Sind 800.000 emails zu viel für Apple Mail?

[frozenbarbie]

Naja, 10 Jahre. Das ist in § 257 HGB Absatz 4, § 147 AO und § 14b UStG leider so festgelegt.
o.k. die "Zusammenhänge" sind dann vllt. nicht UNBEDINGT erforderlich aber auf jeden Fall, bes. bei Recherchen sehr hilfreich.

 

[Misto]

Naja, 10 Jahre. Das ist in § 257 HGB Absatz 4, § 147 AO und § 14b UStG leider so festgelegt.
o.k. die "Zusammenhänge" sind dann vllt. nicht UNBEDINGT erforderlich aber auf jeden Fall, bes. bei Recherchen sehr hilfreich.

Nur kurz dazu noch: Wenn es dir um die rechtliche Archivierung geht, also eine GoBD-konforme Archivierung deiner E.Mails, dann reicht die Speicherung im Mailprogramm nicht mehr aus. Dafür sind faktisch zwingend entweder ein DMS-System oder ein spezielles E-Mail-Archivierungsprogramm erforderlich. Der Grund ist, dass E-Mails in einem E-Mailprogramm nicht rechtssicher, unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden können:

Worauf ist bei der Archivierung zu achten?

Weitere Vorgabe der GoBD ist, dass die E-Mails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann. Auch sollte das System protokollieren können, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde.


Ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen. Das neue Format der E-Mail oder des E-Mail-Anhanges muss des Weiteren im Volltext recherchierbar sein. Spielen E-Mail-Eigenschaften steuerlich eine Rolle, so müssen diese beibehalten werden.


Der Empfang und Versand von steuerlich relevanten E-Mails sollte in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Aus der Verfahrensdokumentation sollte darüber hinaus ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des Unternehmens sowie des eingesetzten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystems.

Vorgaben für die E-Mail-Archivierung

In diesem Artikel finden Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der E-Mail-Archivierung, die durch GoBD vorgegeben werden.

www.datenschutzbeauftragter-info.de

Kein Unternehmen, ob groß oder klein, kommt mittlerweile an einem DMS oder zumindest an einem speziellen E-Mail-Archivierungsprogramm mehr vorbei, wenn man nicht Gefahr laufen will, gegen die GoBD zu verstoßen, mit all den Nachteilen, die daraus resultieren. Das sollte niemand auf die leichte Schulter nehmen.

DevonThink wird immer attraktiver...

 

[frozenbarbie]

Danke, Misto.

hier der Link zu aktuellen Fassung die am 01.01.2020 in Kraft trat.

Ich verstehe das Lizenzmodell von DEVONthink3 nicht. Man kann es kostenlos runterladen, aber es kostet US$99,- Pro- oder Server-Edition entsprechend mehr?

Es scheint zudem max. 100k files aufnehmen zu können:

Wie groß darf meine DEVONthink-Datenbank sein?
Die vorgeschlagene Größe einer DEVONthink-Datenbank wird eher in Worten gemessen als in Bytes. Sie können dies in Ablage > Datenbank-Eigenschaften für jede Datenbank einsehen. DEVONthink indiziert den Text von Dateien und speichert diesen in einem Index für jede Datenbank. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, wird ihr Index in den Speicher geladen, um schnelle Operationen zu ermöglichen. Je mehr eindeutige Wörter in den Indizes, desto mehr Arbeitsspeicher benötigt DEVONthink.
Im Allgemeinen kann ein moderner Rechner mit 8 GB RAM leicht eine Million eindeutige Wörter und 100.000 Artikel in der Datenbank verwalten.

Quelle: https://www.devontechnologies.com/de/kundendienst/faq

~f.