[iPad only] Das iPad als mobiles Büro - mein workflow

[Erdqtreiber]

Ich habe diesbezüglich mal den support von Things angeschrieben... und folgende Antwort erhalten..“Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ereignisse im Kalender haben immer eine Start- und Endzeit, also eine Dauer. Das machen wir für Aufgaben in Things jedoch nicht – wir sind nicht wirklich Fans von diesem Konzept. In bestimmten Szenarien mag dies zweifelsohne nützlich sein, aber wir befürchten eher, dass so etwas zum Micromanagement von Aufgaben führt wo Zeiteinschätzungen ständig angepasst und umgeplant werden und damit vom eigentlichen Arbeiten abhalten.

Wenn Sie zum Beispiel Aufgaben auf eine bestimmte Dauer festlegen und diese dann auch so in den Kalender eintragen wollen reicht schon ein unverhofftes Ereignis, um den gesamten Plan über den Haufen zu werfen: Ein Kollege ruft an und nimmt mehr Zeit in Anspruch als geplant, etc. Nun müssten Sie alle Aufgaben/Ereignisse umplanen, damit der Tag noch Sinn macht – unter Umständen wirkt sich das sogar auf die Planung der nächsten Tage aus. Das ist Zeit, die Sie dafür nutzen könnten, um die Aufgaben tatsächlich zu erledigen.

Wir hören auch oft, dass man Aufgaben ja als Ganztagsereignis im Kalender anzeigen könnte – aber das wird dann schon schwierig wenn man fünf oder mehr Aufgaben hat, weil der Kalender dafür einfach nicht geschaffen ist.

Aus diesen Gründen planen wir im Moment nicht, Aufgaben aus Things als Ereignisse an den Kalender zu senden.“

 

[ottomane]

Interessante Antwort. Dies bedeutet aber dann, dass man immer zwei Anwendungen im Visier haben muss, damit man nichts verpasst.

 

[Mitglied 115348]

Dies bedeutet aber dann, dass man immer zwei Anwendungen im Visier haben muss, damit man nichts verpasst.

Korrekt. Aber genau das macht es mMn sinnvoll bzw. zielführend. Erkennt man nur nicht immer gleich auf den ersten Blick.
Ich war „früher“ auch ein Freund davon, möglichst alles im Kalender zu haben. Das hat es in einigen meiner Projekte ziemlich mühselig gemacht, den Überblick zu behalten und ggf. zu priorisieren. Aber nach ein paar Monaten der Umorganisation der eigenen Arbeitsverfahren/Organisation, habe ich letztlich die Vorteile von getrennten Systemen schätzen gelernt: Nur Termine sind Termine und Aufgaben sind Aufgaben.

 

[ottomane]

Nur Termine sind Termine und Aufgaben sind Aufgaben.

Das sehe ich anders. Aufgaben haben oft einen Ferstigstellungstermin und den muss ich im Kalender haben. Außerdem steht so jeden Tag in meinem Kalender, was ich heute tun muss oder kann. Vielleicht wäre es am besten, wenn man es optional eintragen lassen könnte

 

[Mitglied 115348]

Das sehe ich anders.

Und jeder handhabt das selbstverständlich nach eigenen Vorstellungen. Da gibt es halt diverse Variationen und nie die einfüralle-Lösung. .
Bei meinem Workflow sehe ich die Start/Endtermine für „Aufgaben“ im Kalender. Das reicht mir persönlich, in der Kalenderansicht.

 

[Erdqtreiber]

ich habe im Kalender meine Termine, die genau datiert sind und entsprechend eingehalten werden sollen. Meine Aufgaben haben taggenaue Termine, rechtzeitig terminiert damit ich Puffer habe und zusätzlich mit einer deadline versehen. Die deadline finde ich in things gut gelöst.

 

[paul.mbp]

Ich habe diesbezüglich mal den support von Things angeschrieben... und folgende Antwort erhalten..“Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ereignisse im Kalender haben immer eine Start- und Endzeit, also eine Dauer. Das machen wir für Aufgaben in Things jedoch nicht – wir sind nicht wirklich Fans von diesem Konzept. In bestimmten Szenarien mag dies zweifelsohne nützlich sein, aber wir befürchten eher, dass so etwas zum Micromanagement von Aufgaben führt wo Zeiteinschätzungen ständig angepasst und umgeplant werden und damit vom eigentlichen Arbeiten abhalten.

Wenn Sie zum Beispiel Aufgaben auf eine bestimmte Dauer festlegen und diese dann auch so in den Kalender eintragen wollen reicht schon ein unverhofftes Ereignis, um den gesamten Plan über den Haufen zu werfen: Ein Kollege ruft an und nimmt mehr Zeit in Anspruch als geplant, etc. Nun müssten Sie alle Aufgaben/Ereignisse umplanen, damit der Tag noch Sinn macht – unter Umständen wirkt sich das sogar auf die Planung der nächsten Tage aus. Das ist Zeit, die Sie dafür nutzen könnten, um die Aufgaben tatsächlich zu erledigen.

Wir hören auch oft, dass man Aufgaben ja als Ganztagsereignis im Kalender anzeigen könnte – aber das wird dann schon schwierig wenn man fünf oder mehr Aufgaben hat, weil der Kalender dafür einfach nicht geschaffen ist.

Aus diesen Gründen planen wir im Moment nicht, Aufgaben aus Things als Ereignisse an den Kalender zu senden.“

hhmmm… das war zumindest nicht meine Frage
Ich will ja keine Aufgabe als Termin im Kalender sondern hätte gern das die Termine in der Ansicht „Geplant“ von Things mit Start- und Endzeit angezeigt werden.

Als Termin im Kalender stehen bei mir nur Dinge die zeitlich fixiert sind:

Besprechung von 15:00-17:00
Videokonferenz von 09:00 - 12:00

Aufgaben hingegen reichen mir taggenau.
Donnerstag: Ausarbeitung Projekt xy

Ich habe alle möglichen Kalender ausprobiert die auch Aufgaben anzeigen, und alle möglichen Aufgabentools die auch Kalendereinträge anzeigen.

Die Liste in Things kommt meinem Wunsch schon am nächsten… wenn die Endzeit drin wäre. Denn dann wüsste ich beim planen einer Aufgabe das die Besprechung im Kalender nicht wie üblich 08:00 - 10:00 angesetzt ist, sondern bis 15:00 … somit brauch ich keine grösseren Aufgaben in den Tag legen.

Doch genau dazu hätt ich gern die Endzeit.

 

[Chrisss]

Das sehe ich anders. Aufgaben haben oft einen Ferstigstellungstermin und den muss ich im Kalender haben. Außerdem steht so jeden Tag in meinem Kalender, was ich heute tun muss oder kann. Vielleicht wäre es am besten, wenn man es optional eintragen lassen könnte

Nur mal zum Verständnis: Wie würdest du denn die Einträge im Kalender haben wollen? Normalerweise lege ich Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum an, das ist dann aber ja nur taggenau. Genaue Uhrzeiten habe ich eigentlich nie. Das würde doch nur dazu führen, dass man dann zig Einträge im Kalender als ganztätiges Ereignis hätte, oder nicht? Fände ich persönlich jetzt nicht wirklich übersichtlich.

 

[ottomane]

Die Einträge habe ich am Fälligkeitstag per Default um 9 Uhr. Wenn ich es genauer will, kann ich in OmniFocus auch eine andere Zeit angeben. Außerdem heben sich die Einträge farblich deutlich ab. Für mich ist das recht übersichtlich, nur OmniFocus gefällt mir nicht mehr 100%ig, insofern schiele ich schonmal auf die Konkurrenz.

 

[Sushi70]

Hallo Paul.mbp,
mit welcher RunWorkflow Regel verschiebst Du Einträge von Drafts direkt nach 2Do oder auch von Zoomnotes direkt nach 2Do? Bei Verwendung von "Share-Open in- 2Do App" öffnet sich zwar ein Quickfenster, dort läßt sich aber nicht die genaue Start- oder Endzeit eintragen, sondern nur das Datum.
Hast Du einen Workflow, wo man diese Einstellungen im Quickview anpassen kann und auch ein Eintrag als X-Callback in 2Do angelegt wird?

Hier ein Workflow, jedoch keine x-callback möglich:
https://workflow.is/workflows/6ace57580df04c0c832e0868ff53856c

 

[paul.mbp]

In drafts habe ich diese Action modifiziert:

http://drafts4-actions.agiletortoise.com/a/1pr

Bei mir öffnet sich zuerst ein Menü mit meinen Listen für: Arbeit / Privat / Familie / Haus / Garage
Danach folgt ein Menü zur Auswahl des Fälligkeitstages
Und abschliessend wähle ich noch meine Standarderinnerungszeit: 09:00 / 11:00 / 15:00 / 19:00

Ist ne ganz bequeme Geschichte

 

[paul.mbp]

und bei ZoomNotes hast Du zwar direkt die Möglichkeit 2do anzusprechen, leider fehlt wie von Dir angesprochen die Möglichkeit die Zeit zu definieren

Deswegen nutze ich dort „copy link to pasteboard“ statt „copy link to another app“ und öffne 2do manuell

 

[Sushi70]

Da hätte ich was für Dich, schau mal ob es geht : Füge es zur App Workflow.is und schaue, ob es dort in den Einstellungen auf "Action Extension" steht, damit es auch in "Run Workflow" erscheint

https://workflow.is/workflows/5e0914e8d05c4b819f1142f98af29bd4

Hier kannste direkt über "copy link to another app" Run Workflow drücken, es geht ein Quickview auf, wo Du "Zoom to 2Do" anklickst und dann bequem Datum und Uhrzeit genau eingeben kannst. Danach noch Text und List (optional) ausfüllen und Du hast einen genauen Aufgabentermin mit x-Callback.

Du kannst auch in Workflow.is später die Parameter noch verstellen oder Deine persönlichen Wünschen etwas anpassen.

 

[Sushi70]

Und da wäre mein Problem bei Drafts. Man kann zwar prima die Notiz nach 2do ablegen, aber hier gibt es keinen x-callback.
Ich hab alle Einträge auf der Website ausprobiert und keine hat die Möglichkeit , mit x-callback auszugeben.
Muß vielleicht in den Einstellungen in den Action Steps ändern? Leider hab ich beim probieren bisher noch kein Erfolg gehabt.
Wer da ne Idee hat, bitte melden

 

[paul.mbp]

Ja, das ist ein Ding das mich auch wundert… da hat 2do so viele Möglichkeiten im url-scheme, aber einen Link zum Aufgabeneintrag zurückzugeben, dafür hab ich auch noch keine Möglichkeit gefunden.

 

[Sushi70]

Das war auch das gleiche mit DTPO. Bis ich hier eine Möglichkeit fand, von Scan am IX500 direkt in die passende Ablagedatei abzuspeichern, ohne jedesmal händisch was nachzustellen, war schon grenzwertig.
Da wollen die Apps uns das Leben erleichtern, arbeiten aber meist nicht zusammen oder man brauch spezielle Kenntnisse von verschiedenen Computersprachen.
Genauso wie mit der Datenbank App Ninox. Prima Teil um mal eine schöne , einfache Datenbank anzulegen,viele Wahlmöglichkeiten und Verknüpfungen möglich.
Jedoch wenn man nicht weiß wie die Parameter untereinander funktionieren, steht man blöd da*

 

[th3Chris]

Hallo Paul,
Vielen lieben Dank für deine Ausarbeitung.

Zum Thema Drafts habe ich mal eine Frage an Dich.
Wird die 4er Version vom Entwickler noch weiter gepflegt ?
Die Frage kommt auf da das Addon für die Apple Watch bereits entfernt wurde ( denk mal auf Grund der 32bit Version).
Die neue Version ist wesentlich teurer und hat auf Grund des Abo Modell auch einen nicht so guten Ruf in den Rezessionen.
Das Duing so wie du es beschrieben hast, klingt wirklich sehr interessant.
Ich würde das gern auch so umsetzen aber weiß jetzt nicht was aktuell besser wäre.
Wie regelst du das mit Drafts aktuell?


Zum Thema Datenbank:

Ist DEVONThing eine reine lokale Datenbank die ich mir konfigurieren ( Verzeichnis Struktur) und dann z.B. via WebDav mit einer Synology synchronisieren kann?

War gerade auf der Devon Webseite.
Benötige ich für DEVONthink To Go zunächst eine DEVONthink Datenbank auf einem Server um Daten zu synchronisieren oder kann ich auch mit DEVONthink To Go einen DB erstellen die ich dann synchronisieren kann?
Auf der Homepage wird immer nur die Synchronisation zwischen DEVONthink und DEVONthink To Go gesprochen.
Für iOS habe ich aber nur DEVONthink To Go gefunden.

 

[paul.mbp]

Bei Drafts habe ich nicht lange überlegt, und weiss aktuell auch garnicht was es kostet… ist mir auch ziemlich egal weil der Produktivitätsgewinn für mich wesentlich höher ist als die Kosten für die App. Und gerade die Version auf der watch nutze ich mehrfach täglich um mir per Sprache Notizen zu machen.

Allerdings, und da könnte der workflow angepasst werden, bietet auch Things eine sehr gute Watch App die auch Audionotizen erfasst. Allerdings landen diese dann als ToDo in things. Wenn man also primär Aufgaben notieren will, dann kann man sich Things statt 2do und drafts anschauen.

Ich notiere mir aber wesentlich mehr als nur Aufgaben, so das ich mich mit things nicht festlegen wollen würde. Gerade die Aktionen in drafts machen diese App zu dem was sie ist: einzigartig!

 

[paul.mbp]

Devonthink läuft bei mir „to go“ auf iPad und iPhone und zusätzlich auf dem macmini. Synchronisiert wird per magenta cloud, einem webdav Service der Telekom. Prinzipiell geht es auch mit nem eigenen webDav oder, ganz neu: per iCloud

https://blog.devontechnologies.com/2018/05/devonthink-adds-icloud/

Damit sollte man in der Lage sein zwischen 2 iOS Devices zu synchronisieren, auch ohne mac/webdav
Hab es allerdings noch nicht ausprobiert, dazu läuft mein aktuelles Setup einfach zu sauber und problemlos

 

[th3Chris]

Bei Drafts habe ich nicht lange überlegt, und weiss aktuell auch garnicht was es kostet… ist mir auch ziemlich egal weil der Produktivitätsgewinn für mich wesentlich höher ist als die Kosten für die App. Und gerade die Version auf der watch nutze ich mehrfach täglich um mir per Sprache Notizen zu machen.

Allerdings, und da könnte der workflow angepasst werden, bietet auch Things eine sehr gute Watch App die auch Audionotizen erfasst. Allerdings landen diese dann als ToDo in things. Wenn man also primär Aufgaben notieren will, dann kann man sich Things statt 2do und drafts anschauen.

Ich notiere mir aber wesentlich mehr als nur Aufgaben, so das ich mich mit things nicht festlegen wollen würde. Gerade die Aktionen in drafts machen diese App zu dem was sie ist: einzigartig!

Na ja , der Preisunterschied von einmalig rund 5€ zu jährlich 12 € ist schon etwas happig.
Verwendest du denn noch die Version 4 " drafts 4 legacy version " ?
Im Store wird jedoch davon berichtet, das die Watch Version von Drafts bereits entfernt wurde.
Daher wollte ich gern wissen, welche Version du jetzt verwendest damit der mobile Part mit der Watch auch eingebunden werden kann.

Things Nutzer bin ich auf dem iPhone ebenfalls. Hier kann ich jedoch die Angaben zur Aufgabe formulieren wie ich will, es landen alle Audio Aufgaben im Eingang und ich muss eh nochmal händisch ran und sortieren.

Devonthink läuft bei mir „to go“ auf iPad und iPhone und zusätzlich auf dem macmini. Synchronisiert wird per magenta cloud, einem webdav Service der Telekom. Prinzipiell geht es auch mit nem eigenen webDav oder, ganz neu: per iCloud

https://blog.devontechnologies.com/2018/05/devonthink-adds-icloud/

Damit sollte man in der Lage sein zwischen 2 iOS Devices zu synchronisieren, auch ohne mac/webdav
Hab es allerdings noch nicht ausprobiert, dazu läuft mein aktuelles Setup einfach zu sauber und problemlos

Wenn du unter iOS die „to go“ Version verwendest, benötigt diese also keine " Server Version " der Devonthink Software die irgendwo gehostet wird?
Wenn serverseitig keine Applikation vorhanden ist, womit synchronisiert die „to go“ Version dann ?
Oder wird beim synchronisieren lediglich die DB aus der „to go“ Version auf einer Plattform gesichert?


Nachtrag:

Nochmal zum Thema Devonthink.
Ich konnte leider nichts Explizites zu Devonthink im Internet finden.
Da Du bereits ein Anwender bist, muss ich dich mal ein wenig löchern .
Ich weiß es gibt unter iOS keine Dateistruktur an sich.
Wäre es aber mit Devonthink möglich, eine DB anzulegen die man untergliedern kann?
Sprich man erstellt sich eine DB und unterteilt diese in Bereiche wie z.B. Arbeit, Privat, Rechnungen usw.
Diese Hauptkategorien würde ich sofern es möglich ist, weiter mit Unterkategorien erweitern.
Kann man dann mit den externen Anwendungen direkt in alle Bereiche der DB schreiben oder kann man die Daten lediglich im Root der DB ablegen und muss diese dann in der DB den jeweiligen Bereichen per Hand zuordnen?

Mir fehlt einfach das " Händling " von Devonthink.