[Outlook] Nachrichten vom Server laden und löschen

[iDesign]

Hallo,

ich suche nun schon eine Weile die Funktion, dass Outlook beim Abrufen der e-Mails die Nachrichten vollständig auf dem Mac runterlädt und die Nachrichten auf dem e-Mail Postfach löscht. Diese Funktion ist unter Windows relativ schnell einzustellen. Bei Office:Mac muss man sich wohl tot suchen.

 

[apfelfrischling]

Hallo,

meinst du für einzelne Mails oder eine generelle Einstellung?

Da ich selbst noch Entourage nutze, kann ich da nur Suchmaschinen bemühen:

Allgemein hilft vielleicht das:
http://www.macwelt.de/forum/showthread.php?t=699608
(=> #4)

und bez.einzelner Mails vielleicht dies:
http://www.apfeltalk.de/forum/funktion-server-l-t336505.html
(=> screenshots in #5)

 

[Joleg]

Hallo,

der Chat ist zwar schon sehr alt, aber ich versuche es trotzdem mal: Ich habe das gleich Problem. Ich suche nach einer Einstellung, die die Mails, welche ich in Outlook heruntergeladen habe nach einer definierten Zeit automatisch vom Mail.Server löscht (damit ich die Mails auf dem Rechner gespeichert habe, der Mail-Server aber nicht voll wird und ich zusätzlich noch genügend Zeit habe, die Mails auch auf meine mobilen Geräte herunterzulassen). Das ist im Outlook für Windows kein Problem - würde mich wundern, wenn das nicht auch in der Mac-Version (Office 2011 für Mac) geht.

Danke im Voraus!

 

[entger]

Das scheint so nicht zu funktionieren. Wundere dich nicht, Outlook 2011 steht den Windows-Versionen (noch) in vielerlei Hinsicht nach.
Du kannst lediglich die Einstellung aktivieren, dass in Outlook gelöschte Nachrichten nach einer gewissen Zeit auch vom Server gelöscht werden (zu finden unter Outlook > Einstellungen... > Konten > [entspr. POP3-Konto auswählen] > Erweitert... > Registerkarte Server). Das geht allerdings eben nur für gelöschte Nachricht und nicht – wie du es eigentlich möchtest – für bereits heruntergeladene, zu behaltende Nachrichten. Auch mit Regeln lässt sich das meines Erachtens nicht umsetzen, da hier die Aktion "Vom Server löschen" nicht zur Auswahl steht.
Es bleibt nur die Möglichkeit, einzelne Nachrichten manuell vom Server zu löschen (über die Schaltfläche in der Leiste über dem E-Mail-Text, siehe hier). Das ist jedoch natürlich nicht produktiv. Alternativ könntest du E-Mails nach einiger Zeit über das Webinterface vom Server löschen (vielleicht kannst du hier auch mit Filtern nach Datum arbeiten). Doch auch das ist nicht die komfortabelste und eleganteste Lösung.
Wie wäre es stattdessen, mit dem IMAP-Protokoll zu arbeiten? So hättest du stets den gleichen E-Mail-Stand auf dem Server und in allen deinen Clients (Outlook, Handy etc.), was auch den Vorteil bringt, dass du praktisch immer eine bis mehrere Sicherheitskopien der E-Mails hast. Zudem ist diese Lösung bei der Verwendung von mehreren Geräten deutlich eleganter, da du nie das Problem hast, dass beispielsweise in Outlook bereits gelesene E-Mails am Handy als neue eintreffen oder umgekehrt. Zu guter Letzt hast du von allen deinen Geräten Zugriff auf deine gesamte Ordnerstruktur und nicht nur auf den Posteingang. So könntest du von jedem Gerät aus beispielsweise deine gesendeten Nachrichten durchsuchen, was mit POP3 nicht möglich ist, da diese da nur lokal gesichert werden.

Wenn das nicht in Frage kommt, denke doch einmal über eine Strategie nach, wie du E-Mails am besten archivierst. Zum Beispiel, indem du alle 6 oder 12 Monate die älteren bzw. abgeschlossenen E-Mails vom Server löschst (wie bereits erwähnt am besten über das Webinterface) und als lokales Archiv (mehrmals und auf verschiedenen Medien) sicherst. Anders ist es wohl leider nicht möglich.

 

[Joleg]

Hallo,

vielen Dank für die ausführliche Antwort. Ich arbeite bereits mit dem IMAP-Protokoll aus den von dir genannten Vorteilen bei der Nutzung mehrere Geräte. Es bleibt nur das Problem, dass der Speicherplatz auf dem Mail-Server irgendwann ausgereizt ist und sich nur für viel Geld erweitern ließe. Die Alternative POP3 würde die Nachrichten sofort auf dem Server löschen (nach Download in Outlook) und so hätte ich sie nicht auf den mobilen Geräten. Bei der Windows-Ooutlook-Version lässt sich einstellen, dass die Nachrichten erst nach einer gewissen Zeit auf dem Server gelöscht werden (bei Nutzung des IMAP-Protokolls). So hat man dann genügend Zeit, sie auch auf das mobilen Gerät zu laden und sie bleiben lokal auf den verschiedenen Geräten gespeichert. Das war mein Wunschgedanke, der auch mit der Windows-Version erfüllt worden wäre.

Ich habe nun mit dem Microsoft-Support telefoniert. Die haben mir bestätigt, dass es diese Option bei der Mac-Outlook-Version nicht gibt. - Schade, da bleibt mir nur das manuelle Archivieren und löschen. Allerdings ist das nicht so Nutzerfreundlich, weil ich beim Archivieren ja die Emails gebündelt in Outlook-Dateien Speicher. Wenn ich dann doch mal eine Mail brauche (wenn ich dann darauf komme - das suchen in Outlook funktioniert dann ja nicht mehr), muss ich das gesamte archivierte Paket importieren.

Danke nicht mal!

 

[entger]

Ach so, alles klar, dann habe ich das ein wenig falsch verstanden. Das ist so natürlich wirklich misslich, da bliebe lediglich die Option, unter OS X mit der Windows-Version von Outlook zu arbeiten (mithilfe von CrossOver/Wine oder einer virtuellen Maschine), was aber meines Erachtens auch nicht wirklich elegant ist.
Das Problem ist ja auch dieses: Wenn du die E-Mails bei der Verwendung von IMAP über das Webinterface vom Server löschen würdest, wären sie nach der nächsten Synchronisierung ja auch in Outlook verschwunden. So gesehen muss die von dir bisher genutzte Funktion der Windows-Outlook-Version dem Programm irgendwie deutlich machen, dass diese E-Mails – obwohl sie nicht mehr auf dem Server vorhanden sind – lokal nicht (wie normalerweise in dem Fall) gelöscht werden.

Eine schnelle Idee noch von mir: Könntest du nicht die zu archivierenden E-Mails per Regel in Outlook 2011 nach x Tagen auf einen anderen E-Mail-Server mit ausreichend (kostenlosem/kostengünstigem) Speicherplatz verschieben? So könntest du die E-Mails auch in Outlook (und mit anderen Clients, wenn du dort den "Archiv"-E-Mail-Account einrichtest) weiter mit der Suche finden, hast sie aber vom Hauptserver runter und somit dort ausreichend Speicherplatz.