[iOS 12] Dateien-App: Annotierte PDFs werden immer grösser

[Tolden]

Wir testen in der Firma gerade bei uns in einer Filiale einen Workflow mit einem iPad 2018 in Verbindung mit einem Apple Pencil. Es handelt sich dabei um ein Tresengeschäft. Zuvor haben die Verkäufer immer ganz klassisch ihre Bestellung beim Lieferanten oder auch bei uns im Lager mittels Bestellzettel notiert und gefaxt. Da wir vom Papier weg möchten, haben wir diese Bestellzettel als PDF gespeichert und in die iCloud gelegt.
Die Mitarbeiter öffnen nun die leeren Bestellzettel über die Dateien-App und füllen die Bestellzettel hier aus und schicken uns diese in den Betrieb als E-Mail. Nach erfolgreichem Versand radieren die Mitarbeiter auf den Dokumenten das Geschriebene aus, um das Dokument zu leeren. Das klappt soweit wunderbar, jedoch stellten wir fest, dass die erhaltenen Dateien ziemlich groß werden. Es fing bei einem DINA4 Dokument mit 5MB an, welches ohne Notizen nur 200KB hat. Seltsam ist jetzt aber, dass die PDF-Dateien von Tag zu Tag größer werden. Wir sind nun nach 3 Tagen schon bei um die 20 MB in der Cloud, obwohl die Dokumente geleert wurden.
Woran kann das liegen, kann man das irgendwie ändern, ohne jetzt alle paar Tage die Dateien aus dem Hauptgeschäft immer wieder neu hochzuladen in die Cloud?

 

[Mitglied 115348]

Womit werden die Eintragungen denn gemacht? Eine gesonderte App oder über die iOS Bordmittel?
Bei der iOS-Variante ist es leider so, dass die schriftlichen Anmerkungen in einem PDF, selbiges über das notwendige/gewöhnliche Maß hinaus aufblähen. Unnormal. Zudem könnte da auch die Ursache für den Aufwuchs der Datei liegen. Vielleicht merkt sich iOS die Eintragungen und Löschungen im Hintergrund um diese ggf. rückgängig machen zu können und solche Späße.

 

[Man In Red]

Warum radiert ihr die PDFs wieder leer?

Ich würde da lieber für jeden Auftrag ein PDF machen. Und in einer hierarchischen Ordnerstruktur ablegen bzw. das Bestellformular immer verschieben. Schon wegen der Nachverfolgbarkeit. Und den Umweg über die Email könnt ihr Euch sparen, wenn jeder auf die Ordnerstruktur Zugriff hat.

Blancoformular ausfüllen > zu bearbeitende Aufträge > Aufträge bearbeitet und verschickt

 

[Tolden]

Womit werden die Eintragungen denn gemacht? Eine gesonderte App oder über die iOS Bordmittel?
Bei der iOS-Variante ist es leider so, dass die schriftlichen Anmerkungen in einem PDF, selbiges über das notwendige/gewöhnliche Maß hinaus aufblähen. Unnormal. Zudem könnte da auch die Ursache für den Aufwuchs der Datei liegen. Vielleicht merkt sich iOS die Eintragungen und Löschungen im Hintergrund um diese ggf. rückgängig machen zu können und solche Späße.

Ja in der Tat, das Öffnen der PDF findet direkt in der Dateien-App statt, wird dort bearbeitet und von dort auch verschickt. Es macht für mich nur keinen Sinn, dass sich iOS die Eintragungen und Löschungen merkt, denn es gibt keine Möglichkeit in der Datei zu bestimmten Revisionen der Datei zurück zu gehen. Wenn es diese Möglichkeit gäbe, dann wäre das Problem, welches ich habe, quasi gelöst.

Warum radiert ihr die PDFs wieder leer?

Ich würde da lieber für jeden Auftrag ein PDF machen. Und in einer hierarchischen Ordnerstruktur ablegen bzw. das Bestellformular immer verschieben. Schon wegen der Nachverfolgbarkeit. Und den Umweg über die Email könnt ihr Euch sparen, wenn jeder auf die Ordnerstruktur Zugriff hat.

Blancoformular ausfüllen > zu bearbeitende Aufträge > Aufträge bearbeitet und verschickt

Generell hast du natürlich Recht, jedoch hat ein Großteil der Personen, die jetzt diese Bestellweise nutzen sollen, in ihrem Leben kein Computer/Tablet, geschweige denn ein Smartphone in der Hand gehabt. Für uns so selbstverständliche einfache Dinge, sind für andere dann doch zu schwer, daher möchte ich es so einfach wie möglich halten. Da ist dieser wirklich sehr einfache Workflow, welchen ich oben beschrieben habe, schon ganz großes Kino. Wenn ich denen noch erzählen soll, dass jetzt jede Datei dupliziert und in einer Ordnerstruktur abgelegt werden soll, dann geht das ohne lange drüber nachzudenken schief, wenn man bedenkt, dass zuvor nur ein Zettel ausgefüllt und gefaxt wurde.

Das zweite Problem entsteht dann vor Ort im Betrieb. Bei einigen Personen brauche ich nicht damit ankommen, dass man sich in eine Cloud einloggen muss, um zu schauen, ob dort ein neuer Bestellzettel liegt. Ist auch für die Arbeitsweise bei uns absolut unpraktikabel. Wir müssen sofort sehen können, wenn eine Bestellung eingeht und da ist der Weg per E-Mail in unser CRM/DMS der bessere Weg. Das Dokument muss sowieso für die Produktion/Lager ausgedruckt werden und wird dann abgelegt und das Original liegt dann sozusagen im DMS.

Vielleicht führt sonst kein Weg dran vorbei, dass eine Person vom Betrieb aus täglich die Dateien in der Cloud einfach neu ablegt, wenn es da keine direkte Lösung für gibt...