

[trexx]

Gerne. Hatte mich mal für einen Kunden mit beschäftigt, ist aber nichts draus geworden.

 

[mafri]

Die Software dazu ist bestenfalls die halbe Miete, vergiss bitte nicht die Verfahrensdokumentation!

 

[implied]

Mal ganz doof gefragt:
Ist es, wenn ich meinen Rechner mit der TimeMachine absichere, nicht eigentlich "ausreichend" genug?

Alle Mailinhalte werden mitgespeichert und könnten auf einem bestimmten Ereignisstand immer wieder reimportiert werden.
Manuell kann man in der TimeMachine-Sicherung nicht rumfuhrwerken, denn eine manuelle Veränderung gesicherter Daten führt dazu, dass die Sicherung nicht mehr mittels TimeMachine sondenr dann nur noch manuell per Finder nutzbar ist.
Ok, per Finder also könnte man trotzdem auf die Daten, die Mail.app speichert, zugreifen und auch mit entsprechendem Fachwissen (oder "krimineller Energie") wohl verändern, danach ist es nach allem wie ich TimeMachine kenne aber nicht mehr möglich, weitere Sicherungen per TimeMachine laufen zu lassen.
Somit sind die Daten zwar veränderbar, aber eine Änderung ließe sich feststellen.

Habe ich also TimeMachine-Platten und achte darauf, bevor diese letztendlich voll sind, diese auf die Seite zu legen und mit einer neuen Platte anzufangen, für eine erhöhte Datensicherheit kontinuierlich und z. B. im Wochenwechsel mit mehreren TimeMachine-Platten archiviere und somit eine Sicherung immer offline an einem anderen Ort liegen habe, ist doch alles archiviert.

?

 

[C64]

Eine gute Frage... Ich befürchte fast, dass niemand in diesem Forum die Frage beantworten kann Oder ist hier zufällig ein spezialisierter Anwalt, der sein Wissen unentgeltlich kundtut

Auf der anderen Seite sind die Behörden selbst vermutlich mit der Umsetzung der neuen Kontrollen erst mal überfordert.

 

[wavelow]

Auf der anderen Seite sind die Behörden selbst vermutlich mit der Umsetzung der neuen Kontrollen erst mal überfordert.

Als grad steuergeprüfter Leidensgenosse: Scheinen sie immer noch zu sein
Null Plan, null Ahnung, null Kompetenz seitens des Prüfers was IT und Co. angeht. Ich habe zwar nichts zu verbergen (Lieblingsspruch) aber es wollte auch niemand sehen. Da frage ich mich langsam wozu ich diesen ganzen Aufwand überhaupt treibe was GoBD und DSGVO angeht. Zumal alles eh nur verschwommenes Wischiwaschi in den Gesetzestexten ist. Das alles kostet Zeit, Geld und Nerven. Und am Ende für nix.

Ich lasse die Geschäftsmails nun von meinem NAS und einem spezieller App im NAS sichern. QAgent oder so heisst das Ding. Vorteil: Man muss sich nicht drum kümmern, nervt nicht auf den Macs, es löscht keine Mail mehr die einmal rein oder raus ging. Selbst wenn man es im eigentlichen Mailprogramm oder auf dem Mailserver löscht. Es wird nur immer fetter das Datengrab.

 

[mafri]

Es wird nur immer fetter das Datengrab.

Dafür gibt es ja die Aufbewahrungsdauer...

 

[C64]

Ich lasse die Geschäftsmails nun von meinem NAS und einem spezieller App im NAS sichern. QAgent oder so heisst das Ding.

Könntest du noch einmal nachschauen, wie das Programm genau heißt? Was für ein NAS ist das? Ich habe für QNAP leider das Programm nicht gefunden, aber das NAS läuft sowieso 24/7 und wäre ja geradezu prädestiniert dafür
(wobei ich dann noch lauter Wochen- und Monatssicherungen und so n Mist machen müsste....)

 

[C64]

Habs! QmailAgent...
Habs mir gleich installiert und werde mal schauen, wie ich das sinnvoll einbinden kann
Wie hast du das gemacht? Rufst du die Mails tatsächlich vom QmailAgent ab? Hat hier jemand zufällig Magnetbänder zur Datensicherung im Einsatz? Theoretisch müsste sich doch so ein ein Laufwerk über USB anschließen lassen und dann einfach Nachts - einmal die Woche oder so - alles aufs Magnetband schieben und dann am nächsten Morgen die Magnetbänder tauschen...

 

[wavelow]

Habs! QmailAgent...
Habs mir gleich installiert und werde mal schauen, wie ich das sinnvoll einbinden kann
Wie hast du das gemacht? Rufst du die Mails tatsächlich vom QmailAgent ab?

Genau das meine ich. Ich habe es nur auf dem NAS installiert und die Mailaccounts eingebunden die ich abrufen und eben speichern möchte. Ich benutze es nicht zum mailen (was wohl auch funktionieren würde). Es gibt ja zwei Ansichtsmodi: Normal und Backup. Im einen ist es ein normaler E-Mail Client, sozusagen die Live-Konsole. Interessant ist aber meiner Meinung nach nur die Backup Ansicht. Hier landen die Mails in einem "ewigen Speicher", egal ob man die auf den Mailservern löscht.

Ich rufe die Mails nicht von QMailAgent ab. Alles andere blieb wie gehabt bei mir. Mit dem Mac rufe ich nach wie vor beim Mailprovider ab. Alles wie immer. QMailAgent dient nur als Archiv, es arbeitet ja eigenständig vor sich hin.

Ich habe noch ein Problem mit der Verschlüsselung von QMailAgent. Wenn ich das aktiviere sind die eml Dateien verschlüsselt was ich eigentlich ganz gut finden würde. Aber: Was ist wenn es es QMailAgent irgendwann nicht mehr gibt oder es nach einem Update nicht mehr richtig läuft? Wie entschlüssele ich die eml Mails dann?

Daueraufbewahrung: Habe auch noch keinen genauen Plan wie ich vorgehen werde. Ich denke einmal im Jahr alle eml eines Jahres zusammenpacken und in eine Jahres-Archivdatei packen. Diese dann eben einlagern auf NAS und Kopie in der Cloud. Einmal im Jahr ungefähr räume ich auch meinen Mailspeicher beim Provider auf. Das würde dann passen.

Mit Magnetbändern etc. fange ich gar nicht erst an. Einmal lokal auf 2 Platten, einmal Cloud. Das muss reichen. Nach meinen Erfahrungen der letzten Steuerprüfung sehe ich das eh entspannt.

 

[MadMacMike]

Schaue dir mal die Lösungen von ecoDMS an. Ich selbst benutze nur das ecoDMS,
um sukkzessive mein Papier los zu werden. Apple like ist zwar anders, aber es läuft prima im Docker
meiner Synology und nervt nicht. Alle Belege kann ich auch mit meinem iPhone per Scanner Pro
direkt dahin verfrachten (z.b:: Tankquittungen direkt abscannen und entsorgen).
ecoDMS bietet zusätzlich ecoMails an, dass alle Mails speichert.
Beide Lösungen speichern die Daten revisionsicher ab! Ein Timemachine Backup reicht da nicht!
Hier mal nachschauen: ecoDMS

 

[wavelow]

Viele Wege führen nach Rom. Das ecoDMS kannte ich auch noch nicht.

Was ich nebenher bzw. seit dem Thread hier nochmal probiere ist Get Backup Pro 3. Das ist ein schlankes, einfach zu bedienendes Backup Tool für den Mac. Es bietet grundsätzlich 4 Funktionen die man pro Projekt wählen kann: Backup, Archiv, Klonen und Sync. Das alles natürlich auch zeitgesteuert wie man eben gern hätte.

Neben der freien Auswahl von Ordnern bietet es schon vorgegebene Möglichkeiten iTunes, Fotos, Kontakte, den iMac Dokumentenorder aber auch die iMac Mailbox zu greifen und zu archivieren. Wahlweise verschlüsselt und/oder komprimiert, inkrementell oder voll usw. Auch hier kann man die Zeiten wann die Archive erstellt werden sollen nach Belieben selber programmieren.

Im Falle der Komprimierung und Verschlüsselung legt es die Daten als tgz.aes256 Dateien an. Bisher habe ich noch nicht herausgefunden wie man diese auch ohne diese Backup Software wieder entpacken könnte. Bei den Backups legt diese Software sparsebundles an die man auch ohne diese Software, nur mit dem Mac bearbeiten könnte. Bei den Archiven eben als tgz Dateien mit oder ohne Verschlüsselung. Da man evtl. auch in 10 Jahren noch ran muss, wäre eine Möglichkeit gut ohne das Tool da auch drauf zugreifen zu können nicht schlecht.

 

[ottomane]

Tgz ist aus der Linux-/Unix-/BSD-Welt und wird sicher noch seehr lange unterstützt.

 

[MadMacMike]

Da man evtl. auch in 10 Jahren noch ran muss, wäre eine Möglichkeit gut ohne das Tool da auch drauf zugreifen zu können nicht schlecht.

Genau das ist der Punkt. Man weiss nicht, was in 10 Jahren ist. Welche Standards gibt es.
Eigentlich könnte man sich einen alten Rechner "vorhalten", um die Möglichkeit des Zugriffs zu haben.

 

[MadMacMike]

Das ecoDMS kannte ich auch noch nicht.

Bin durch Zufall bei meinem neuen Chef darauf gestossen. Ausserdem eine Aachener Firma
Das unterstütze ich gerne

 

[wavelow]

tgz kenn ich eigentlich auch. Bisher habe ich das von dem Backuptool produzierte Zeug aber nicht anderweitig öffnen können. Die Mac üblichen Verdächtigen können es jedenfalls nicht. Muss ich mal weiter herum probieren.

Ausserdem eine Aachener Firma

Ja. Das ist eine gute Sache lokale Anbieter zu unterstützen. Wäre auch dabei aber ecoDMS ist für mich schon mit Kanonen auf Spatzen schiessen bei meiner One-Man-Show hier. Für die meisten betrieblichen Abläufe nutze ich ja schon Ninox und erzeuge so gut wie eh keinerlei Papier mehr. PDF lassen sich daraus dann ganz nach Belieben und wann es eben sein muss generieren.
Mir reicht wohl für die Mailarchivierung eine ganz simple Lösung aus. Die muss aber so simpel sein, dass ich auch in 5 und 10 Jahren noch weiss wie es geht Vielleicht kopiere ich mir auch nur einmal im Jahr den Mailordner irgendwo hin und gut ist es.

 

[MadMacMike]

Wäre auch dabei aber ecoDMS ist für mich schon mit Kanonen auf Spatzen schiessen bei meiner One-Man-Show hier

Gerade deswegen, weil man viel automatisieren kann und mehr Zeit zum Geld drucken hat
Vor allem ist die Lösung sehr günstig, zudem kommt, dass man in der FiBu (in meinem Fall Monkey Office),
die von ecoDMS generierten Links in die Anhänge der Buchungen packen kann.
Ich muss also nicht den Beleg mit abspeichern.
Die automatische Erkennung von immer gleich aussehenden Belegen (z.B. Amazon, Apple..)
werden von ecoDMS automatisch erkannt und nach Vorgaben schon klassifiziert. Das erspart sehr viel Zeit.

 

[chrismchn]

Mal ganz doof gefragt:
Ist es, wenn ich meinen Rechner mit der TimeMachine absichere, nicht eigentlich "ausreichend" genug?

Nein da es ein Backup ist und kein Archiv. Ich habe gelesen das hier mehrere von Backup sprechen, wenn es um die rechtssichere Archivierung von E-Mails nach GoBD geht. Um dies zu erfüllen benötigt Ihr (auch Einmann/Einfrau /Eindiversbetriebe) ein wirkliches rechtssicheres Archiv. Dieses muss sicherstellen das die Emails und Anhänge unverändert archiviert werden und diese über den gesamten Aufbewahrungszeitraum auch nicht verändert werden können. Das ganze muss dann auch in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.