Sinnvolles Archivieren der Mails

[itschus]

Hallo in die Runde,

ich habe jetzt mal ein bisschen gesucht und nicht wirklich schlauer als vorher. Deshalb erst einmal die Frage, wie archiviert ihr eure Mails?

Das mit den Postfächern ist ja toll, macht aber keinen Platz auf den Servern frei. Exportiere ich das Postfach und lösche dann die Mail, finde die Mail App sie natürlich nicht mehr. Was haltet ihr für ein sinnvolles vorgehen?

 

[giesbert]

Ich speichere auf dem Server nur weniges (so die ~30 Tage), das meiste hab ich in lokalen Postfächern von Mail. Dann kann ich zwar unterwegs nicht darauf zugreifen, aber das kommt praktisch nie vor, dass ich ältere Mails immer im Zugriff brauche.

 

[itschus]

Machst du dir dann von deinen Konten je ein lokales Postfach und zeihst die Mails per Drag&Drop rein? oder hast du das automatisch gelöst?

 

[brigge]

Mails die ich später mal brauche, lege ich wie alle anderen wichtigen Dokumente in Devonthink pro office ab.

 

[itschus]

Sind sie dann aber in Mail auffindbar? Was ich nicht verstehe ist, dass ich nicht einfach meine Mails in ein Postfachlegen kann, welches nur lokal ist. Damit müsste doch der Server frei gemacht werden können, sprich platz schaffen. Auf dem Rechner ist es mir ja egal, ob 20 GB oder mehr für Mails verwendet werden.
Aber sind die Mails in einem Postfach, so findet die App die passende Mail doch auch wieder. Oder hab ich hier einen Denkfehler?

 

[Macbeatnik]

Bei imap bleiben die Mails auf dem Server( hier muss man die Mails explizit löschen), bei Pop3 Servern kannst du in den Mail Einstellungen festlegen, wann Mails auf den Servern gelöscht werden sollen, da reicht das Spektrum von nie, bis hin zu gleich nach empfang der Mail. Wenn du einen Pop Account hast und da dann eine Begrenzung des Speicherplatzes, solltest du ein für deine Ansprüche passenden löschrythmus einstellen, und nebenbei, in den Maileinstellungen kannst du auch sofort alle auf den Servern gespeicherten Mails löschen lassen.

 

[nomos]

Du kannst dir auch Filterregeln anlegen, die zB nach einer bestimmten Zeitvorgabe E-Mails in einen in Mail lokal angelegten Ordner verschieben.

Oder du nutzt zb Mail Steward

Da wird dann alles in einer durchsuchbaren Datenbank gespeichert.