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Serienbriefe mit Word aus Adressbuch

Dieses Thema im Forum "Office:Mac" wurde erstellt von Iréne, 06.03.06.

  1. Iréne

    Iréne Gast

    :-c Habe mich gerade neu angemeldet und schon gleich ein Problem:

    Will meine Serienbriefe in Word schreiben und müsste Adressbuch.app verwenden, finde aber keine Möglichkeit, keinen Zugang, die Feldnamen des Adressbuchs in das Worddokument zu laden. Ziehe ich eine Adresse auf den Schreibtisch, erkenne ich das gleiche Format wie es das Entourage benutzt - vcf. Ich kann mir nicht vorstellen, dass es hier keinen Zugriff geben soll. Kann mir jemand helfen? Es ist ganz schön drängend. Vielen Dank

    Viele Grüße Iréne
     
  2. AhabDE

    AhabDE Wohlschmecker aus Vierlanden

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    Wenn es ganz schnell gehen muss, dann hilft als Workaround einfach alle benoetigten Apple Addressbook-Adressen per drag&drop in das Entourage-Adressbuch ziehen und diese dann fuer die Serienbriefe benutzen.
     
  3. Iréne

    Iréne Gast

    Danke für die Antwort. Leider habe ich kein Entourage, bin damit auf das Adressbuch angewiesen...
     
  4. AhabDE

    AhabDE Wohlschmecker aus Vierlanden

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    Zum automatisierten Einfuegen von Feldinfos greift MS Office auf seine internen APIs zurueck, die leider nicht in den Appleanwendungen erhalten sind, ausser man benutzt eine Middleware wie z.B. die kostenpflichtige Loesung des Office Power Pack.

    Eine andere Moeglichkeit waere es noch ein Export/Import der Addressen in eine Exceltabelle, die dann ohne Probleme einen data merge mit Word machen kann.
     
  5. Iréne

    Iréne Gast

    Excel habe ich auch nicht, erscheint mir aber auch umständlich, aufwändig. Die Lösung des Office Power Pack scheint zu sein, was ich suchte. Aber es scheint, als ob ich das MS-Office dafür brauche, weil das Power Pack in den Applicationordner des MS-Office installieren will.

    Gibt es da noch andere Lösungen unter denen ich vielleicht sogar wählen kann. Vielen Dank im Voraus und liebe Grüße.
     
  6. stk

    stk Grünapfel

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    Moin,

    wimret unterstützt die Word-Serienbrieffunktion die Anbindung an FileMaker-DBs.

    Gruß Stefan
     
  7. Iréne

    Iréne Gast

    Hallo Stephan, FileMaker habe ich gleichfalls nicht (falls das erfragt war). Die Middleware scheint die Richtige Lösung zu sein...

    Viele Grüße, Iréne
     
  8. Iréne

    Iréne Gast

    Ok, ich habe jetzt Excel auf meinem Book und bin für den Import der Adressen aus meinem Adressbuch bereit - finde aber den Zugang nicht, sehe keinen Weg, bitte noch einmal um Hilfe. Danke
     
  9. AhabDE

    AhabDE Wohlschmecker aus Vierlanden

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    A: Die schnelle Loesung
    1. Gruppe mit allen benoetigten Kontakten in Addressbook anlegen.
    2. Export nach vcf.
    3. Drag+DRop ins Entourage Adressbuch
    4. In Word Office-Adressbuch als Datenquelle waehlen.


    B: Die nervige Loesung
    1. Gruppe mit allen benoetigten Kontakten in Addressbook anlegen.
    2. Export nach vcf.
    3a. Umbennen der vcf nach txt, sonst kann man die nicht importieren (?!).
    3b (optional, aber beschleinigend fuer 5.). Per Terminal-shellscript alle nicht benoetigten Zeilen automatisch loeschen und reformatieren lassen
    4. In Excel unter /Data/Get External Data/Get Text File/ das txt importieren
    5. Filtern und Sortieren des Importes nach FN:/item1.ADR/item2.ADR
    6. In Word Excel-Workbook als Datenquelle waehlen.

    C: OfficePowerpack kaufen, und dort die (beiden relavanten) Funktionalitaeten nutzen

    Die Frage ist einfach wie oft sollen Serienbriefe geschrieben werden; danach solltest du den Aufwand abschaetzen, ob du externe Tools kaufst (Datenbanken oder OfficePowerpack), selber was zusammenbastelst, oder einfach Entourage nachinstallierst, um immer alle Adressen im richtigen Format ueber die MS-Apis zu bekommen (- fuer die Synchronisation zwischen Apple-Addressbook und Entourage gibt es gute automatische Loesungen, die alle wunderbar funktionieren).
     
  10. Iréne

    Iréne Gast

    Danke AhabDE für Deine Hilfe. Serienbriefe werde ich öfter schreiben müssen und es scheint, als solle ich nicht um Entourage herumkommen. Aber die Vorstellung erbaut mich wenig, denn ich habe Mail, Adressbuch und ICal, die ich allesamt dem Entourage überlegen sehe. Das Adressmerge im PowerPack hat für mich den entscheidenden Fehler, dass es selbstdefinierte Felder nicht erkennt - das es in Englisch ist, hätte ich noch verschmerzt.

    Ich scheine eine eierlegende Wollmilchsau zu suchen, die es scheinbar nicht gibt. Als sinnvollste Lösung, wenn ich mich zu Entourage (noch) nicht durchringen kann, ist ein Programm schreiben zu lassen, welches den beiden relevanten des PowerPack gleicht, jedoch ohne benannte Schwäche. Ich werde eine Anfrage machen, was das denn kosten soll.

    Hätte noch jemand an einem solchen Programm Interesse?
     
  11. AhabDE

    AhabDE Wohlschmecker aus Vierlanden

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    238
    Ganz andere Moeglichkeit ist noch der Kauf von Apple iWork06 mit Pages als Textverarbeitung an Stelle von MS Word, die kann Addressbuchfelder aus Apple Addressbook ohne Qual uebernehmen und ist somit serienbrieffaehig.

    Im Zusammenspiel mit CRM4Mac hat man dann eine ganz zufriedenstellende CRM-Loesung im kleineren Masstab, mit Einbindung aller relevanten Dokumente, Termine, emails an einen Kontakt aus dem Addressbook.
     
  12. Iréne

    Iréne Gast

    Hallo AhabDE, danke für Deine weitere Hilfe. Ich habe auch schon an IWork gedacht und mir das Programm in Vorfreude auf die Serienbrieffähigkeit gekauft. Aber die Funktion hat Schwächen, die bei meinen Größen erheblichen Mehraufwand bringen.

    Es gibt keine Bedingungsfelder, was bedeutet, dass ich die Anreden einzeln, zumindest teilweise, schreiben/korrigieren muss. Gleichfalls im Adressfeld, weil kein Leerzeichenausgleich vorgesehen ist. Bsp: Bei einem Adressaten ohne Titel werden 2 Leerzeichen geschrieben. So kann ich wählen, ob ich Titel in der Anrede manuell hinzu füge oder ein Leerzeichen entferne - das ist unfug.

    Komplizierter wird es in der Briefanrede, die nicht automatisiert werden kann, wenn das Programm keine Differenzierung der Auswahl für Herr, Frau oder Firma zulässt. Hier bietet Word mit den Bedingungsfeldern "Wenn * dann *" oder "Wenn * dann * sonst" alle Erfordernisse an einen automatisch erstellten Serienbrief. IWork ist davon noch leider weit entfernt.

    Wahrscheinlich wird mir nichts weiteres übrig bleiben, als ein Programm (Script) schreiben zu lassen, vergleichbar mit "Adress Book Merge" ist, allerdings ohne dessen Schwächen:

    1. Die Wahl der Felder muss immer wieder neu definiert werden, das ist lästig, kostet Zeit und ist nicht sinnvoll.
    2. In der Auswahl der Felder können keine selbst definierten Felder aufgenommen werden. Das ist wichtig, weil das Adressbuch keine Markierung für eine Hauptadresse zulässt, gleich dem Entourage, damit auch nicht die Postanschrift herausgelesen werden kann, sondern generell nur die geschäftliche oder die private Adresse. In dem selbst definierten Adressfeld erfasse ich die Postanschrift, die sowohl der privaten, als auch der geschäftlichen Adresse entsprechen kann.
    3. Außerdem erstellt das Programm mit jeder Auswahl eine neue .txt-Datei. Sinnvoller wäre, wenn diese Quelle bei neuer Auswahl ersetzt würde, im eigenen Progammordner - jetzt sammeln sich die .txt auf dem Schreibtisch - auch das ist unfug.

    Ich sah in Deinem Profil, dass Du Informatiker bist. Wäre der Aufwand für ein solches Script nicht überschaubar?

    Viele Grüße

    Iréne
     
  13. iPille

    iPille Gast

    War nun wirklich schon mal besser

    Ich trauere immer noch MacWrite nach. :-[ Das hatte eine wirklich tolle SB-Funktion.


    War/ist bei AppleWorks genau so. Oben erwähntes MacWrite:-D konnte das alles locker.



    Hast Du das Problem schon lösen können?



    Servus iPille
     
  14. stk

    stk Grünapfel

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    05.01.04
    Beiträge:
    7.141
    Moin,

    also wenn Alternativen denkbar sind, dann kann ich nur wärmstens RagTime empfehlen. Das arbeitet prima mit dem Apple Adressbuch zusammen und ist für Privatiers sogar kostenlos zu haben. Der Rest kauft's günstig via eBay.

    Gruß Stefan
     
  15. Iréne

    Iréne Gast

    Hallo Stefan,

    danke für den Tipp. Mit der Alternative suchte ich keine für die Textverarbeitung sondern für die Middleware. Ich habe mit Word angefangen und es bietet mir alles was ich benötige, bis auf die Anbindung an das Adressbuch. Eine Umstellung auf ein neues Programm diesen Umfangs kann und will ich nicht leisten.
    Hallo iPille,

    tatsächlich bin ich mit dem Problem weitergekommen, habe es vielleicht gelöst. Du willst auch in Word Serienbriefe schreiben und die Adressen aus dem Adressbuch entnehmen? Nur davon könnte ich eine Lösung schreiben...
     
  16. Rowi

    Rowi Macoun

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    116
    Hallo Iréne
    und an alle, die mit PAGES einen Serienbrief erstellen möchten

    Auf den ersten Blick hat es in der Adressbuch-Vorlage tatsächlich keine Felder für die Anrede in der Adresse und schon gar nicht für eine individuelle Briefanrede, z.B. Sehr geehrter Herr Meier. Hätten die Apple-Designer einen Blick auf das eigene Programm "AppleWorks" geworfen, hätten wir nun kein Problem.

    Zuerst habe ich mich geärgert, dann die grauen Zellen aktiviert und eine Lösung gefunden! Die Adressbuch-Vorlage bietet die folgenden Möglichkeiten:
    - das Feld POSITION dient als Adress-Anrede (Herr, Frau)
    - das Feld FIRMA kann als Zusatzbezeichnung in der Adresse (Abteilung xy) dienen
    - das zusätzlich eröffnete Feld ASSISTENT kann als individuelle Briefanrede verwendet werden (Sehr geehrter Herr Meier).

    Mit diesen Adressbuch-Vorlagen ist ist dann kein Problem mehr, mit PAGES einen Serienbrief zu erstellen. Falls diesbezüglich noch Detailfragen bestehen sollten, sende ich gerne ein Mail mit meiner PDF-Schritt-und Schritt-Kurzanleitung zur Verfügung (Mail mit Andressangabe).

    Gruss, Robert
     
  17. Iréne

    Iréne Gast

    Ja, die Idee ist gut, etwas ähnliches mache ich auch, allerdings für einen anderen Weg und aus einem anderen Grund.

    Ich benutze die Adressfelder "Andere_Straße" etc. für die Anschriftadresse und Abteilung für die Kundennummer obgleich es natürlich auch die Möglichkeit gibt, neue Felder zu setzen, was ich aber aus einem anderen Grund vermeide.

    Das Problem ist gelöst. Ich denke ich habe den für mich besten Weg gefunden, Apples Adressbuch mit Word zu verbinden ohne Einbußen in Komfort, wie es mir die Verbindung zu Entourage bringt. Ich habe ein Script schreiben lassen, welches genau die Felder abfragt, die ich benötige und es in einen .workflow des Automators integrieren lassen. Dieser öffnet mir die Auswahlliste, ich wähle und diese Auswahl wird automatisch in ein .txt-Dokument umgewandelt und in einem Ordner abgelegt, dann das Word mit dem Vorlagenordner automatisch geöffnet oder in den Vordergrund gestellt. Bei einem neuen Brief wird das vergangene .txt ersetzt - insgesamt ein souveräner und effektiver Vorgang.

    Dass ich bei Word bleibe, hat seinen Grund in der noch weit höheren Funktionalität - noch reicht mir Pages nicht aus. Doch irgendwann...
     

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