Wie am besten auf dem Weg zum papierlosen Büro?

[MacsPlorer]

Ich benutze es sogar zwischen Mac OS, iOS und einem Windows PC.
Ich hatte bei meinem Workflow vergessen zu erwähnen, dass die Dokumente bei mir in einem Verzeichnis in der Dropbox liegen und die Dropbox zwischen Mac, iPhone und Windows PC die Daten synchron hält. So kann ich in iOS auf dem iPhone mit Documents To Go oder dem Dropbox Client wenigstens nach Dateinamen suchen. Volltextsuche auf dem iPhone wäre natürlich ein gern gesehenes Feature. Vielleicht kommt das ja noch irgendwann. Auf dem Windows PC muss ich dann wohl oder übel mit dem Explorer im Volltext suchen.
Alles nicht optimal aber funktioniert für mich recht gut weil sich eben alles auf Dateisystemebene abspielt.

 

[fotolli]

Ok, so ähnlich ist mein Setup auch. Allerdings werden die Dateien auch von Kollegen in der Dropbox mit Windowsrechnern bearbeitet und ggf. auch verschoben.

Wenn ich mich richtig erinnere, dann sind nach der Bearbeitung einer Datei die Spotlight-Kommentare auch weg. Spätestens aber, wenn die Datei auf einem Windows-Rechner verschoben wird. Dann müsste auch Together ratlos sein.

Sehe ich das richtig?

 

[Mitglied 39040]

Weil es so schön ist, hier die eigene Position darzulegen, hier auch die meine:

– Bei rechtsrelevanten Daten/Schreiben funktioniert das papierlos Büro praktisch nicht (Beschlüsse mit einem Rechtskraftvermerk, beispielsweise, müssen im [physischen] Original vorgelegt werden, um den Vorgang voranbringen zu können; da hilft scan&print also schon mal nicht…)
– Meine etwa dreihundert Leitzordner sind zugriffsschnell, auch bei Stromausfall
- die Ordnerstruktur eines Leitzordners kann auch von einer Vertretungskraft bedarfsweise nachvollzogen werden, bei spez. Ablageorten (Cloud, NAS wasweissich) wird alles komplizierter
- mein Finanzamt verlangt auch noch immer greifbare Belege

Mischformen (etwas papierlos und etwas gedruckt) verbieten sich wegen der verdoppelten Suchproblematik.

So gesehen erstickt im Papier
Jens (dennoch zufrieden)

 

[MacsPlorer]

Ok, so ähnlich ist mein Setup auch. Allerdings werden die Dateien auch von Kollegen in der Dropbox mit Windowsrechnern bearbeitet und ggf. auch verschoben.

Wenn ich mich richtig erinnere, dann sind nach der Bearbeitung einer Datei die Spotlight-Kommentare auch weg. Spätestens aber, wenn die Datei auf einem Windows-Rechner verschoben wird. Dann müsste auch Together ratlos sein.

Sehe ich das richtig?

Habe ich in der Form noch nicht getestet, aber ist schon recht wahrscheinlich, dass die Spotlightkommentare dann verschwinden. Darum sind bei mir momentan die Together Tags (= Spotlight Kommentare) nicht so wichtig wie Dateinamen und OCR Erkennung, da ich weniger außerhalb der Mac-Welt das ganze System nutze als innerhalb. Wenn außerhalb, dann meist nur, um mal was nachzuschlagen. Da bin ich dann, wie schon geschrieben, voll und ganz auf die Dateinamen angewiesen. Dokumente bearbeite ich außerhalb von Mac OS nur sehr selten.

Ich weiß gar nicht, gibt es Devonthink auch für Windows? Dann wäre das vielleicht die Lösung. Denn schon für Mac OS und iOS allein ist mir Devonthink zu unflexibel.

 

[MacsPlorer]

– Meine etwa dreihundert Leitzordner sind zugriffsschnell, auch bei Stromausfall

LOL, aber nicht, wenn du bei Stromausfall keine Taschenlampe oder Kerze in greifbarer Nähe hast. Von der Gefahr des unwiederbringlichen Datenverlustes beim Kontakt mit der Kerze ganz zu schweigen. Denke mal nicht, dass du deine dreihundert Leitz Ordner noch mal gebackuppt hast...

 

[Mitglied 39040]

[…]Denke mal nicht, dass du deine dreihundert Leitz Ordner noch mal gebackuppt hast...

Ja, stimmt: vom Inhalt der dreihundert Ordner ist nur mein eigener Anteil „gebackuppt“; aber Feuersbrünste gefährden uns ja stets und überall, auch die Rechner.
n.b.: vollkommen wichtige Dokumente liegen jeweils im Safe

Für seine Person (also privatim) setzt auf Wolke, Zeitkapsel und einige (innere und äußere) harte Platten
Jens

 

[new-resistance]

Ich sehs wie Jenso.
Es ist nunmal einfach so: Papier hat das Welteinfachste User-Interface. Jedes Kind mit einem Buntstift begreift es.
Und eine Ablage in einem Order für 99 Cent mit Trennern für 5 Cent ist weitaus schneller, günstiger, zuverlässiger und effektiver als die dauernde herumscannerei.
Das Argument "Wenn die Daten digital sind habe ich sie immer dabei" ist übrigens irgendwie komisch. Ich WILL meine Daten nicht immer dabei haben. Sonst würde der Begriff Selbständig bedeuten, dass ich ständig arbeiten würde . Und wenn es um Meetings etc. geht gab es da früher mal den Habitus sich darauf vorzubereiten, also auch zu versuchen abzuschätzen, nach was das gegenüber wohl fragen wird. Ein IMHO wichtiger Denkprozess in der freien Wirtschaft.
Man kann Akten einfach mitnehmen. Wie oft hatte ich bei einem Banktermin o.ä. einfach meinen Rechnungsordner dabei?

Wie ich es selbst in meinem Büro mache: Buchführung auf dem Mac mit MonKey Bilanz, Belege physisch im Leitz Ordner und auch gescannt in einer einfachen Dateistruktur (2010>11_November>Belegnummer_Datum_Text.pdf), da mein Steuerberatungsbüro etwas weiter weg ist, und ich die Daten digital verschicke. Anschreiben werden ebenfalls gescannt, wenn sie für den Steuerberater von Belang sind, ansonsten in einem Ordner abgeheftet.
Kostet mich täglich vielleicht eine halbe Stunde.