Der DEVONthink-Thread

[GoldenClaw]

Heyho!

Nachdem es vergangenes Wochenende DEVONthink Pro im Angebot gab und hier sicherlich der ein oder andere zugeschlagen hat (mich eingeschlossen), dachte ich, es wäre vll. ganz interessant zu wissen, wie ihr denn so DEVONthink (und andere DEVON-Technologies) in euren Alltag (privat oder auch im Job) integriert.
Ziel ist es, mit neuen, aber auch erfahreneren Nutzern die Einsatzmöglichkeiten des Programms, dessen Funktionsvielfalt (die man sicherlich erst nach einiger Zeit größtenteils kennen lernt) und vll. Tipps und Tricks zum Umgang und Anwendung des Programms, auf die man so vll. nicht kommen würde, zu teilen.

Also, ich würde mich freuen, wenn sich hier eine intressante Diskussion zum Programm entwickeln würde

Viele Grüße,
Claw

 

[Kibabalu]

DT ist für mich eine Applikation, ohne die ich nicht mehr arbeiten möchte. Verwalte damit meine komplette wissenschaftliche Literatur. Die enorm hilfreichen Recherche-Möglichkeiten sparen viel Zeit. Ein grosser Vorteil ist die Offenheit, nahezu alle Funktionen sind skriptbar. Nimmt man dann noch DevonAgent hinzu, bleiben fast keine Wünsche offen.

Ein in diesem Zusammenhang interessanter Blog ist übrigens

http://organognosi.blogspot.com/

 

[nggalai]

Ich verwalte alle meine Projektdaten in DevonThink Pro. Als Textarbeiter bekommt man (hoffentlich) viel Material angeliefert, das man sichten und nach Relevanz bewerten muss. Mindestens drei Korrekturdurchläufe für die Texte gibt es eigentlich fast immer, dazu gegebenenfalls mehrere Ansprechpartner und selbst-recherchierte Informationen.

Das passt alles schön ordentlich in eine DevonThink-Datenbank. Bis vor Kurzem versuchte ich, denselben Ansatz in einem Scrivener-Dokument zu verwalten. Das geht sehr gut – hat immerhin gut zwei Jahre gereicht – aber DevonThink macht es einfacher für mich, die Informationen auch in einem uralten Projekt schneller wiederzufinden. Der Sorter nimmt mir das Organisieren innerhalb einer Datenbank zwar nicht ab, aber automatisiert schon viel.

Gestern oder vorgestern kam die Version 2.1 raus. Ich habe die Neuerungen noch nicht verstanden; das Readme klingt recht dramatisch.

 

[Kibabalu]

Schade, im richtigen Unterforum hätte was daraus werden können ...

 

[GoldenClaw]

Hi,

freut mich, dass ihr hier teilnehmt
Ich persönlich als Neu-User nutze DevonThink Pro inzwischen für meine komplette Datenflut, wobei der Haupteinsatzzweck wohl die Archivierung zum schnelleren Wiederfinden meiner zahlreichen Daten, die ich für meine wissenschaftlichen Arbeiten fürs Studium benötige. In Kombination mit Devonagent ist das echt ein Traum. Alles übersichtlich, die Zusammenhänge schön dargestellt und alles schnell wiedergefunden. Auch toll finde ich die Auto-Classification

Derzeit spiele ich mit dem Gedanken, auf Pro Office upzugraden und dabei gleich eine Lizenz für Devonagent zu kaufen. Kann mir einer der Pro Office-User vll. kurz darstellen, wie die Mail-Archivierung genau aussieht? Wird hierbei jede Mail dann als extra File angesehen und muss das immer manuell aktualisiert werden, oder wie genau funktioniert das?

Viele Grüße,
Claw

P.S.: Kibabalu, in welches Unterforum gehört der Thread deiner Meinung nach? Ich hätte natürlich absolut nichts dagegen, wenn der Thread von einem Mod ins richtige Forum verschoben wird

 

[Kibabalu]

P.S.: Kibabalu, in welches Unterforum gehört der Thread deiner Meinung nach? Ich hätte natürlich absolut nichts dagegen, wenn der Thread von einem Mod ins richtige Forum verschoben wird

Mmh, gute Frage. Bisher waren die DT-Threads meist im Unterforum 'Officeanwendungen'. Würde aber 'Andere Software' logischer finden.

 

[EKOisGPSy]

Hallo,

weiß jemand den Unterschied zw. "Gruppen" <---> "Intelligente Gruppe" ?

Danke

 

[Intuition]

Guten Morgen,
Du kannst das vergleichen mit den Wiedergabelisten von iTunes: Normale Wiedergabeliste = statische Liste, sie trägt nur den Inhalt, den Du ihr zuweist. Int. Gruppe = int. Wiedergabeliste. Diese aktualisiert sich nach den vorgegebenen Kriterien immer wieder selbst, zum Beispiel eine int. Wiedergabeliste, die nur Songs mit 5 Sternen enthält. So verhält es sich mit den int. Gruppen genau so: Du legst Kriterien fest und der Inhalt dieser Liste wächst mit deiner Datenbank einfach mit.
Gruss
Intu

 

[EKOisGPSy]

Hui, etwas kompliziert .... verstehe ich nicht soooo ganz, Sorry
Ist es evt. so das ich z.B.:
Ein Ordner mit Fotos indiziert (NICHT importiert). Ich kopiere ein neues Bild in diesen (indizierten) orginal Ordner, müsste ja in Dt diesen Ordner neu indizieren um "uptodate" zu bleiben. Mit "Intelligenen Gruppen" ginge dies "automatisch" ???????


P.S.
Ebenfalls Guten Morgen ...

 

[nggalai]

Moin,

Hui, etwas kompliziert .... verstehe ich nicht soooo ganz, Sorry
Ist es evt. so das ich z.B.:
Ein Ordner mit Fotos indiziert (NICHT importiert). Ich kopiere ein neues Bild in diesen (indizierten) orginal Ordner, müsste ja in Dt diesen Ordner neu indizieren um "uptodate" zu bleiben. Mit "Intelligenen Gruppen" ginge dies "automatisch" ???????


P.S.
Ebenfalls Guten Morgen ...

Nein. Auf Dateien/Gruppen angewandt wäre es eher so:

Bei einer „normalen“ Gruppe „Gehört zu Projekt Blubberbla“ musst Du die Dateien, die zu diesem Projekt gehören, selbst zusammensuchen und der Gruppe hinzufügen, auch wenn jede Datei das Schlagwort „Blubberbla“ mitbekommen hat.

Bei einer „intelligenten“ Gruppe gibst Du vor: „Alles mit Schlagwort Blubberbla“ und die Gruppe erweitert sich automatisch, wenn Du eine Datei mit „Blubberbla“ verschlagwortest. Egal, wo sie in der Datenbank liegt.

Und das geht dann eben mit jedem Attribut, das an einer Datei hängt: Datum, Uhrzeit, Schlagwörter, Spotlight-Kommentar, Dateityp …

Vielleicht am Beispiel Typ: Eine intelligente Gruppe, die nach Typ „PDF“ sucht zeigt immer, live, alle PDF-Dokumente in Deiner DevonThink-Datenbank.

Und das ganze lässt sich natürlich beliebig kompliziert gestalten, z.B. eine intelligente Gruppe, die Dir alle in den letzten zwei Monaten per Mail verschickten, aber noch nicht bezahlten, Rechnungen an Non-Profits auflistet. (Das wäre dann z.B. eine intelligente Gruppe, die nach Datum „letzte 60 Tage“ sowie Schlagwörter „offen“, „NGO“ sowie „Rechnung“ und Dateityp „PDF“ filtert.)

Hauptvorteil für mich als Selbständiger: Ich habe eine intelligente Gruppe „Rechnungen“ und Gruppen pro Projekt. Das Rechnungs-PDF liegt an einem Ort, aber mit einem Klick auf die „Rechnungen“-Gruppe habe ich alle Rechnungen aller Projekte, die ich geschrieben habe, auf einen Rutsch. z.B. fürs Finanzamt.

 

[Fedelix]

ich habe mir auch mal die Testversion von DevonThink runtergeladen und zwei Datenbanken erstellt: Studium sowie Privat

Könnte vielleicht jemand schildern, wie er seine wissenschaftliche Literatur in DevonThink einsortiert? Momentan nutze ich für die Literatur Papers, da man hier Autoren, Herausgeber usw. direkt eingeben kann und Literaturverzeichnisse erstellen kann. Wie macht ihr die Sortierung in DevonThink?

 

[GoldenClaw]

hey,
ich nutze DTPO genau wie du, d.h. ebenfalls Studium (bzw. beruflich, da dual) und privat.
Allerdings bin ich selbst erst ganz am Anfang meiner DEVONthink-Historie Ich bin selbst noch am rumprobieren, welche Datanbank-Methode für mich die beste ist (indexing/importing). Meine Literatur hab ich vor DT bereits rel. sauber in Ordnern gehabt, d.h. der Aufwand mit Devonthink ist relativ klein. Allerdings erleichtert mir DT jetzt durch die automatische Tagging-Geschichte (Gruppe=Tag) die Sucherei und die Zusammenhänge schon etwas.
Das heißt, ich kann dir da nicht wirklich weiterhelfen. Meine Literatur ist nach Thematik sortiert (was DT aber auch ziemlich gut automatisch hinbekommt).

Jetzt hätte ich noch eine Frage an die DT-User.
Und zwar bin ich wie gesagt am rumüberlegen, ob ich meine Datein importieren oder indizieren soll. Da ich MobileMe nutze, um auch von der Uni etc. aus an meine Daten zu kommen, hab ich mich jetzt für die Indizierung meiner Dateien entschieden. Allerdings ergeben sich hier noch so einige Fragen bzgl. der "one-Way-Synchonisation" von DT. Am besten ich schreibe mal schnell, wie ich es mir vorstelle

1. ich möchte meine Daten von einem anderen, nicht-DT-Rechner aus öffnen, bearbeiten, löschen, umbenennen, verschieben können. Wenn ich das richtig verstanden habe, ist das alles kein Problem, wenn ich dann, wieder zu hause am DT-Mac, die Datenbank synchronisieren lasse. Dann sollten alle Änderungen auch in der Datenbank durchgeföhrt worden sein, richtig?
2. ich möchte, dass eine Datei, die in einen Indizierten Ordner hinzugefügt wird, auch in der DT-Database aufgelistet wird. muss ich hierfür jedesmal neu indizieren, oder reicht eine Synchronisierung? Gibt es eine Möglichkeit, Ordner automatisch überwachen zu lassen und Dateien, die in diese hinzugefügt werden, automatisch in DT zu übernehmen (als indizierte Datei)?
3. Wenn ich in DT eine Datei aus der Datenbank lösche, so hätte ich sie auch gerne aus dem Finder (sprich komplett) gelöscht. Ist das möglich, oder muss ich das immer manuell nachholen? Falls das so wäre, würde man ja extrem schnell den Überblick verlieren, wenn man mal eine Zeit lang nur DT nutzt...
4. Gibt es eine Möglichkeit, Dateien/PDFs aus dem Internet (die ich über die Bookmarklets o.ä.) zu DT hinzufüge, automatisch ebenfalls nur als indizierte Dateien hinzuzufügen und diese in einem Ordner im Finder als original zu speichern, so dass ich dann später in DT die Datei im Eingang liegen habe, sie mit DT verschieben kann und dies auch im Finder passiert (sofern der Ordner vorhanden ist)? Ich glaube ja leider nicht....

Also, ich würde mich freuen, wenn ihr mir helfen könntet

Gruß
Claw

 

[florian1977]

2.ja
3.nein
4.nein


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[iAndy]

Guten Abend,

dank meines Studiums befasse ich mich, in letzter Zeit, sehr intensiv mit Produktivitätsapps. Natürlich kommt man da an Devontechnologies nicht vorbei.
Ich bin mir dessen mehr als bewusst, dass es sich hier um Devonthink als Thema handelt aber anhand der 30%-Aktion auf alle Apps interessiere ich mich auch für DevonAgent.

Verwendet das jemand noch? Ist diese App auch auf Deutsch gut zu gebrauchen? Natürlich würde ich diese App hauptsächlich als Recherchetool für meine Bachelorarbeiten verwenden.

Ich würde mich sehr über Erfahrungen, Tipps und Ideen freuen.

Liebe Grüße

Andreas