Paperless Office (2008)?

[Zettt]

Hi,


Sagt mal. Ich habe neulich den Mac Roundtable gehoert und zwar die Podcast-Folge ueber paperless office.

Geht das in Deutschland irgendwie? Welche Dokumente muss man aufheben? Welche nicht? Muss man ueberhaupt irgendwas aufheben?

Waere um jede Hilfe froh. Weiss naemlich nicht ob man das Papier wirklich gaenzlich weglassen lassen kann...

Schönen Gruß,
Zettt

 

[Crizt]

Hm zum Aufheben irgendwelcher Unterlagen kann ich dir leider nicht viel sagen.
Die Idee Paperles Office finde ich aber ansich sehr gut.
Man dachte ja eins im Zeitalter von PC´s und e-mail wäre das möglich allerdings drucken die Leute einfach alles aus -.-
Was ich allerdings auch verstehen kann. Ich lese auf Papier gedrucktes wesentlich schneller und nehme es besser auf. Außerdem strengt es weniger an.
Dennoch find ich es gut Papiermassen wo es geht zu vermeiden

 

[BoogieJones]

Wir sind vom papierlosen Büro genauso weit entfernt wie von der papierlosen Toillette.

Im Büro hebe ich eigentlich so gut wie alles auf. Ich arbeite in der klinischen Forschung und wir müssen höllisch aufpassen dass das BfArM oder die FDA uns nicht an den Karren fährt.

In der Berufsschule habe ich auch mal die Aufbewahrungsfristen mit den verschiedenen Stufen gelernt aber das habe ich mittlerweile verdrängt ...

 

[icatcher]

Also das mit dem Paperless office, glaube ich, ist rech schwer umzusetzen.
Ich glaube nämlich, dass es nicht darum geht welche Briefe/Dokumente du aufheben musst/sollst, sonder wie du diese so archivierst, dass sie auch sicher nicht verloren gehen bzw. nicht versehentlich gelöscht werden ! Also so etwas wie Microsoft Sourcesafe.

Da müsste man sich mal erkundigen was für Software es im Bereich Dokumenten Management gibt.

 

[vierundvierzig]

Das so etwas einem alten Hasen wie dem Zettt passieren kann --> Doppelpostingloses Apfeltalk

 

[Zettt]

Na das archivieren ist weniger das Problem. Ein Ordner und da alles reinschmeissen. Gegebenfalls macht man sich für jeden Rechnungssteller einen Unterordner.

Ich würde eben gerne hergehen und das ganze Papier einfach wegschmeissen. Und das wird unter Umständen böse!

 

[Zettt]

Das so etwas einem alten Hasen wie dem Zettt passieren kann --> Doppelpostingloses Apfeltalk

Hab nicht gesucht.

EDIT:
Einen Nachteil hat der von dir erwähnte Thread. Dort wird nicht diskutiert WELCHE Dokumente man tatsächlich wegwerfen darf und welche nicht. Nach dem habe ich hier aber explizit gefragt!

 

[vierundvierzig]

EDIT:
Einen Nachteil hat der von dir erwähnte Thread. Dort wird nicht diskutiert WELCHE Dokumente man tatsächlich wegwerfen darf und welche nicht. Nach dem habe ich hier aber explizit gefragt!

Dennoch hättest Du natürlich den Thread aufgreifen und in Deinem Post dann die Frage stellen können, was aufgehoben werden muss. Wie dem auch sei, nun ist er da und nun wird hier geantwortet. Geburtsurkunde, Buch der Familie (ist das eigentlich noch immer für den Ariernachweis notwendig?), Verträge, Rechnungen über die Garantiezeit, Kontoauszüge der letzten 5 Jahre. All das sind Dinge, die wohl aufgehoben werden sollten. In Firmen müssen m. W. n. Rechnungen über mind. 10 Jahre fürs Finanzamt aufgehoben werden.

Aber mal ehrlich? Wollen wir wirklich all diese Dinge digitalisieren? Mittlerweile ist doch klar, dass ein digitales Speichermedium deutlich unsicherer ist als ein papierbasiertes, jedenfalls für diese Zwecke. Wer kann denn heute noch problemlos eine 5 1/4-Zoll Diskette lesen? Man muss wieder und wieder Daten auf neue Technologien transferieren, dabei kann es zur Zerstörung der Daten kommen. Außerdem hat man ja immer Angst, dass die Daten einfach so flöten gehen, weil der Datenträger zerstört wird. Also müssen Backups her. Aber wer gibt mir die Garantie, dass das Backup im Fall des Falls auch wirklich alles wiederhergibt? Und wenn meine Bude in Flammen steht, dann ist auch die Festplatte verbrannt.
Also besinnen wir uns doch auf die guten Ideen der Menschen im Krieg zurück. Von den absolut wichtigen, identitätsnachweisenden Dokumenten machen wir Kopien bzw. stecken die Originale in eine kleine Tasche, die wir in einem Notfall packen und retten können.

Wie in dem o. g. Thread schon gesagt wurde: "Vom papierlosen Büro sind wir soweit entfernt wie vom papierlosen Klo"

 

[Zettt]

Das Papier länger lebt ist klar. Nur hat man bei zB. Kassenbons die man im Restaurant bekommt oft das Problem das diese schnell ausbleichen. (Kann steuerlich abgesetzt werden als bspw. Geschäftsessen).
Ein eingescanntes Dokument hat dieses Problem nicht.

Wie du schon sagst 5 Jahre ist da der Knackpunkt. Man könnte jetzt davon ausgehen, dass Bilder wie TIFF, JPG in 5 Jahren noch lesbar sind. Oder etwa PDF Dateien die ja sogar normiert sind.

Was deine Einwände bezüglich einstürzenden Neubauten oder gar abfackelnden Wohnungen betrifft. Ich habe ein durchaus sicheres Backup-System. 3faches Backup auf Festplatten und CDs dazu noch ein Onlinebackup.

Ich suche eben Möglichkeiten das Papier komplett abzuschaffen. Aber wenn das nicht geht.
Danke für die Hilfe.

 

[vierundvierzig]

Die Kassenbons kopiere ich bzw. scanne sie ein und drucke sie dann aus. Du merkst, ich bin kein Freund von Papierlosigkeit
Sicher, für Dich ist sicherlich so ein umfangreiches Backup-System machbar. Aber wie soll ich das meinen Eltern z. B. nahe legen und so benutzerfreundlich wie möglich gestalten? Von den Kosten die dadurch entstehen ganz zu schweigen. Wir leben eben heute wirklich in der Angst alles auf einen Schlag zu verlieren nur weil der Lesekopf unserer Festplatte der Gravitation nachgibt. Ist an sich sehr beängstigend. Da schaue ich mir gleich mal ein schönes altes Fotoalbum an Da verbleichen zwar die Farben. Aber daran merke ich wie wertvoll das ganze doch ist. Weil es eben vergänglich ist und das akzeptier ich leichter, als die ständige Angst alles von der einen auf die andere Sekunde zu verlieren.

Nachtrag: Ich bin vom eigentlichen Thema ganz schön OT gegangen. Entschuldigt.

 

[ekuZa]

Zum Feuer: Man könnte auch einen feuerfesten Tresor kaufen und dort die externe Platte einschließen.

Aber BTT: Dokumente wie Vertäge, Rechnungen können nicht einfach so "weggeschmissen" werden. Wobei bei Verträgen die mit einer Druck-Unterschrift (nicht die Unterschrift von der Hand) könnten doch eingescannt werden - wenn du es mal ausdrucken musst sieht es doch aus wie vorher. Rechnungen von Firmen müssen 10 Jahre verwahrt werden - aber private Rechnungen kann man einscannen (glaube ich).

 

[tjp]

Ich suche eben Möglichkeiten das Papier komplett abzuschaffen. Aber wenn das nicht geht.
Danke für die Hilfe.

Das hängt extrem von den betreffenden Gesetzen ab. In der Regel müssen alle Originale 10 Jahre archiviert werden, danach darf man sie entsorgen. Einige Branchen dürfen alles digitalisieren. Das muß aber auf spezielle nicht mehr veränderbaren Medien erfolgen. So etwas wie CD-ROM, DVD-R, WORM-Tapes, aber keine Festplatten DVD-RAM, normale Tapes etc.