Ausstattung eines Kleinstunternehmens (Anfänger)

[Longbow]

Hallo zusammen,

vor ab: Ja, ich habe die Suche benutzt, aber nicht die Antworten auf die Fragen gefunden, die ich gesucht habe. Auch war ich schon im Apple Store in Oberhausen, aber dort habe ich eigentlich nur das erzählt bekommen, was auf der offiziellen Apple-Seite zu lesen ist. Als jemand, der sich noch nie mit einem Server beschäftigt hat, ist es fast unmöglich da durch zu blicken. Ich habe absolut keine Ahnung von den Fachbegriffen, geschweige denn, was ein Server eigentlich genau macht

Ich stehe momentan vor der Aufgabe zu eruieren, wie eine IT-Ausstattung in einem kleinen Unternehmen mit anfänglich vier Mitarbeitern aussehen kann.

Zu den Anforderungen:

- 4 Mitarbeiter sollen verwaltet werden ( es werden mit der Zeit mehr)
- Mails sollen zentral abgerufen und an Macs und iPhones verteilt werden
- Die Mails, auch die gesendeten, sollen aber auch zentral verfügbar sein (kann man die auf dem Server speichern?)
- Gleiches soll mit Kalendern passieren, wobei jeder MA seinen Kalender hat und eine Person alle Kalender sehen kann (Sekretärin)
- Auch sollen die Adressbücher alle synchron sein, sowohl auf den Macs als auch auf den iPhones
- Alle Daten der Macs und des Servers sollen gesichert werden (automatisch), geht dies, in dem an den Server einfach eine Festplatte drangehangen wird?
- Eine zentrale Festplatte mit z.B. Dokumentvorlagen, Archiv usw. soll allen zur Verfügung stehen

Fragen:

- Lassen sich diese Anforderungen mit einem Mac Mini Server umsetzen oder gibt es bessere Lösungen, die ähnlich zu bewerkstelligen sind?
- Ist es möglich, dass der Server die Mails von Strato abruft und diese dann an Macs und iPhone verteilt?
- Geht das auch per Push an das iPhone inkl. automatischer Synchronisierung von Mails und Kalender und Kontakten?
- Ist es möglich, die Anforderungen auch als Laie umzusetzen oder werden höhere Kosten für den Einsatz eines Spezialisten fällig?
- Ist es vielleicht einfach sinnvoll, dass jeder seinen Mac mit Mail usw. selbst einrichtet, Festplatte für TimeMachine dran und auf den Server verzichtet weil unnötig? Sprich: ist ein Server überhaupt notwendig?


Anbei habe ich mal eine Grafik angehangen, damit man sich vielleicht besser vorstellen kann, wie meine Planung aussieht, wobei ich die iPhones nicht mit drin habe.





Vielen Dank im Voraus für eure Hilfe!

 

[Bernt]

Also was die Kontakte und Kalender angeht ist alles mit MobileMe machbar und verlangt keinen Server.
Für die Mail Lösung muss lediglich auf dem "zentralen Rechner" die Einrichtung aller Mail Accounts erfolgen und auf den jeweiligen Mitarbeiter-Rechnern nur die ausgewählten Mail Accounts.
Das Abspeichern der Mails im Eingang, Ausgang und evtl. auch der Entwürfe kann bei vielen Anbietern sogar Serverseitig möglich sein, so dass das lokale sichern überflüssig ist. Natürlich kann man auch lokal sichern, aber um vom zentralen Punkt aus darauf zuzugreifen reicht die serverseitige Variante.

Was ich da jetzt gerade beschrieben habe ist quasi die Struktur die ich mit meinem iMac, meinem MBP und dem MB meiner Frau aufgebaut habe.

Das senden der Mails an die iPhones erfolgt via Push und wir fahren damit recht gut.


EDIT sagt:
Ein Netzwerklaufwerk lässt sich ganz einfach mit dem Router verbinden und via Freigabe anderen zugänglich gemacht (Auch auf Ordner beschränkt ist eine Freigabe möglich).
Die Server Version ist jetzt zwar im Snow Leopard geteilt, soll aber unter Lion integriert sein, daher unterscheidet sich ab 10.7 das ganze nur durch die Hardware.
Eine Netzwerkstruktur lässt sich sicher kostengünstig auch ohne Fachmann umsetzen.

Einen Server würde ich nur einsetzen, wenn ich die Benutzer so anlegen will, dass das Nutzen eines beliebigen Rechners für die Mitarbeiter möglich sein soll indem es keinen lokalen Benutzer gibt, sondern alles vom Server verwaltet wird.

Wenn die Internetpräsenz auch Lokal sein soll, dann würde ich evtl. die Hardware so ausrichten, dass das Betreiben des betreffenden Gerätes für 24/7 ausgelegt ist.

 

[Longbow]

Vielen danke für deine Antwort.

Ich gehe mal davon aus, dass ich dann nur einen MobileMe Account brauche. Die Kalender haben ja dann aber keine Rechtverwaltung oder? Sprich: Jeder kann sich jeden Kalender anzeigen lassen.

Nach deinen Ausführungen benötige ich im Prinzip keinen Server, was privat sicher möglich ist, aber ist es das auch im geschäftlichen Bereich?

Edit zu deinem Edit:
Die Macs müssen absolut mobil sein, da Mandantenbesuche häufig sind. Allerdings sollen bestimmte Mandantenordner immer snychronisiert werden, so dass diese unabhängig von TimeMachine zugänglich sind.
Die Webseite selbst liegt bei Strato, soll also nicht lokal irgendwo liegen.

 

[Bernt]

Cal
ok, wenn es geschützte Kalender sein sollen, dann wäre eine Lösung via CalDAV möglich (so das jeder seinen eigenen Kalender bekommt - aber wie das dann mit der Zentralverwaltung läuft weiß ich nicht) oder aber doch der iCal-Server von der OSX-Serverinstallation (also doch ein Server nötig).

HDD
Von MobileMe her bekommst du iDisc dazu. das kann man dann zwar nur mit Internetverbindung nutzen, dennoch ist es sehr synchron (da sie online ist) und lässt sogar eine Rechteverwaltung zu. das könnte man aber sicher auch mit DropBox machen.

Ich will mich jetzt aber nicht zu Datensicherheit äußern, denn mit sensiblen Firmendaten sollte man nicht unbedingt alles online machen.
Evtl. wäre es sinnig die Daten, die benötigt werden vor dem Kundenbesuch auf das MB zu laden und nach dem Kundenbesuch mit dem Ordner der im Netzwerklaufwerk liegt zu mergen. Da kann dir sicher einer der Programmierer hier einen Tipp geben mit welcher Software das am unumständlichsten geht.
Für Entwicklergruppen gibt es da sehr komfortable Lösungen, ich habe ArxisMerge, aber das ist nicht unbedingt komfortabel.

 

[proteus]

So wird das nicht funktioniere, schon allein wegen der Aufbewahrungspflichten.
Und einen MobileMe Account in einem Unternehmen zu nutzen, ist etwas wenig. Außerdem weiss im Moment keiner, wo der Weg mit MM hingeht.
Der Mini Server ist schon ein guter Ansatz, die installierte Software ist weitestgehend selbsterklärend. Die Frage ist, braucht ihr ein CRM oder eine "richtige" Datenbank oder reicht nur eine Dateiablage. Der Nachteil dabei ist, neben der Versionsverwaltung, das nicht mehrere Leute parallel an den Dokumenten arbeiten können.
Filemaker ist da eine gute Lösung, eine SQL geht auch, allerdings braucht es da schon Erfahrung bzw. Einarbeitung. Werden nur simple Daten hinterlegt, kann Bento mit Familienlizenz für fünf Arbeitsplätze eine Lösung sein. Für beide Lösungen gibt es iphone/ipad Apps, so das man die Daten immer dabei hat.
Wenn ihr einen eigenen Server habt, ist der Host bei eurem Provider nicht mehr nötig. Leitet die Mails auf euren Server um, das ist Sinn der Sache.
Der Vorteil des Mini Servers ist, das sowohl Adressbuch als auch ical und Mail schon für Gruppenverwaltung eingerichtet sind, ein Kalender mit reinen Leserechten bringt euch wenig. Die von Bernt vorgeschlagene Lösung ist für Vater, Mutter, Kind vielleicht adäquat, aber niemals für kommerzielle Nutzung.
( in dem Zusammenhang, das neue ical Format ist immer CalDAV, egal in welcher Nutzerumgebung. Und MM legt sehr wohl eine Kopie der Daten auf der FP ab, so das man nicht auf einen Internetzugang angewiesen ist. Sobald diese wieder besteht, werden die Daten aktualisiert )
Über ftp könnt Ihr auch eure Website auf den Server bringen, auch das ist bereits eingerichtet.
Eventuell als Backup ein Raid dahinter, Time Machine funktioniert auch auf dem Server.

Die Konfiguration sähe also so aus :
Mac Mini Server, vier iMac oder MacBook Pro, vier iphone, Raid als Backup, eventuell zweite FP für Sicherheitsbackup oder Spiegeln in die Cloud.

FileMaker Pro, SQL bei umfangreicher Datenbank, ansonsten Bento mit Familienlizenz, iweb und Cyberduck für die Homepage, erforderlichenfalls bento/FM für iphone/ipad.
Einen Rechner als Administrator und Verwaltung konfigurieren ( Master ), die anderen fungieren als Clients.

Aufwand ( ohne Rechner und iphones ) ca. 2000 Euro mit einem vernünftigen Raid ( 2 TB Mac Mini = mind. 4 TB Raid ), 80 Euro Bento, 800 Euro Filemaker, 0 Euro SQL.

 

[Longbow]

Danke für deinen weiteren Beitrag Bernt!

iDisc wird wohl etwas klein sein, außerdem habe ich gelesen, dass die Anbindung etwas langsam sein soll.

Hallo Proteus,

da hast du recht. Die Aufbewahrungspflicht ist hier ein Aspekt, der die alleinige Lösung über MobileMe wahrscheinlich nicht funktionieren lässt.

Es reicht derzeit und sicher auch in Zukunft eine Dateiablage, also ein Ordner pro Mandat. Ein richtiges CRM-System oder eine Datenbank wird nicht benötigt. Es handelt sich bei dem Unternehmen um eine Unternehmensberatungsgesellschaft.

Das mit dem gleichzeitigen Bearbeiten von Dateien habe ich mir auch schon überlegt, das wird aber wohl kaum vorkommen denke ich. Wichtig ist nur, dass wenn ein Mitarbeiter auf seinem Mac in einem Mandantenordner etwas ändert oder abspeichert, dies dann auch auf dem Server synchronisiert wird.

Ist es denn wirklich sinnvoll die Internetseite auf den eigenen Server zu legen? Bei Strato haben wir bis jetzt keinerlei Probleme gehabt damit.

Was macht Filemaker denn genau? Und Wozu ist Bento genau gut? damit die Dateien mit dem Server synchronisiert werden oder das man gleichzeitig an Officedateien und Co. arbeiten kann?
Alles in allem sieht der geschätzte Gesamtaufwand immer noch günstiger aus, als eine Windowslösung, bei der ich Techniker kommen lassen muss

Server: ca. 1000€
4 Macbooks: ca. 4569€
4 iPhones: ca. 2400€

Gesamt: ca. 7996€ abzüglich MwSt.

+ Raid

 

[proteus]

Ich habe mir in Bento eine Datenbank zusammengebaut, mit der ich meine Mandanten und Projekte verwalte. Ich habe drei Seniors [geändert - Apfeltalk]. DIe Consultants arbeiten in eigenen Bento Versionen und wir laden die Daten nach Projektabschluss drauf. Lad dir mal die Testversion runter. Wenn du willst, schicke ich dir meine Vorlage zu ( PN an mich )
Ich verwalte darin alle Mandanten, alle Projekte, alle Kontakte, Zeiterfassung, Rechnungen usw.
Filemaker ist dann in der Tat nicht notwendig. Aus anderen Programmen ( z.B. Zeiterfassung ) kann man per csv. in Bento importieren, ical und Adressbuch sind eingebunden. Für euch, denke ich, eine ausreichende Lösung. Ich habe insgesamt 17 Mitarbeiter und das klappt mit der oben genannten Lösung hervorragend. Du hast es bestimmt erraten, ich verdiene meine Brötchen ebenfalls als Consultant.
Dropbox würde ich schon einrichten, ich tausche darüber Unterlagen und Dokumente mit meinen Kollegen aus, allerdings arbeiten wir auch kaum regional, die sind immer überall verstreut.

 

[Longbow]

Ahhhhh ein Leidensgenosse (gibt es das auch als positiv klingendes Wort?)

Also nutzt du Bento als Filesystem? Das heisst, ihr bearbeitet Dateien (Excel, Word, PowerPoint) und ladet die dann mit Bento auf den Server zum entsprechenden Projekt hoch?

Ist Bento erweiterbar? Ich weiss nicht, wie lange lediglich 5 Lizenzen ausreichen, wobei ich weiter unten lese, dass du 17 Mitarbeiter beschäftigst.

Läuft Bento dann auf dem Server und auf den jeweiligen Clients? So das die Bentodaten für die Clients vom Server jederzeit abrufbar sind?

Mails verwaltest du damit aber nicht oder?

Werd mich mit dem Thema Bento auf jedenfall mal näher beschäftigen und ggf. auf dein Angebot zurückkommen!!

Edit:
Das Video auf der Seite scheint das zu zeigen, was wir brauchen! Klasse!

 

[proteus]

Die Daten werden in Bento verlinkt, das Original liegt bsp. in der Dropbox, alle Änderungen übernehmen wir dann in Bento. ( Mit Excel, Word und PP arbeitet bei uns keiner. Mach deinen Klienten eine Freude und den Pitch mit Keynote ) Ich muss nicht für alle MA eine Bento Einbindung haben, die Teamleader reicht. Die sollen Ihren Trupp selbst organisieren und die Daten entsprechend aufbereiten. Auf jedem der fünf Rechner läuft eine Bento Version, zusätzlich ein Host ( also eine Einzellizenz ) auf dem Server. Jeder hat seine Bento Datenbank für alle Beteiligten freigegeben.
Die Mails verwalten wir in Mail auf dem Server und verlinken die wichtigen in Bento ( Tipp : Mail Tags, hilft bei der Orga gewaltig )
Da wir die Daten nicht ständig aktuell haben müssen, reicht ein täglicher Abgleich mit ipad / iphone und alle haben immer die neusten Datensätze.
Der Vorteil bei Bento ist, das es so einfach geht und die Daten optisch schön aussehen. Du kannst mit intelligenten Listen arbeiten, hast eine Suchfunktion und musst dich nicht ewig einarbeiten.

 

[Longbow]

Ohne Excel, Word und Co. wird es leider nicht laufen. Ich muss bedenken, dass alleine schon die Umstellung auf ein neues Betriebssystem eine große Herausforderung darstellen wird, vor allem, weil es sich bei den GFs um eher ältere Exemplare handelt Die werde ich nicht von Microsoft Office wegbekommen und werden weiter auf Excel und Co. in der Sanierungsberatung und im Krisenmanagement bestehen Alles in allem also ein überaus spannendes Change Management Projekt

Nun ein paar Verständnisfragen:

Ein Consultant erstellt eine Datei für bspw. einen Mandanten. Diese bearbeitet er und lädt sie auf den Server, wenn er sie nicht schon direkt dort erstellt hat (Dropbox möchte ich umgehen, eher alles lokal). Danach verlinkt er die Datei mittels Bento im entsprechenden Projekt oder ordnet die Datei einem Kontakt (Mandant) zu?

Liegt die Datei nicht auf dem Server sondern lokal auf einem Client und ist der Client gerade nicht im Netzwerk, so kann die verlinkte Datei nicht geöffnet werden?

Es empfiehlt sich daher eher direkt auf dem Server zu arbeiten und alles ordentlich in Bento einzupflegen. Braucht man Dateien extern, so kopiert man sich diese lokal auf seinen Mac und kann sie mitnehmen?

Was mir nicht klar ist: Wie bekommen die anderen Consultants ohne Bento-Lizenz Zugriff auf die Kontakte und Kalender, die ja von Bento verwaltet werden? Werden diese auch serverseitig mit iCal und dem Kontaktprogramm synchronisiert?


Vielen Dank nochmal für die sehr ausführliche Hilfe!

 

[proteus]

Die Adress- Mail- und Kalenderdaten liegen auf dem Server und werden von dort auf die einzelnen Clients ( Also die vier Macs ) gepusht. Jeder Mac vernetzt nun die Daten selbstständig in Bento, dort kann man jedem Projekt die entsprechenden Daten per Drag& Drop zuordnen.
Die Originaldateien liegen auf dem Server und werden auch nur dort bearbeitet ( So ist gewährleistet, das immer die aktuelle Version für alle verfügbar ist )
Man kann nun die Dateien per Alias über MobileMe oder Dropbox auf die ipones laden ( so machen wir es ) Auch in Bento werden nur Alias Dateien verlinkt. Solange der Pfad nicht verändert wird, ist jede Änderung automatisch auch in Bento.

Als Arbeitsumgebung, z.B. im Kundengespräch, nutze ich Bento, weil ich dort alle relevanten Daten an EINEM Ort zusammenhabe.

 

[Longbow]

Okay, soweit alles klar. Die übrigen Mitarbeiter haben ja kein Bento, kommen also nicht an die Projekte, Kalender und Dateien. Möchte ich, dass diese auch die Daten (Kalender, Kontakte usw.) sehen, brauche ich erneut Lizenzen, richtig?

Man, gibst du dir ne Mühe ^_^ Ich bin aber auch 'nen verdammter Laie

 

[proteus]

[Ratschlag gelöscht - Apfeltalk]

 

[Longbow]

Okay, super. Alles verstanden Vielen Dank!

 

[Apfelbitz]

Vergiss den Server. Such dir einen Provider der sowas gut kann und lebe ohne Sorgen.

 

[Longbow]

Hallo Apfelblitz, danke für die Empfehlung, aber ich habe ein ungutes Gefühl, wenn solcherlei Dinge nicht vor Ort liegen. Immerhin geht es hier ja nicht um irgendwelche, sondern um z.B. Finanzdaten von Mandanten und die lege ich ungerne auf fremden Servern ab.

 

[QuickMik]

was meinst du ? die mailgeschichte ?
alle anforderungen ?
die idee ist ja nicht schlecht. allerdings denke ich, das die "cloud´s" das noch nicht alles können.
die frage ist, wie lange sie brauchen, bis sie dort sind.
ich sehe ja schon alleine beim IMAP konto (und ohne geht es nicht) ein problem.
IMAP mit z.b. 2GB ist ja nicht gerade der "weißheit letzer schluß".
da brauch ich gar keines.
vor allem glaube ich, das es dann schon mal schnell ins geld gehen kann, wenn man 5 IMAP konten mit 20GB usw. in "der cloud" haben will.

 

[Scotch]

[Zitat korrigiert - Apfeltalk]

Interessanter Ansatz. Wie leitest du die Leglität dieses "Lizensierungsmodells" aus den Lizenzbedingungen für die Bento-Familienlizenz ab?

Familienlizenz: Die Familienlizenz erlaubt Ihnen, eine Kopie der Bento 4-Software auf bis zu fünf Computern zu installieren und zu verwenden, sofern sich die Computer im selben Haushalt befinden und von Personen genutzt werden, die in diesem Haushalt leben. Die Vereinbarung bezieht sich nicht auf Studenten, die in einer eigenständigen Unterkunft auf dem Campus leben und nicht auf Nutzer, welche die Lizenz geschäftlich oder gewerblich einsetzen möchten.

Gruss,
Dirk

 

[proteus]

Bla, bla. Er kann natürlich auch 5 x Bento für 39 Euro kaufen, [gelöscht - Apfeltalk]

 

[Scotch]

Du verstösst als Gewerbetreibender vorsätzlich gegen Lizenzbedingungen und empfiehlst anderen, es dir nach zu tun - das sind gleich zwei Straftatbestände in einem Posting.

"Bla bla" halte ich für eine absolut unangemessene Reaktion, wenn du darauf hingewiesen wirst.

Gruss,
Dirk