Ich nutzte früher Thunderbird, seit Jahren aber schon Apple Mail.
Mit Outlook hatte ich auch mal probiert oder war zur Zeit des Angestelltendasein damit "belastet". Ein gräßliches Programm, sagt meine Erfahrung. Heute vor allem, weil ich immer wieder feststellen muss, dass es in der Kommunikation mit diversen Kunden, die Outlook verwenden, Probleme gibt, wie z.B. dass von Outlook angehängte Bilder so in die E-Mail integriert werden, dass diese nicht mehr richtig gespeichert werden können.
Aber ok, wer mit Microsoft-Produkten freiwillig arbeitet, dem ist nicht zu helfen oder hat einen Fokus auf eine bestimmte Leistungsfähigkeit, die Apple Mail eben nicht bietet. Ein Glück bin ich kein Systemadministrator mehr und kann mir das Betriebssystem aussuchen
Zurück zum Thema:
Mit Mail kann man schon echt ordentlich arbeiten, da sehe ich keine Notwendigkeit, ein anderes Programm zu installieren.
Mails sortieren und suchen:
Auch ich habe für die Kunden Ordner angelegt, auch meine Liste ist lang. Ich mache mir aber die "Mühe", Mails alle in den normalen Posteingang zu erhalten und räume dann nur bearbeitete Mails in die Kundenordner - damit habe ich auch einen Überblick, welche Mails ich noch zu baerbeiten habe.
Suche ich eine Mail, wähle ich in den entsprechenden Ordner, gebe meinen Suchbegriff ein und finde immer, was ich suche. Das ist mehr eine Frage der richtig gewählten Suchbegriffe.
Mails speichern:
Eigentlich ist man ja verpflichtet, mind. 10 Jahre Korrespondez zu speichern. Diese speichere ich wie beschrieben in Ordnern, die aber lokal auf dem Rechner angelegt sind. Man könnte das wohl auch mittels IMAP lösen, doch gerade im Bereich der Grafik bekommt man teilweise so viele Datenmengen, dass der Server-Speicherplatz da auch mal an die Grenzen kommt, vor allem bei 10 Jahren sind das bei mir viele viele GB.
Schon mit einem neu aufgesetzten Mac (z. B. im Falle Neukauf Konfiguartion ohne TimeMachine) würden gespeicherte Mails flöten gehen. Ok, mag nicht ganz DSGVO-konform sein, aber mein Weg ist die TimeMachine. Für die Datensicherheit habe ich sowieso immer mehrere Platten in Einsatz. Eine sichert dauerhaft, eine sichert 1,2 mal die Woche und liegt sonst im Keller im Schrank, eine weitere sichert ebanfalls 1-2 mal die Woche und liegt im Büro, ist aber dann nicht am Rechner bzw. am Strom angeschlossen. Ist eine der TM-Platten voll, wird sie aus dem System genommen, beschriftet und in den Kellerschrank gelegt und archiviert. Sollte also tatsächlich mal eine Notwendigkeit bestehen, eine uralt-Mail-Kommunikation herauszukramen, kann man den Mail-Systemordner komplett von der alten Platte holen, nachschauen (oder Mail ggf. exportieren, ausdrucken etc.) und danach den normalen Ordner wieder zurückkopieren.
Sonst werfe ich alles, was älter als 3 Jahre ist immer mal wieder aus den Kunden-Ordnern raus, es gab bisher in über 10 Jahren der Selbständigkeit NIE die Notwendigkeit, eine Mail zu finden, die älter als 2 Jahre war.
Verschlüsselung:
Vorteil: S/MIME wird unterstützt
Nachteil: PGP funktioniert nur mit Zusatzprogramm, die GPG-Suite funktioniert gut, ist aber mittlerweile kostenpflichtig. Ich hoffe, Apple wird GPG mal bald integrieren.
Vorlagen:
Wenn Du Applemail-Vorlagen nicht bearbeiten kannst, deutet das z. B. darauf hin, dass Du relevante Schriften deaktiviert hast. Auch Duplikate von Schriften oder defekte und trotzdem installierte und aktivierte Schriften können solche Probleme verursachen. Sonst sollte es nämlich funktionieren. Überprüfe also erst mal in Deinem Schriftenprogramm (wenn Du kein spezifisches wie z. B. Suitcase Fusion o.ä. verwendest dann die "Schriftsammlung.app"), was da los ist.
Aber: Gerade im geschäftlichen Bereich soltle man auf diese Vorlagen verzichten, denn mit einer Vorlagen-Mail sendest Du ja eine html-strukturierte Mail. Je nach Einstellungen, Mailprogramm und Betriebssystem, je nach installierten Schriften beim potentiellen Empfänger sieht die empfange Mail nicht wie von Dir gewünscht aus. Wenn der Empfänger in einem Unternehmen mit Exchange-Server sitzt, kann es auch passieren, dass solche html-Mails erst gar nicht durchgelassen werden und im Spam-Ordner landen.
In geschäftlicher Kommunikation sollte man also Mails immer als reine Textmail senden.
Für spezifische Firmeninfos von mir habe ich entsprechende Signaturen angelegt, das reicht mir als "Vorlage" aus.
Mehr fällt mir gerade nicht ein
und habe das Gefühl das es softwaremäßig was besseres geben muss.
