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[iPad only] Das iPad als mobiles Büro - mein workflow

paul.mbp

Sternapfel
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Du kannst Dir in devonthink eine oder mehrere Datenbanken anlegen.
Du kannst für jede DB einzeln festlegen ob und wie diese synchronisiert werden soll.
z.B. habe ich eine Datenbank „Job“ und diese ist nur auf dem iPad, während die DBs „Doc“ und „Stuff“ sowohl auf dem iPad als auch auf dem iPhone sind.

Innerhalb der Datenbanken kannst Du Ordner anlegen soviel Du willst.
Es gibt in jeder DB einen Eingangsordner und insgesamt noch einen Sammeleingang.
Du kannst Devonthink auch als Dokumentprovider nutzen und über die DateienApp oder aus den meisten Apps heraus ansteuern

Im Prinzip kannst Du DT als das fehlende Ordner/Dateiensystem nutzen.

P.S. zu Drafts: ich nutze nur noch Version 5 habe jedoch auch noch die Version 4 installiert.
und hey… 12€ sind doch wirklich nicht die Welt… die App nimmt mir soooo viel Arbeit ab
 
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th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Hallo Paul,


ich habe mich mit dem Thema jetzt noch ein wenig näher beschäftigt da ich die Herangehensweise wirklich gut finde und diese auch einige meiner Vorhaben unterstützen würde.

Leider habe ich zum Thema Drafts sehr wenig im Netz oder Youtube gefunden.

Könntest du mir bitte an einem kurzen Beispiel erklären,( z.B. Erinnerung für XX per Telefon einsprechen und dann weiter delegieren für ...... " ) wie du Drafts an einem konkreten Beispiel im kompletten Workflow einsetzt bzw. wo genau an einem Beispiel der MEHRGEWINN ist?
Obwohl ich mich mit Drafts auseinandergesetzt habe, hat es bei mir noch nicht " klick " gemacht.

Eine weiter Frage habe ich auch noch zu devonthink.
Folgende Probleme liegen wohl vor:

Öffnen von großen PDF Files nicht möglich.
Dokumente unterwegs welche in devonthink liegen, lassen sich nicht annotieren bzw. eine geänderte Datei auf dem Mac ( oder am PC ) lässt sich dann wieder auf dem iPad nicht ändern.
Des Weitern soll es bei PDF Files Problem durch unterschiedliche Konvertierung geben.
PDF Files sollen sich auch sofern diese in devonthink eingelagert sind, aus diesem nicht exportieren lassen.

Kannst Du diese Aussagen bestätigen oder sind diese Punkte mittlerweile gepatcht ?
 

paul.mbp

Sternapfel
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Ich kann keines der Probleme mit Devonthink bestätigen, diese treten in meinem Nutzungszenario nicht auf.

Nun zu Drafts:
Ich nutze 3 Kanäle um Informationen aus meinem Kopf ins ipad zu bekommen, ich schreibe handschriftlich, ich tipoe auf der Tastatur und ich spreche ins iDevice. Nun möchte ich jederzeit alle 3 Kanäle für alle Arten von Informationen nutzen. Das heisst ich möchte jederzeit eine Aufgabe tippen, eine Notiz aufschreiben oder einen Termin einsprechen. Es soll dabei jedoch möglich sein das jede Art von Informationen über jeden Kanal ins iDevice gelangen kann. Ich will nicht gezwungen sein immer zu tippen wenn ich eine Aufgabe eingeben will.

Und genau da kommt Drafts ins Spiel: egal ob gesprochen (z.B. watch) oder getippt (z.B. iPhone), ich kann immer und jederzeit eine information über beide Kanäle in dieser App erfassen. Dabei ist es völlig egal was es für eine Information ist (Termin, Notiz, Aufgabe, what ever…) ich sammle es erst einmal in drafts. Es ist mein Eingangskorb der schnell und einfach Informationen erfasst. Raus aus dem Kopf und rein in Drafts…

Und später dann, wenn ich Zeit habe, dann kann ich entscheiden was ich mit den erfassten Informationen mache. Ich kann einen notierten Text als Mail versenden, ich kann aus einer aufgesprochenen Erinnerung eine Aufgabe in 2do machen… man kann im Prinzip alles mit diesem erfassten Text machen, dafür gibt es sogenannte actions die dann die Informationen formatieren, anpassen… und an die ZielApp übertragen.

Wenn Du ganz detailliert wissen willst was drafts für ein schweizer Taschenmesser ist, hier gibts viel Lesestoff:

https://www.macstories.net/reviews/drafts-5-the-macstories-review/

P.S: macstories ist sehr lesenswert
 

th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Hallo Paul,

hab mir Drafts 5 jetzt mal installiert aber noch ohne Pro Zugang.
Ich kann aber keine handschriftlichen Notizen auf dem iPad mit dem Stift erstellen noch kann ich Siri überzeugen eine
Notiz in Drafts anzulegen.

Gibt es da einen Trick ???
 

paul.mbp

Sternapfel
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Drafts deckt die Kanäle: sprechen und tippen ab.
Handschrift gibts in drafts nicht, das macht bei mir zoom-notes (gibt auch noch weitere gute Apps)

Sprechen geht auf dem iPad und iPhone über die StandardMikrofon Taste der Tastatur.
Richtig gut wirds erst mit der AudioFunktion auf der Watch
 
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th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Drafts deckt die Kanäle: sprechen und tippen ab.
Handschrift gibts in drafts nicht, das macht bei mir zoom-notes (gibt auch noch weitere gute Apps)

Sprechen geht auf dem iPad und iPhone über die StandardMikrofon Taste der Tastatur.
Richtig gut wirds erst mit der AudioFunktion auf der Watch

Ah ok, hatte mich schon gewundert.

Für Handschriften habe ich Goodnotes.
Stimmt, ein leichter Druck auf das Microfon in der App startet die Sprachaufnahme und diese lässt wirklich längere Gedankenpausen als Siri zu.
Die App zur AW habe ich jetzt noch nicht getestet. Diese müsste ich mir erst einmal installieren.

Du startest aber für deinen Workflow immer erst die App, lässt alles an Informationen dort einfließen und verarbeitest es dann wenn die Zeit dafür da ist.

Was mir noch etwas schwer fällt, sind die Flag Zuordnungen.
Ich lege verschiedene Flags an aber kann diese dann beim zuordnen zu hinterlegten Memos nicht auswählen.
Dies sollte doch in der 7 Tage Promo bzw. in der Basis App möglich sein.
 

paul.mbp

Sternapfel
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Du startest aber für deinen Workflow immer erst die App, lässt alles an Informationen dort einfließen und verarbeitest es dann wenn die Zeit dafür da ist...

Exakt.

Ich habe für jeden Informationskanal exakt einen „Eingangskorb“ in dem ich Informationen immer dann sammle wenn sie anfallen.

Verarbeitet werden die Informationen dann wenn ich die Zeit dazu habe / mir die Zeit dafür nehme…
 

th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Hallo Paul,

wie handhabst du das mit den Tag's ? Ich lege mir immer ein paar an damit ich sofern ich Notizen habe , diese mit Tags kategorisieren kann aber sobald ich diese benötige kann ich Sie nicht auswählen.
Können Tags immer nur in der jeweiligen Notiz einmal erstellt werden?

Desweitern habe ich noch ein Problem mit dem Weiterleiten von Erinnerungen aus Drafts.

Wenn ich eine Notiz als Erinnerung in die Erinnerungen App einfließen verschieben lassen will, landet diese zwar auch dort aber da in der Erinnerung App dafür kein expliziter Termin hinterlegt ist, bekomme ich zum Wunschzeitraum auch keine Erinnerung.
Somit kann ich die Nachricht zwar als Erinnerung dort oder in Things hinterlegen aber ich muss in der jeweiligen App die Aufgabe noch einmal anfassen und dort den Termin festlegen.
Ich muss also nach wie vor in der Ziel App nachbessern.

Mache ich hier noch etwas falsch ?
 
Zuletzt bearbeitet:

th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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@Erdqtreiber coole Sache das drag&drop von Mail nach Things

Als ich meinen workflow beschrieb war iOS11 noch nicht offiziell, doch nun mit den aktuellen Möglichkeiten ist das eine Alternative zur Nutzung von Airmail. Danke für den Hinweis!

Das mit dem Mails aus der Mail App ziehen und in Things fallen lassen, funktioniert bei mir auf dem iPad gar nicht.
Hab da aber auch noch die iPhone App drauf.
 

access

Zwiebelapfel
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Ich habe jetzt nicht den ganzen Thread verfolgt, daher eine Frage: Gibt es eine gute App die Handschrift erkennt und in Text umsetzt? Sowas bräuchte ich für Besprechungen.
 

th3Chris

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Ich habe jetzt nicht den ganzen Thread verfolgt, daher eine Frage: Gibt es eine gute App die Handschrift erkennt und in Text umsetzt? Sowas bräuchte ich für Besprechungen.
GoodNotes kann das zum Beispiel gut ;)
 

th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Hallo Paul,

noch ein Nachtrag zu " DEVONthink" .
Sag mal kann es sein, das mir die mobile Version " DEVONthink to Go " überhaupt nichts bringt solange ich das Pendant ( Globalen Eingang ) zum Globalen Desktop-Version von DEVONthink nicht habe ???
Hab mich heute parallel durch mehrere Seiten zum Thema gewühlt und viele waren leider nicht eindeutig. Gerade eben, habe ich aber noch einen BLOG gefunden.
Dieser beschreibt das Thema wieder völlig anders.
Heißt also mein Vorhaben --> auf dem iPad eine Datenbankstruktur mit " DEVONthink to Go " zu erzeugen und diese dann zum Synology NAS zu synchronisieren , kann so gar nicht funktionieren.
Du scheinst hingegen beide Versionen " Desktop-Version von DEVONthink ( für MAC ) " und die " DEVONthink to Go " zu nutzen.

Falls ich falsch liege, sag mir bitte Bescheid ;)


 

paul.mbp

Sternapfel
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Da bei mir in der Tat ein macmini permanent läuft um jederzeit Dokumente vom iX500 anzunehmen (und noch ein paar andere Sachen zu erledigen) kann ich nicht 100% sagen ob DT togo auch standalone läuft…

Würde sagen Du testest das mal aus und sagst uns ob es klappt
 

th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Da bei mir in der Tat ein macmini permanent läuft um jederzeit Dokumente vom iX500 anzunehmen (und noch ein paar andere Sachen zu erledigen) kann ich nicht 100% sagen ob DT togo auch standalone läuft…

Würde sagen Du testest das mal aus und sagst uns ob es klappt

Würde ich vom Prinzip her gern machen. Ich müsste nur einmal wissen, ob und wie lange man im Store eine App zurück geben kann, wenn diese den eigenen Anforderungen nicht standhält.
16€ umsonst ausgegeben wäre mir nicht so recht. Wenn alles passt dann natürlich gern.
 

happy-koala

Reinette de Champagne
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Heißt also mein Vorhaben --> auf dem iPad eine Datenbankstruktur mit " DEVONthink to Go " zu erzeugen und diese dann zum Synology NAS zu synchronisieren , kann so gar nicht funktionieren.

Vielleicht schreibe ich völlig am Thema vorbei, aber nach meinem Verständnis kannst Du doch eine in DT erstellte Datenbank NUR innerhalb von DT synchron halten, also z.B. vom iPad zum iPhone. Wenn ich DT to go nur auf einem Gerät installiert habe, dann erübrigt sich doch eine Synchronisation, denn es gibt ja nur "die eine" Datenbank, denn jede Änderung der Datenbank nimmst du ja am iPad vor und somit arbeitet Du ja auch immer mit der aktuellsten Version der Datenbank.
Das die Datenbank natürlich gesichert werden sollte, steht auf einem anderen Blatt... :)

happy Grüße
 

ottomane

Golden Noble
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Heißt also mein Vorhaben --> auf dem iPad eine Datenbankstruktur mit " DEVONthink to Go " zu erzeugen und diese dann zum Synology NAS zu synchronisieren , kann so gar nicht funktionieren.

Man kann problemlos in DTTG eine lokale DB auf iOS erzeugen und auf einem Cloud- oder WebDAV-Speicher (also z.B. auf der Syno) sichern.
 
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th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Vielleicht schreibe ich völlig am Thema vorbei, aber nach meinem Verständnis kannst Du doch eine in DT erstellte Datenbank NUR innerhalb von DT synchron halten, also z.B. vom iPad zum iPhone. Wenn ich DT to go nur auf einem Gerät installiert habe, dann erübrigt sich doch eine Synchronisation, denn es gibt ja nur "die eine" Datenbank, denn jede Änderung der Datenbank nimmst du ja am iPad vor und somit arbeitet Du ja auch immer mit der aktuellsten Version der Datenbank.
Das die Datenbank natürlich gesichert werden sollte, steht auf einem anderen Blatt... :)

happy Grüße

Hallo happy-koala,

nicht ganz vorbei

Folgendes hatte ich vor:
Zunächst wollte ich generell die fehlende File Struktur unter iOS mit 3rd Tools ergänzen um mehr Übersicht über alle Dokumente und Bilder auf auf dem iPad zu bekommen.
Das scheint an sich mit DT zu funktionieren.
Diese Datenbank wollte ich natürlich unabhängig von der iTunes Sicherung auf meinem NAS ( Synology) synchronisieren.
Da es aber auf dem NAS vom Prinzip her keine „Server „ Gegenstelle gibt die Anfragen von DT entgegennimmt, schien das so also nicht direkt zu funktionieren( was mir der Support auch bestätigt hat).

########################

Anfrage: If I create the database with all the folders and documents on the iPad, how can this data be completely backed up?

Antwort:
The only option Apple provides is iCloud backups. There is a switch in DTTG's Settings to backup to iCloud. However, note this is for restoring a device, not specific applications or files (by Apple's design).

Could you use sync as some form of backup for iOS? Yes, it can be. But, you should be aware it is only in this instance, for iOS with no accompanying Mac, that it can be treated this way.


Anfrage: What would be saved by an example with a synchronization with the NAS?

Antwort: Raw sync data.


Anfrage: Only the structure of the data structure?


Antwort:


Not as you imagine it would be stored. This is an example of what and how the data is stored (and you should not mess about in a sync location)…



Anfrage: A local backup via iTunes is done regularly. I do not use the iCloud Backup function for the iPhone / iPad. Hence the backup with iTunes.

Antwort: That's fine. It's essentially the same thing and only for restoring a device, not individual files or applications.


Anfrage: With the backup of the RAW data (sorry I do not know the procedure), I could restore the record on another device (such as the iPhone)?


Antwort: No, you cannot restore a single record. You can only use it for syncing between devices.

########################

Ich könnte zur Not auch damit leben, das ich die Datenbankstruktur ( auf dem iPad werden die meisten Dokumente hinterlegt und bearbeitet) einmal als komplette geschlossene DB auf dem NAS ablegen ( synchronisieren wenn möglich über WebDAV) und dann sofern es möglich ist, bestimmte File Strukturen ( z.B Ordner Dokumente 1 und Dokumente 2 ) aber auch auf die iPhone‘s synchronisieren kann.

Ich weiß nur noch nicht wenn auf dem iPad und auf dem iPhone die DEVONthink To Go Version installiert ist, ich dann aus der DB nur bestimmte Verzeichnisse zum synchronisieren auf andere Geräte freigeben kann.
Bei der DEVONthink Version für den Mac scheint das super zu funktionieren. Dort habe ich die Haupt Applikation laufen und kann diverse Verzeichnisse synchronisieren.

Man kann problemlos in DTTG eine lokale DB auf iOS erzeugen und auf einem Cloud- oder WebDAV-Speicher (also z.B. auf der Syno) sichern.

Hallo Ottomane,

Das heißt die DB wird als ein geschlossener File auf das NAS gelegt?
Der Support meint aber das nur RAW Daten gesichert werden?

Interessant wäre auch zu wissen.....soweit konnte ich noch nichts in Erfahrung bringen...

Wie tief könnte man mit DT eine Datenbankstruktur anlegen? Also wieviel Unterverzeichnissse könnte man prinzipiell anlegen?
Und kann ich von allen Apps aus, in diese Ordner hineinschreiben?
 

th3Chris

Süssreinette (Aargauer Herrenapfel)
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Hier noch das Foto der RAW Sicherung an einem Beispiel vom Support
 

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ottomane

Golden Noble
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Du kannst aus anderen Apps heraus Dateien in eine bestimmte Datenbank senden ("Clip to Devonthink"). Die Datei landet dann im Eingangsverzeichnis der auszuwählenden DB. Von dort musst du sie mit DT in das richtige Zielverzeichnis verschieben. Das sind eine Menge "Klicks" auch innerhalb von DT. Drag'n'Drop funktioniert zwar auch theoretisch. Aber zumindest am iPhone komme ich damit nicht klar.

Die Datenstruktur in der Sicherung ist für nichts anderes als für DT zu gebrauchen, denke ich. Mehr kann ich dazu aber nicht sagen, da ich das akut nicht nutze und als ich es genutzt habe, alles verschlüsselt hatte.

Also wieviel Unterverzeichnissse könnte man prinzipiell anlegen?

Gute Frage. Ich wüsste nicht, wo die Anzahl der "Gruppen" (=Verzeichnisse) begrenzt sein sollte. Ich hatte mal meine gesamten Arbeitsdateien darin (30GB in 60.000 Dateien in tief verschachtelten Unterverzeichnissen). Sogar das hat einigermaßen funktioniert.