Mails sichern und zurechtschneiden...

[happy-koala]

Hallo und einen schönen sonnigen Tag zunächst wünschend...

ich handhabe es schon seit längerem so, dass ich meine Mails als pdf´s sichere (Vorschau). Was jetzt anfängt mich ein wenig zu stören ist der Umstand, dass ich bei Antwortmails stets die erste Mail sozusagen mitsichere. Hierunter leidet meiner Meinung nach die Übersichtlichkeit, denn ich habe meine Mail (die Ausgangsmail, auf die geantwortet wurde) ja bereits schon als Einzelmail gesichert.
Nun, wie stelle ich es an, dass ich lediglich die Antwortmail mit Emailheader (Absender usw.) als pdf sichern kann. Am liebsten wäre mir hierbei die Verwendung von OS X eigenen Bordmitteln. Meine Mails empfange ich mit Outlook for Mac 15.22.

vielen lieben Dank für Eure Mühen und
happy Grüße

 

[MacAlzenau]

Wozu überhaupt als PDF? Kann Outlook nicht im normalen Mailformat sichern?

 

[happy-koala]

das mag sein, das Outlook das kann, ich weiß es nicht ,
bei pdf´s bilde ich mir, dass diese als "Bild" einfach portabler sind, wenn ich unterwegs bin... dazu finde ich die Kommentarfunktionen auf dem pdf sehr schick und ich habe bisher von meinem für mich zuständigen Gericht noch keine Rüge bekommen, wenn ich denn Mailkorrespondenz bei der Rechnungslegung usw. als pdf mit beifüge...

happy Grüße

PS: ich lösche allesamt meine Mails aus den Accounten, wenn ich diese bearbeitet und abgespeichert habe, hübsch getaggt, findet sie OS X sehr schnell wieder

 

[MacAlzenau]

Mails haben ein Standardformat.
Wie Gerichte das sehen weiß ich nicht - dumpf aus dem Bauch raus hätte ich da eher das Gefühl, daß, was Richter akzeptieren, fürchterlich archaisch ist und inkompetent.
Ich speichere alle Mails "ganz normal" als eml-Dateien ab, kann sie im Finder per QuickLook anschauen, drinnen suchen. Mit Juristen und ihrem eigenen Weltbild hatte ich allerdings noch nie etwas zu tun.
Denke aber, wenn sie PDFs als Beweise akzeptieren, daß sie eher wenig Ahnung haben, wie man Dateien manipulieren könnte.
Was du natürlich nicht machst.
Ohne Zugriff auf den Server oder eine absolut manipulationsfreie Form der Sicherung kann man jedes Dateiformat manipulieren. Genau wie Papier.

 

[staettler]

Eine Frage dazu @happy-koala: warum behältst du nicht einfach die Emails?

 

[happy-koala]

Guten Morgen und erstmal Danke für die gewährte Hilfe.

Eine Frage dazu @happy-koala: warum behältst du nicht einfach die Emails?

Diese Frage ist rational nicht zu beantworten, zumindest für mich

Ein kleines Beispiel:
Ich bekomme recht häufig Emails mit Anlagen, die gesichert werden müssen. Hierzu erstelle ich einfach eine pdf und füge die Anlage als weitere Seiten an. Da ich keinen Plan habe, was mit den Anlagen passiert, wenn ich die Mails "lediglich" über Outlook sichere und wo bzw. wie tief im System diese abgelegt werden (Mails und Anlagen) habe ich mich irgendwann dazu entschieden, dies wie beschrieben zu tun. Ich denke um die Anlage zu betrachten, müsste diese jedesmal erst neu geladen werden oder wird die als "geöffnet" mitgesichert?
Des Weiteren kann ich meine pdf´s taggen und mit Schlagworten versehen, so dass ich mit Hilfe von Spotlight und/oder intelligenten Ordner ziemlich schnell an die Info komme, die ich suche. Ginge das denn nach der Sicherung über Outlook auch?

Hinzu kommt, dass ich in der wohl laienhaften Vorstellung lebe, meine Emailaccounts möglichst schlank halten zu müssen:rolleyes:.

Vielleicht liegen diese gefühlten Berührungsängste einfach in der fehlenden Kenntnis über die von Euch angesprochene Sicherungsmöglichkeit als *eml Datei... bin aber für jeden Hinweis auf weiterführende "Literatur" dankbar...

happy Grüße

 

[staettler]

Und die Email bei Abschluss der Korrespondenz oder des Projektes als PDF zu sichern, wäre keine Variante? Dann hättest du einmal den ganzen Verlauf. Oder ist der Aufwand dafür zu groß?

 

[happy-koala]

hmmmm... darüber habe ich ehrlich gesagt noch nicht nachgedacht

Im Prinzip findet die Korrespondenz zu einer Akte in den meisten Fällen erst nach Jahren einen Abschluss bzw. werden einige dieser "Projekte" mich in meiner aktiven Arbeitszeit überleben... ich bin auf dem Gebiet der gesetzlichen Betreuung als Rechtsanwalt unterwegs. Du kannst Dir das so vorstellen, dass es zu jedem Betreuungsfall rund ein dutzend Beteiligte gibt, mit denen man diversen Emailverkehr pflegt. Natürlich muss nicht alles archiviert werden, aber die allermeisten Sachen schon. Oftmals werden halt auch Anhänge versandt, die einmal als "normale" Datei im Schriftverkehr abgespeichert ist (z.B. Worddokument) und dann, falls ich sie versenden muss, natürlich zusammen mit der Mail als pdf. Ich sortiere das ganze einmal "zur Person" also dem oder der Betreuten und dann zu dem Beteiligten, z.B. eine Klinik, mit dem ich die Mails ausgetauscht habe. Meine Dateien beginnen alle so... 2016-06-08 (Datum von heute) + eigener Name, so denke ich den Überblick behalten zu können... also bisher klappt es ...

Einen weiteren Vorteil sehe ich darin, Teile im pdf zu "schwärzen", wenn der Rest dem Gegenüber nichts angeht und wie gesagt, mit Taggs und Schlagwörtern in Kombination mit intelligenten Ordnern und das Ganze vor die Klammer gezogen mit Spotlight durchleuchtet, ist mir bisher noch nichts verloren gegangen... freu freu

Ich gebe Dir natürlich Recht, dass das ganze doch sehr zeitintensiv ist und bisher habe ich es mir schöngeredet mit der Zeitersparnis beim Wiederfinden der Informationen. Obwohl das Umwandeln der Email in ein pdf recht fix von statten geht, würde ich mir wünschen, dass direkt beim Ausdrucken gleichzeitig ein pdf file erzeugt und dies an gewünschter Stelle abgelegt wird. Naja, man kann halt nicht alles haben und das zerlegen von pdf´s ist mir leider auch noch nicht gelungen

happy Grüße

 

[staettler]

Obwohl das Umwandeln der Email in ein pdf recht fix von statten geht, würde ich mir wünschen, dass direkt beim Ausdrucken gleichzeitig ein pdf file erzeugt und dies an gewünschter Stelle abgelegt wird.

Zumindest das sollte sich mit Automator erledigen lassen.

 

[happy-koala]

Zumindest das sollte sich mit Automator erledigen lassen.

auch wenn der Ablageort nicht immer derselbe ist?

happy Grüße