Papierkram scannen und ordnen

[knoelg]

Einen wunderschönen guten Morgen,

ich habe vor meinen kompletten Papierkram zu digitalisieren. Also Rechnungen vertrage und solcher Kram soll gescannt, geshreddert und dann sinnvoll auf dem Mac abgelegt werden. Dafür bin ich erstens auf der Suche nach einer Scansoftware, die in PDF scannen kann, wo ich dann später die PDFs nach Worten durchsuchen kann und zweitens ein Programm wo ich das sinnvoll hinterlegen kann!

Gibt es sowas, vielleicht sogar alles in einem Programm?

Vielen Dank und bis denn!

 

[HaJoLa]

https://www.devontechnologies.com/de/apps/devonthink

 

[wavelow]

Nur Scansoftware: PDF Scanner für den Mac

Die kann auch OCR, man kann die Dateien nach beliebigen Namensschemen erstellen lassen usw. Alles recht simpel zu bedienen aber ein zuverlässiges Bürowerkzeug. Ich sortiere meine PDF selber in mein Ordnersystem, nur so weiss ich auch wo ich sie hingepackt haben könnte. Habe allerdings auch keine Tausende PDF zu verarbeiten.

Beruflich nutze ich Ninox und damit kann man sich auch Verwaltungszeug für PDF basteln. Ninox kann nahezu alles was irgendwie mit sortieren, Daten verwalten usw. zu tun hat. Ninox schluckt die PDF Files auch in seiner Datenbank und so kann man seine Backups einfach halten.

Mit Devonthink muss man klarkommen wollen, ich gehöre nicht dazu. Es installiert mir zu viel Zeug wild verteilt auf dem Mac und ist alles andere als Mac Like Software. Die einen schwören drauf, die anderen nicht.

Am Ende hilft eh nur alles mal ausprobieren und prüfen ob es einem so oder so am besten gefällt.

 

[FrankR]

Mit der DEVONThink Version 3, die als Beta bereits verfügbar ist, wird DT etwas mehr mac-like.

 

[MACaerer]

Ein Scanner erzeugt erstmal nichts anderes als ein BitMap, also ein Bild. Und wenn die Scan-Software aus dem Scan ein pdf erstellt ist es immer noch ein Bild, wenn auch mit einem anderen Datei-Header. Text-Suche in einem Bild ist aber nicht möglich, dazu müsste der Text aus dem Scan per OCR in lesbaren Text umgewandelt werden. Das funktioniert zwar in der Regel recht gut, aber die Dokumente enthalten in den seltensten Fällen nur reinen Text sondern meistens eine Mischung aus Text, Grafik und Bildern. Um aus einen papiernen Dokument eine identisch aussehende digitale Kopie mit edititier-, bzw. auslesbaren Text zu erstellen ist demnach ein erheblicher Aufwand nötig. Wer das schon mal gemacht hat weiß wovon ich schreibe. Wenn es sich um einen größeren Umfang von Dokumenten handelt wird das sehr schnell zu einer echten Mammut-Aufgabe. Das was @wavelow schreibt, nämlich eine Sortierung der gescannten und nicht überarbeiteten Dokumente in einer überschaubaren Ordnerstruktur, erscheint mir daher als die praktikablere Methode. Um die Suche zu erleichtern kann man auch noch ein Textdokument mit dem Namen der archivierten Dokumente nebst einer einzeiligen Kurzbeschreibung anlegen. Das ist mit Sicherheit weniger Aufwand als jedes einzelne Dokument zu bearbeiten.

 

[knoelg]

die beiden Vorschläge hören sich schon mal ganz vernünftig an. Editieren der Dokumente brauch ich persönlich nicht, nur durchsuchen wäre halt toll. Also dass ich alle Dokumente auf einem Platz habe und dann in die Suchleiste nur das Wort Pferd eingebe und die Software sucht mir dann alle Dokumente raus, wo das Wort Pferd drin ist. Geht das mit DevonThink? Oder geht das eventuell auch mit der zweiten Methode, wo ich alles selber in Ordner sortieren würde?

 

[MACaerer]

Mit Bordmitteln geht das sowieso nicht, weil sich mit Spotlight nur die Dateinamen durchsuchen lassen und nicht der Inhalt. Welche Programme es für so eine Suche gibt kann ich nicht sagen, weil ich so etwas nicht verwende. Eine separat angelegte Index-Datei für das Archiv, in dem das Wort "Pferd" steht, lässt sich dagegen mit jedem Textprogramm wie Pages oder TextEdit durchsuchen. Ich mache das schon seit etlichen Jahren so und komme damit gut zurecht.

 

[happy-koala]

Also dass ich alle Dokumente auf einem Platz habe und dann in die Suchleiste nur das Wort Pferd eingebe und die Software sucht mir dann alle Dokumente raus, wo das Wort Pferd drin ist. Geht das mit DevonThink?

ja absolut geht das mit Devonthink. Ich selbst arbeite seit längerer Zeit mit DevonThink pro Office und bin absolut zufrieden. Die Suchfunktion ist äußerst mächtig und findet in meinen PDF´s (mehrere tausend) zuverlässig das gesuchte Dokument. Alle PDF´s werden OCR behandelt und liegen in einer selbst gestalteten Ordnerstruktur innerhalb der Datenbank von DevonThink. Aber wie schon hier erwähnt, man muss sich einarbeiten in Devonthink, ganz ohne diese Mühen wird es nicht gehen...

 

[HaJoLa]

Suchfunktion ist äußerst mächtig

DEVONthink ist nicht nur beim reinen Suchen sehr mächtig. Es arbeitet mit KI. Das heißt, es findet in der gesamten Datenbank Dokumente, die inhaltlich zu dem gesuchten Begriff passen könnten.

 

[Misto]

Einen wunderschönen guten Morgen,

ich habe vor meinen kompletten Papierkram zu digitalisieren. Also Rechnungen vertrage und solcher Kram soll gescannt, geshreddert

Wichtige Verträge solltest Du dennoch nicht schreddern, da hier oft der Originalvertrag vorliegen muss. Eine einfache Pdf kann jederzeit manipuliert werden.Und wird deshalb idR nicht anerkannt.

Ebenso Rechnungen für Käufe, auf die noch eine Garantie oder ähnliches läuft.

Wenn Du z. B Probleme mit einer deiner Apple-Geräte und/oder der Apple-ID hast, verlangt Apple unter Umständen die Original-Kaufrechnung als Legitimation, sonst hast Du Pech.

Das nur als gutgemeinter Ratschlag.

 

[MacAlzenau]

Mit Bordmitteln geht das sowieso nicht, weil sich mit Spotlight nur die Dateinamen durchsuchen lassen und nicht der Inhalt.

Mir listet die Finder-Suche massenhaft Dokumente auf,bei denen der Suchbegriff nicht im Dateinamen enthalten ist, sondern im Inhalt.

 

[MACaerer]

Stimmt, mit der Findersuche geht das tatsächlich. Ich habe das bisher immer mit der Suche per Spotlight gemacht und damit geht es zumindest bei mir nicht. Ich war immer der Meinung beide Funktionen verwenden die gleichen Suchalgorithmen. So kann man sich täuschen.

 

[orcymmot]

Ich kann auch bestätigen, dass die Spotlight-Suche auch Inhalte durchsucht, sofern das Dokument vorher entsprechend vom System verarbeitet (indexiert/indiziert?) wurde.

 

[Scotch]

Geht das mit DevonThink?

Ja.